Kwartiermaker projectbureau en portfoliomanagement

no. 7193

Gemeente Meierijstad

Opdrachtomschrijving

Opdrachtnemer realiseert een volledig ingericht portfoliomanagementproces binnen de organisatie (inclusief capaciteitsmanagement), visiedocument en advies m.b.t. Benodigde formatie en tot het ontwikkelen van het atelier projectbureau tot een atelier dat portfoliomanagement kan uitvoeren en projectmatig werken naar een hoger niveau brengt binnen de organisatie.

Opdrachtnemer levert hierbij advies, begeleiding en implementatieondersteuning. Hiërarchische leidinggevende taken (zoals financiële eindverantwoordelijkheid, verzuimbegeleiding, functioneringsgesprekken) blijven bij opdrachtgever.

Te behalen eindresultaat

• Een functionerend portoliomanagementproces incl. Capaciteitsmanagement en formatieadvies
• Een gedragen visie m.b.t. Duurzaam implementeren portfoliomanagement
• Atelier projectbureau waarin het projectmatig werken is versterkt inclusief de bijbehorende vaardigheden zoals het werken met portfoliomanagement.

Onderverdeeld in onderstaande deelprojecten:
1. Portfolioanalyse

• Opdrachtnemer stelt een volledig overzicht op van het huidige portfolio met alle lopende geplande projecten
• Oplevering: schriftelijke rapportage met analyse van overleg, afhankelijkheden, prioritering en strategische relevantie

2. Capaciteitsmanagement

• Opdrachtnemer stelt een capaciteitsplan op waarin de benodigde inzet per project en programma inzichtelijk is gemaakt
• Oplevering: adviesdocument met aanbevelingen voor structurele borging voor capaciteitsmanagement

3. Visie, kader en benodigde formatie

• Opdrachtnemer stelt een visiedocument op waarin portfoliomanagement wordt gepositioneerd binnen de organisatie. In het visiedocument is ook advies opgenomen m.b.t. De benodigde formatie
• Oplevering: visiedocument incl. Directie voorstel en college voorstel

4. Projectbureau

• Opdrachtnemer voert een ontwikkelprogramma uit voor het atelier projectbureau gericht op:
• Versterken projectmatig werken inclusief opdrachtnemer-opdrachtgeverschap
• Versterken verbonden collectief
• Begrijpen hoe om te gaan met portfoliomanagement en dit te integreren binnen het team

5. Overdracht & borging

• Opdrachtnemer bereidt een overdrachtsdocument voor en begeleidt een overdrachtssessie waarin de resultaten, werkwijzen en aanbevelingen worden overgedragen aan de huidige leidinggevende en relevante stakeholders.

Oplevering: overdrachtsdocument & sessie(s). De overdracht omvat minimaal:

• Documentatie: overzicht van alle opgeleverde rapportages, plannen en visiedocumenten, incl. Praktische handreiking voor gebruik
• Procesbeschrijving: hoe het portfoliomanagementproces werkt, welke stappen en rollen er zijn
• Tooling en/of formats: handleiding voor ondersteunende tooling en/of formats
• Capaciteitsmanagement: uitleg hoe e.e.a. Structureel kan worden bijgehouden en geactualiseerd
• Verbonden collectief: korte samenvatting van het onwikkelprogramma hoe het verboden collectief beter kan werken en aanbevelingen voor vervolg.
• Sessie(s) voor overdracht & draagvlak

Kandidaatomschrijving Ervaring en referenties 

• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met portfoliomanagement en begeleiden projectbureau hierin
• Ten minste 2 referentieprojecten uitgevoerd in een gemeentelijke omgeving van vergelijkbare omvang uitgevoerd in de afgelopen 5 jaar.
• Academisch werk -en denkniveau iv. Inschrijver dient een gespecificeerde offerte aan te leveren, waarin duidelijk wordt dat inschrijver een reëel beeld heeft van hoe/ wat er komt kijken bij dit vraagstuk.

Je zorgt voor een eigen laptop en telefoon. Je werkt zelfstandig en heeft geen instructies en aanwijzingen nodig bij de uitvoering van de opdracht. Als je een eigen bedrijf hebt, gedraag je je in het economisch verkeer ook als een echte ondernemer. Eisen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met portfoliomanagement in een overheidsorganisatie en begeleiden projectbureau.
• Ten minste 2 referentieprojecten uitgevoerd in een gemeentelijke omgeving van vergelijkbare omvang uitgevoerd in de afgelopen 5 jaar. 
• Academisch werk -en denkniveau

Gunningscriteria

Weging prijsdeel:30 %

• Mate waarin je beschrijft een duidelijke en gestructureerde aanpak voor het realiseren van portfoliomanagement en het ontwikkelen hierin van het projectbureau . Aansluiting van de aanpak op de deelresultaten en termijnen.
• Je hebt ten minste 2 referentieprojecten uitgevoerd in een gemeentelijke omgeving van vergelijkbare omvang in de afgelopen 5 jaar, inclusief aantoonbare ervaring met verandermanagement.

Interview Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.

De gunningscriteria worden getoetst in een persoonlijk gesprek Weging:25 %

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 16 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

Screeningsvragen:

• 1. Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met portfoliomanagement in een overheidsorganisatie en begeleiden projectbureau.
  2. Ten minste 2 referentieprojecten uitgevoerd in een gemeentelijke omgeving van vergelijkbare omvang uitgevoerd in de afgelopen 5 jaar. 
  3. Academisch werk -en denkniveau
  4. Mate waarin je beschrijft een duidelijke en gestructureerde aanpak voor het realiseren van portfoliomanagement en het ontwikkelen hierin van het projectbureau . Aansluiting van de aanpak op de deelresultaten en termijnen.
  5. Je hebt ten minste 2 referentieprojecten uitgevoerd in een gemeentelijke omgeving van vergelijkbare omvang in de afgelopen 5 jaar, inclusief aantoonbare ervaring met verandermanagement.
  6. Voor deze vacature is het schrijven van een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.
  7. Voor zzp-ers: Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee)
  8. Voor detacheerders: Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?