Word jij onze centrale schakel en ben je administratief goed onderlegd? Heb je ervaring in de dynamische wereld van de hotellerie en ben je klaar voor een nieuwe uitdaging? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Jouw rol:
De Management Support Officer is de centrale administratieve spil binnen het Property Management team en biedt daarnaast brede ondersteuning aan andere directieleden. Je zorgt voor een soepele administratieve organisatie, ondersteunt bij het opstellen van rapportages (waaronder op het gebied van duurzaamheid), beheert contracten en verzorgt de administratieve afhandeling van inkoop- en projectprocessen.
Plaats in de organisatie
Je werkt vanuit het Service Office in Amsterdam en rapporteert aan de Property Manager. Je werkt nauw samen met collega’s van verschillende afdelingen en ondersteunt meerdere directieleden.
Event Hotels, wie zijn wij?
Event Hotels is het platform waaruit diverse hotel portefeuilles van Event Hotels gemanaged worden. Op het service kantoor in Amsterdam gaat het op dit moment om 23 hotels verdeeld over 3, 4 en 5 sterren en verschillende hotelmerken door heel Nederland en Oostenrijk. Verder heeft Event Hotels in Keulen een kantoor voor 59 hotels verdeeld over 3, 4 en 5 sterren en verschillende hotelmerken door heel Duitsland. Voor deze vacature kom je te werken voor de Nederlandse hotels.
Kerntaken en verantwoordelijkheden
Administratieve ondersteuning voor het Property Management team en andere directieleden.
Opstellen, verwerken en beheren van Purchase Orders (PO’s).
Beheren en archiveren van contracten en overeenkomsten.
Opstellen van rapportages, onder andere op het gebied van duurzaamheid, compliance en operationele voortgang.
Signaleren en bewaken van deadlines en verplichtingen uit contracten.
Ondersteunen bij het voorbereiden van planningen, budgetten en audits.
Verzorgen van correspondentie, agendabeheer en het organiseren van (team)meetings.
Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders.
Proactief aandragen van verbetervoorstellen voor administratieve processen.
Gewenst profiel
MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve, secretariële of facilitaire richting.
Ongeveer 2 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol.
Ervaring met contractbeheer, rapportages en administratieve processen.
Uitstekende beheersing van MS Office (met name Excel en Word).
Nauwkeurig, proactief en organisatorisch sterk.
Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
Affiniteit met duurzaamheid en/of vastgoed is een pré.
Discreet, integer en servicegericht.
Wat bieden wij?
Een afwisselende en zelfstandige functie binnen een dynamische organisatie.
Samenwerking met diverse teams en directieleden.
Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling.
Marktconform salaris en goede secundaire arbeidsvoorwaarden.