Als administratief medewerker binnen het Opleidersteam van de Huisartsopleiding UMCG ben jij de verbindende schakel in de ondersteuning van onze opleiders. Je zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt: je organiseert overleggen, notuleert bijeenkomsten en beheert de mailbox. Ook plan je voortgangsgesprekken, verwerk je evaluaties en houd je de administratie netjes bij. Daarnaast ondersteun je werkgroepen, bewaak je deadlines voor onze Nieuwsflits en werk je met systemen zoals Corsa om documenten goed te archiveren. Een veelzijdige functie waarin jouw organisatietalent, nauwkeurigheid en communicatieve vaardigheden echt het verschil maken.
We zoeken een enthousiaste en nauwkeurige collega die energie haalt uit het ondersteunen van opleiders en het stroomlijnen van processen. Je herkent jezelf in het volgende:
- Je hebt een afgeronde MBO-opleiding, bijvoorbeeld in administratie, secretarieel werk of office management.
- Je bent proactief en denkt graag mee over hoe werkprocessen slimmer en efficiënter kunnen worden ingericht. Bijvoorbeeld door het verbeteren van de planning van voortgangsgesprekken of het optimaliseren van documentstromen.
- Je houdt van organiseren en hebt ervaring met het voorbereiden van vergaderingen, het notuleren en het beheren van mailboxen.
- Je kunt goed schakelen tussen verschillende taken en weet prioriteiten te stellen, bijvoorbeeld wanneer er meerdere deadlines tegelijk spelen.
- Je communiceert helder en vriendelijk, zowel schriftelijk als mondeling, en je vindt het geen probleem om contact op te nemen met opleiders of collega’s.
- Je werkt vlot met digitale systemen zoals Outlook, Excel en bij voorkeur ook met Corsa of vergelijkbare archiveringssystemen.