Projectsecretaris

ml. 0033088

Gemeente Rotterdam

Jouw functie

Team Gebiedsaanpakken van afdeling Duurzaamheid is hard op zoek naar een à twee enthousiaste projectsecretaris. Als projectsecretaris ga je aan de slag als de rechterhand van een programmamanager Aardgasvrij. Je besteedt ongeveer de helft van je werkweek aan de ondersteuning van één gebiedsaanpak. Bij een volledige werkweek heb je dus twee gebiedsaanpakken onder je hoede.

Als projectsecretaris ben je de spin in het web binnen het team. Je fungeert als aanspreekpunt voor zaken t.a.v. De projectondersteuning en ben verantwoordelijk voor agenda- en relatiebeheer. Ook zorg je ervoor dat de projectadministratie op orde is. Je rol bestaat uit het vastleggen en waar nodig najagen van afspraken zowel binnen het team als daarbuiten met bijvoorbeeld woningcorporaties, warmtebedrijven, en energiecoöperaties. Daarnaast organiseer je bewonersbijeenkomsten, acties in de wijk en lever je een bijdrage aan de beantwoording van bewonersvragen. Ook pak je zelfstandig deelprojecten op.

Verder bestaan je werkzaamheden uit:

·       Het notuleren van (complexe) overleggen binnen het team;

·       Het organiseren en faciliteren van overleggen en bijeenkomsten (zowel intern als extern);

·       Het bewaken van acties en zorg dragen voor het nakomen van gemaakte afspraken; 

·       Het opstellen en actualiseren van een projectadministratie inclusief de mijlpalen;

·       Het archiveren en procesdocumentatie;

·       Het bijhouden van lessen die tijdens de projecten worden opgedaan;

·       Het beantwoorden en analyseren van vragen, bijvoorbeeld van bewoners.

Jouw profiel

Als enthousiaste projectsecretaris sta jij te springen om meters te maken. Jij hebt een proactieve werkhouding en voelt goed aan wat de prioriteiten zijn. Jij weet namelijk wat er nodig is en denkt mee over de mogelijke verbeterprocessen. Daarnaast ben je gewend om te werken aan complexe dossiers en ben je in staat het overzicht te behouden in je werkzaamheden. Je schakelt hierbij snel, en een spoed vraag die binnenkomt pak je gewoon op. Door jouw zelfstandige en pragmatische houding weet jij de opgavemanager, programma manager en de adviseurs te ontzorgen. Jij bent immers een aanpakker, en voegt de daad bij het woord. Verder ben je communicatief vaardig, en ben je in staat om vragen van bewoners op een nette en duidelijke manier te beantwoorden. Tot slot is de functie in ontwikkeling door de snelle ontwikkelingen op het gebied van de energietransitie. We stimuleren je om je eigen verantwoordelijkheid te pakken, en het werk naar eigen inzicht in te delen. Hierbij weet je hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden. Je bent uitstekend in de Nederlandse taal zowel in woord als schrift.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde opleiding op hbo-niveau.
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in de rol van projectondersteuner of projectsecretaris bij een overheidsorganisatie, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
• Je hebt werkervaring met het werken met bewoners en/of wijkgericht werken.
• Je hebt werkervaring met standaard MS Office-applicaties als Teams, Word, Outlook, Excel, en PowerPoint.

Wensen

• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in projectmatig werken bij een gemeente met meer dan 180.000 inwoners, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
• Je hebt werkervaring in het werkveld van de energietransitie.
• Je hebt werkervaring met het zelfstandig organiseren van bijeenkomsten en bewonersparticipatie.
• Je hebt werkervaring met het zelfstandig aansturen en uitvoeren van deelprojecten.
• Je hebt systeemervaring met CRM.
• Je hebt systeemervaring met Oracle.

De afdeling

Je komt te werken voor het team Gebiedsaanpakken van de afdeling Duurzaamheid. Deze afdeling bestaat uit zo`n 120 mensen die allen werken aan de transitie naar een duurzaam Rotterdam. De sfeer op de afdeling is informeel, energiek en we hebben de nodige borrels, sportactiviteiten en gezellige uitjes met elkaar. Met deze functie kom je te werken op de gaafste afdeling van de gemeente Rotterdam!

Onze organisatie

De skyline van Rotterdam. De diversiteit aan bedrijven en publieke instellingen. De bereikbaarheid van stad en regio. De internationale handelsgeest, ondernemerskracht, ambitie en daadkracht. Het zijn allemaal voorbeelden van hoe Stadsontwikkeling samenwerkt met bewoners en ondernemers aan de voorspoed van de stad. Sinds 2016 is daar een extra opgave bijgekomen en dat is 'groene groei': vooruitgang die klimaatvriendelijker, beter voor het milieu en op een circulaire gedachte gebouwd is.

Stadsontwikkeling bouwt dus aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad. Met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken.

Waar wij van zijn

Samen met Rotterdammers en verschillende partners geven we vorm aan de stad en houden we de stad in vorm. Kies jij voor Stadsontwikkeling, dan is de kans groot dat je ideeën ontwikkelt die een duidelijk stempel achterlaten op Rotterdam. Je gaat vernieuwing en vooruitgang dromen, tegelijkertijd zit je zelf aan de knoppen om groei samen met de stad te realiseren. Stadsontwikkeling is er voor mensen die behoeftes zien, de ruimte pakken, ervoor durven gaan en het waarmaken.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Je hebt minimaal een afgeronde opleiding op hbo-niveau.
  2. Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in de rol van projectondersteuner of projectsecretaris bij een overheidsorganisatie, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
  3. Je hebt werkervaring met het werken met bewoners en/of wijkgericht werken.
  4. Je hebt werkervaring met standaard MS Office-applicaties als Teams, Word, Outlook, Excel, en PowerPoint.
  5. Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in projectmatig werken bij een gemeente met meer dan 180.000 inwoners, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
  6. Je hebt werkervaring in het werkveld van de energietransitie.
  7. Je hebt werkervaring met het zelfstandig organiseren van bijeenkomsten en bewonersparticipatie.
  8. Je hebt werkervaring met het zelfstandig aansturen en uitvoeren van deelprojecten.
  9. Je hebt systeemervaring met CRM.
  10. Je hebt systeemervaring met Oracle.
  11. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?
  12. Voor deze vacature is het schrijven van een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.