Document Controller - WarmtelinQ project

fh SRQ144611. Gasunie

Gasunie zoekt een Document Controller voor WarmtelinQ project in Den Haag. WarmtelinQ is een duurzaam infrastructuurproject van Gasunie dat restwarmte uit de Rotterdamse haven via een ondergrondse leiding naar Zuid-Holland transporteert. Het project levert een belangrijke bijdrage aan de energietransitie door woningen en bedrijven te voorzien van milieuvriendelijke warmte. WarmtelinQ is technisch complex en vraagt om nauwe samenwerking tussen diverse partijen. We zoeken iemand die helpt om alle documenten goed te organiseren en bij te houden.

Als Document Controller ben je verantwoordelijk voor het beheer en de organisatie van projectdocumentatie gedurende de gehele levenscyclus van de documenten. Je zorgt ervoor dat alle documentatie correct wordt geïdentificeerd, geclassificeerd, opgeslagen en gedistribueerd volgens de kwaliteitsnormen en interne richtlijnen van Gasunie. Je speelt een cruciale rol in het waarborgen van de toegankelijkheid, integriteit en traceerbaarheid van alle projectdocumenten. Je zorgt voor de traceerbaarheid van documenten door het gebruik van metadata en voor tijdige distributie na een review cyclus. Daarnaast ga je als onderdeel van het Document Control team bijdragen aan het verder professionaliseren van het vakgebied. 

Waar ga je werken?
Standplaats is Utrecht, werklocatie is Den Haag. Buiten je werklocatie zul je reizen in omgeving Den Haag en soms naar Groningen waar ons hoofdkantoor gevestigd is. Daarnaast is thuiswerken deels mogelijk

Wat ga je doen?
Als Document Controller voer je de volgende werkzaamheden uit:
 

• Documentnummering en Identificatie: Toepassen van consistente documentnummering om documenten nauwkeurig te identificeren en te traceren. Beheren van de documentnummers om duplicatie en verwarring te voorkomen.
• Archivering en Organisatie: Digitaal organiseren en archiveren van projectdocumentatie in een voor Document Management ingerichte SharePoint (SharePoint DMP) omgeving zodat het eenvoudig toegankelijk is voor alle projectleden.
• Wijzigingscontrole en Distributie: Beheren van documentwijzigingen door het bijhouden van de metadata en zorgen voor tijdige correcte distributie en uitgifte. Waarborgen dat alle wijzigingen correct worden geregistreerd en gecommuniceerd.
• Correspondentie Afhandeling: Verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie. Zorgen voor correcte registratie en opvolging van correspondentie.
• Master Document Register: Bijhouden en onderhouden van het Master Document Register door middel van onderhouden van de metadata. Controleren van Master Document Registers van externe partijen om consistentie en volledigheid te waarborgen.
• Kwaliteit en Compliance: Controleren van documenten op kwaliteit, integriteit en compliance volgens de voorgeschreven richtlijnen en vereisten om ervoor te zorgen dat alle documentatie aan de standaarden voldoet.
• Traceerbaarheid van Documenten: Waarborgen van de traceerbaarheid van documenten en de bijbehorende metadata. Zorgen dat documentinformatie op ieder moment actueel en toegankelijk is.
• Review en Distributie: Toezien op naleving van tijdsrichtlijnen voor documentdistributie na review cycli. Zorgen voor tijdige distributie van documenten en commentaren aan alle betrokken partijen.
• Voortgangsrapportage: Diverse voortgangsrapportages met betrekking tot de documentstatus beschikbaar maken (views creëren). Informeren van projectteams en management over de actuele status van documentatie.
• Bewustwording creëren: Informeren, uitleggen en adviseren van projectteams over document control procedures. Fungeren als centraal aanspreekpunt voor document control gerelateerde vragen en SharePoint DMP kwesties.
• Contact met Externe Partijen: Onderhouden van contact met contractors en leveranciers voor document control gerelateerde zaken. Bieden van informatie, uitleg en advies aan externe partijen over het gebruik van SharePoint DMP.
• Aanwezigheid bij Project Meetings: Aanwezig zijn bij projectvergaderingen om document control aspecten te bespreken en te beheren.
• Systeembeheer EDMS: Bijhouden en verlenen van toegangen tot gebruikte EDMS binnen Warmtelinq project.

Vereisten
We zoeken iemand die zorgvuldig werkt, goed kan samenwerken en energie krijgt van structuur aanbrengen. Om succesvol te zijn als Document Controller, breng je het volgende mee:

• Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau
• Minimaal 5 jaar ervaring met Document Control en/of Informatie Management ( Must Have)
• Ervaring met het werken aan grote (technische) projecten.  ( Must Have)
• Ervaring met Document Management Systemen zoals Sharepoint of vergelijkbare platforms.
• Kennis van documentbeheerprocessen zoals versiebeheer, archivering, metadata, reviewcycli, documenttypes, classificatie, distributiematrices en het Master Document Register (MDR). ( Must Have)
• Affiniteit met software zoals MS Office (Word, Excel, Outlook) of ben je in staat om nieuwe softwaretoepassingen snel te leren en deze kennis te delen met collega's.

Als persoon

• Beheers je de Nederlandse en Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.
• Heb je een goed organisatorisch vermogen: je kunt verschillende betrokkenen herkennen, documentenstromen in kaart brengen en prioriteiten stellen.
• Werk je nauwkeurig en heb je oog voor detail: je controleert en verwerkt documenten met grote precisie.
• Heb je een proactieve houding: je werkt zelfstandig, denkt mee en draagt bij aan duurzame oplossingen.
• Ben je flexibel en kun je goed omgaan met veranderingen: je speelt snel en effectief in op nieuwe situaties.
• Werk je pragmatisch, gestructureerd en resultaatgericht.

Over de afdeling
Onze afdeling Document Control for Large Projects bestaat uit ruim 15 collega's. We werken in de grote projecten en vormen samen een team van Document Controllers die met elkaar in verbinding staan en samen het vakgebied verder willen professionaliseren.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau
  2. Minimaal 5 jaar ervaring met Document Control en/of Informatie Management ( Must Have)
  3. Ervaring met het werken aan grote (technische) projecten.  ( Must Have)
  4. Ervaring met Document Management Systemen zoals Sharepoint of vergelijkbare platforms.
  5. Kennis van documentbeheerprocessen zoals versiebeheer, archivering, metadata, reviewcycli, documenttypes, classificatie, distributiematrices en het Master Document Register (MDR). ( Must Have)
  6. Affiniteit met software zoals MS Office (Word, Excel, Outlook) of ben je in staat om nieuwe softwaretoepassingen snel te leren en deze kennis te delen met collega's.

  7. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris?

  8. Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.