Bestuurssecretaresse Chirurgie

Het UMCG biedt jou de kans om als secretaresse binnen het Bestuurssecretariaat bij de afdeling Chirurgie een essentiële rol te spelen in het ondersteunen van ons team. Als spil tussen het managementteam, zorgprofessionals en externe partijen ben jij de onmisbare schakel.

• ben jij een onmisbare schakel tussen het managementteam, collega’s en externe partijen;
• zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt, zowel achter de schermen als in de directe samenwerking met het team;
• beheer en bewaak je de complexe agenda’s van de managers, maakt afspraken met onder andere collega’s, onderzoekers, commissies en externe relaties, en houdt alles in de gaten waarbij je de juiste prioriteiten kan stellen;
• ben je de regisseur van administratieve processen binnen de afdeling en zorg je ervoor dat de communicatie helder en vlot verloopt. Of het nu gaat om het beheer van inkomende en uitgaande correspondentie, het onderhouden van telefoon- en e-mailverkeer, of het verwerken van personeelsmutaties. Jij zorgt ervoor dat niets over het hoofd wordt gezien;
• wordt jouw ondersteuning gevraagd bij het organiseren van activiteiten zoals beleidsmiddagen, symposia en audits;
• zie je het als een uitdaging om alles te plannen en organiseren, en zorg je ervoor dat actiepunten niet alleen bewaakt worden, maar ook effectief worden opgepakt;

Wat deze functie extra interessant maakt, is de samenwerking. Jij werkt samen met een team van secretaresses die elkaar ondersteunen, waarbij je elkaar vervangt bij afwezigheid. Samen zorgen jullie ervoor dat de afdeling Chirurgie optimaal kan functioneren en de zorg voor patiënten centraal blijft staan.

• Je hebt minimaal een afgeronde opleiding MBO4.
• Ervaring als secretaresse en/of ervaring in de gezondheidszorg is een pre.
• Kennis van Microsoft Office/Teams.
• Je bent sociaalvaardig en in staat je in een ander te verplaatsen.
• In je werk ben je flexibel, kun je goed prioriteiten stellen en kun je snel schakelen.

• Flexibel en collegiaal ingesteld.
• Probleemoplossend denk- en werkvermogen.
• Moeilijke vraagstukken als uitdaging zien.
• Zelfstandig beslissingen kunnen nemen over agendabeheer.
• Talent voor het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel telefonisch als schriftelijk.