Wat ga je doen?
Als managementassistent ben jij de onmisbare rechterhand van de directeur bedrijfsvoering van divisie 1, Inwendige Specialismen. Je zorgt ervoor dat alles wat er achter de schermen gebeurt soepel, professioneel en met vooruitkijkend organisatietalent verloopt. Je ondersteunt het divisiebestuur op momenten dat het ertoe doet. Je leidt de dagelijkse stroom aan informatie, afspraken en contacten moeiteloos in goede banen.
Complex agendabeheer, het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen, het voorbereiden van stukken en het verzorgen van correspondentie - jij doet het nauwkeurig én met energie. Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties en weet steeds de juiste prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving waar geen dag voorspelbaar is.
Wat deze functie extra interessant maakt? Je krijgt de kans om slimme digitale hulpmiddelen en AI-toepassingen in te zetten. Denk aan het efficiënter plannen van afspraken, het structureren van informatie of het sneller voorbereiden van stukken. Zo draag je actief bij aan een moderne, professionele en vooruitstrevende manier van werken binnen onze divisie én houd je meer tijd over voor wat écht belangrijk is en kun je jezelf blijven ontwikkelen in een innovatieve werkomgeving.
Taken
- Agendabeheer, afspraken maken en e-mail afhandelen voor de directeur bedrijfsvoering
- Jaarplanning maken, agenda's opstellen, notuleren en actiepunten opvolgen voor het divisiebestuur
- Organiseren van verschillende bijeenkomsten en/of evenementen
- Vraagbaak voor secretaresses en afdelingshoofden
- Ondersteuning bieden aan het divisiebestuur, de divisievoorzitter en het divisiebureau, bijvoorbeeld bij het opstellen van brieven, maken van afspraken en notuleren
- Ondersteuning bieden aan projecten die binnen de divisie lopen
- Contact onderhouden met interne en externe partijen zoals ziekenhuizen, bedrijven en collega's van andere divisies
- Je hebt een afgeronde mbo/hbo opleiding, bij voorkeur in secretariële richting of vergelijkbaar
- Je hebt enige jaren ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie, bij voorkeur in een complexe organisatie
- Je bent communicatief sterk, representatief en discreet
- Je werkt zelfstandig, kunt goed vooruitdenken, bent stressbestendig en schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden
- Je hebt uitstekende kennis van MS Office en digitale systemen en weet nieuwste (AI) technologieën goed in te zetten
- Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
- Inschaling in salarisschaal 7: € 3.020 tot € 4.041 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris.
- Vakantie-uren: 190,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en mogelijkheid om uren bij te sparen.
- Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
- Bij 7 km of meer (enkele reis) 100% OV-vergoeding en bij eigen vervoer €0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis.
- Kom je liever lopend of op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. Je ontvangt een vergoeding à €0,18 per km.
- Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
- Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.
Het salaris bedraagt €3020 - €4041