Interim Coördinator Bedrijfsbureau

uwv. SRQ153956

UWV

UWV heeft als doel mensen in de samenleving van een vast inkomen te voorzien of dat te bevorderen. Personen die de AOW leeftijd bereiken werken in beginsel niet door bij UWV daar zij al voorzien zijn van een vast inkomen (AOW en mogelijk pensioen). Dit geldt zowel voor eigen personeel als voor ingehuurde externe medewerkers (op detacheringsbasis en als zzp'ers). Personen die de AOW leeftijd bereikt hebben, of die tijdens de inhuurtermijn zullen bereiken, worden om deze reden afgewezen.

Achtergrond van de opdracht

De directieondersteuning bij de directie Strategie, Beleid en Kenniscentrum verzorgt de bedrijfsvoering bij SBK en bestaat uit twee teams: het secretariaat (circa 6 secretaresses) het team met stafmedewerkers (6 stafmedewerkers). De stafmedewerkers verzorgen de bestuurlijke stukkenstroom voor het MT SBK onderling, van SBK naar de RvB en naar SZW ten behoeve van de diverse bestuurlijke overleggen. Daarnaast bestaat het team uit relatiemanagement (voor onder andere de organisatie van werkbezoeken aan UWV) en de IB&P medewerker. Binnen het staf team deelt SBK met andere stafdirecties een kwaliteitsmedewerker, controller, assistentcontroller en business security officer (BSO). Voor de overige bedrijfsvoering neemt SBK daarnaast diensten af van onder andere HRM, Financien en IT vanuit de betreffende stafdirecties.

Bij de directieondersteuning is momenteel sprake van verzuim in het team van het secretariaat, waarbij de overdracht van werkzaamheden belemmerd wordt door het ontbreken van vastgelegde werkprocessen. De interimopdracht heeft naast aansturing van de medewerkers een analyserend karakter. Doel is om de problematiek binnen het secretariaat in kaart te brengen en aan te pakken door bijvoorbeeld het vastleggen en stroomlijnen van processen. Daarnaast is er behoefte om breder na te denken over de inrichting en werkprocessen van de hele directieondersteuning, ook met oog op de groei van SBK met de komst van een extra afdeling en de uitbreiding van Kenniscentrum met een andere afdeling van UWV. Na de eerste maand gaan we graag in gesprek over aanscherping van de opdracht op basis van de probleemanalyse die de interim coordinator heeft opgesteld.

1. Doel van de Functie

De Interim Coördinator Directieondersteuning is verantwoordelijk voor het (functioneel) leidinggeven, structureren en optimaliseren van het bedrijfsbureau, inclusief het secretariaat en andere stafmedewerkers.

De rol richt zich op:

• Procesverbetering: Doorlichten en optimaliseren van werkprocessen, systemen en afspraken binnen het bedrijfsbureau.
• Coördinatie en leiding: Aansturen van stafmedewerkers en secretariaat om efficiëntie en kwaliteit te borgen.
• Toekomstvisie: Meedenken over de inrichting van het bedrijfsbureau, inclusief digitalisering en professionalisering.
• Beoordeling en ontwikkeling: Beoordelen van medewerkers en stimuleren van hun groei en prestaties.
• Stakeholdermanagement: Onderhouden van relaties met interne en externe stakeholders (bijv. Directie, afdelingen, externe partners).

2. Kerntaken & Verantwoordelijkheden

A. Procesoptimalisatie en Structuur

• Analyse van huidige processen:
  • Doorlichten van werkprocessen, systemen en afspraken binnen het bedrijfsbureau (bijv. Administratie, planning, communicatie).
  • Identificeren van knelpunten, dubbel werk en inefficiënties.
• Optimaliseren van processen: 
  • Ontwerpen en implementeren van verbeterde werkprocessen (bijv. Digitalisering, standaardisatie). 
  • Opstellen van duidelijke werkinstructies, protocollen en KPI's. 
• Kwaliteitsborging:
  • Zorgen voor consistente en professionele uitvoering van taken (bijv. Secretariaat, administratie, ondersteuning). 
  • Monitoren van prestaties en tevredenheid van interne klanten (bijv. Afdelingen, directie).

B. Leidinggeven en Coördinatie

• • Aansturing van medewerkers:
    • Dagelijks (functioneel) leidinggeven aan stafmedewerkers en secretariaat (bijv. Taakverdeling, planning, prioritering).
    • Zorgen voor een motiverende en professionele werkomgeving. 
  • Beoordeling en ontwikkeling: 
    • (Mede) Uitvoeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken met medewerkers.
    • Identificeren van ontwikkelpunten en opstellen van persoonlijke ontwikkelplannen.
    • Organiseren van training en coaching (bijv. Administratieve vaardigheden, digitale tools). 
  • Teamcultuur: 
    • Stimuleren van samenwerking, kennisdeling en innovatie binnen het team. 
    • Aandacht voor werkdruk en welzijn van medewerkers.

C. Strategische Visie en Toekomst 

• Meedenken over toekomstvisie: 
  • Adviseren over de inrichting van het bedrijfsbureau (bijv. Digitalisering, schaalbaarheid, professionalisering). 
  • Onderzoeken van nieuwe werkwijzen en tools.
• Verandermanagement: 
  • Begeleiden van verandertrajecten (bijv. Implementatie van nieuwe werkwijzen).
  •  Communiceren van visie en doelen naar medewerkers en stakeholders.

D. Stakeholdermanagement

• Interne stakeholders:
  • Afstemmen met directie, afdelingshoofden en medewerkers over behoeften en verwachtingen.
  • Zorgen voor heldere communicatie en dienstverlening aan interne klanten. 
• Externe stakeholders:
  • Onderhouden van contacten met externe partners (bijv. Leveranciers, andere directiesecretariaten, stafafdelingen, RvB secretariaat). 
  • Vertegenwoordigen van het bedrijfsbureau in overleggen en projecten.

E. Administratieve en Operationele Taken

• Budgetbeheer: 
  • Bewaken van het budget voor het bedrijfsbureau (bijv. Kosten voor tools, trainingen, extern ingehuurde dienstverlening). 
• Rapportage en evaluatie:
  • Opstellen (plan van aanpak) jaarplan SBK en Bedrijfsbureau, periodieke verantwoordingsrapportages over financien en prestaties.
  • Evalueren van effectiviteit van processen en bijsturen waar nodig.

Eisen

• Minimaal 5 jaar recente werkervaring in een soortgelijke functie specifiek de aansturing van bedrijfsbureau/-secretariaat. Deze ervaring opgedaan binnen overheidsorganisaties geldt als een pre.
• Minimaal 2 succesvol afgeronde opdrachten in het recente verleden met betrekking tot het inrichten van veranderprocessen in bedrijfsbureau/-secretariaat.
• Voor deze opdracht geldt een specifieke beschikbaarheid te weten: fysieke aanwezigheid op UWV-hoofdkantoor.
• Wij zijn op zoek naar een professional die zich herkent in: "Warm op de relatie, hard op de inhoud". Wij zien dit graag terug in uw schriftelijke motivatie hoe u dit gestalte geeft binnen uw opgedane opdrachten en/of werkervaring. U mag hiervoor concrete praktijkvoorbeelden geven.

Kennis en Ervaring

Opleiding: HBO/WO-niveau, bij voorkeur in Bedrijfskunde, HRM, Administratieve opleidingen, of gerelateerde vakgebieden. 

Ervaring: 

• Minimaal 5 jaar ervaring in een coördinerende of leidinggevende rol (bijv. Office manager, teamleider, bedrijfsbureaucoördinator).
• Ervaring met procesoptimalisatie, verandermanagement en stakeholdermanagement.
• Ervaring in een kennisintensieve omgeving (bijv. Overheid, onderwijs, adviesbureaus) is een pré.

Specifieke kennis:

• Kennis van administratieve processen, digitale tools en systemen (bijv. SharePoint, CRM, planningstools).
• Ervaring met beoordelingscycli en functioneringsgesprekken. 
• Inzicht in planning en controlcyclus is een pré.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Minimaal 5 jaar recente werkervaring in een soortgelijke functie specifiek de aansturing van bedrijfsbureau/-secretariaat. Deze ervaring opgedaan binnen overheidsorganisaties geldt als een pre.
  2. Minimaal 2 succesvol afgeronde opdrachten in het recente verleden met betrekking tot het inrichten van veranderprocessen in bedrijfsbureau/-secretariaat.
  3. Voor deze opdracht geldt een specifieke beschikbaarheid te weten: fysieke aanwezigheid op UWV-hoofdkantoor.
  4. Wij zijn op zoek naar een professional die zich herkent in: "Warm op de relatie, hard op de inhoud". Wij zien dit graag terug in uw schriftelijke motivatie hoe u dit gestalte geeft binnen uw opgedane opdrachten en/of werkervaring. U mag hiervoor concrete praktijkvoorbeelden geven.
  5. Minimaal 5 jaar ervaring in een coördinerende of leidinggevende rol (bijv. Office manager, teamleider, bedrijfsbureaucoördinator).
  6. Ervaring met procesoptimalisatie, verandermanagement en stakeholdermanagement.
  7. Ervaring in een kennisintensieve omgeving (bijv. Overheid, onderwijs, adviesbureaus) is een pré.
  8. Kennis van administratieve processen, digitale tools en systemen (bijv. SharePoint, CRM, planningstools).
  9. Ervaring met beoordelingscycli en functioneringsgesprekken. 
  10. Inzicht in planning en controlcyclus is een pré.
  11. Voor deze vacature is het schrijven van een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.
  12. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?