Directie Vastgoedbeheer
De directie Vastgoedbeheer bestaat uit de afdelingen Klant- en Vastgoedmanagement, Realisatie Regionaal en Expertisecentrum Techniek. De directie Vastgoedbeheer is verantwoordelijk voor het beheer van de gebouwen, gebouwgebonden (technische) installaties, boven en ondergrondse infrastructuur, terreinen en gronden van en in het beheer bij het Rijksvastgoedbedrijf zowel in de fase van (tijdelijk) gebruik als leegstand.
Afdeling Realisatie Regionaal
Realisatie Regionaal is een afdeling van de directie Vastgoedbeheer. We zijn integraal verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de panden die het Rijksvastgoedbedrijf in eigendom heeft of huurt in de westelijke helft van ons land. De panden zijn zeer divers: van paleizen tot musea, kantoren, gevangenissen, rechtbanken en militaire terreinen. De afdeling bestaat uit zes clusters. De sectie Zuid-West is de regio waarbij alle gebouwen en terreinen in de provincies Zeeland en Zuid-Holland horen.
Sectie
De secties van de afdelingen Realisatie Regionaal zijn verantwoordelijk voor de volgende kerntaken:
- Het inplannen van onderhoudsactiviteiten door leveranciers bij de gebruikers van de gebouwen en het bewaken van de planning en uitvoering;
- Het afroepen van leveranciersdiensten op basis van Planmatig Onderhoud en Dagelijks Onderhoud. Signaleren van knelpunten in de storingsopvolging en signaleren risico's voor wet- en regelgeving;
- Onderhouden van contacten met gebruikers van de gebouwen: het eerste aanspreekpunt voor de gebruiker op pandniveau;
- Het leveren van prestatieverklaringen op uitgevoerd werk;
- Uitvoeren van vervangings- en investeringsprojecten tot € 1 mln;
- Signaalfunctie aspectprogramma's (oa. Legionella, brandveiligheid). Het initiëren van acties naar gebruikers en installateurs (extern) en naar afdelingen en directies (intern);
- Ten uitvoer brengen van de service-overeenkomsten met gebruikers van de gebouwen (waaronder tijdige en volledige facturering).
Cluster Beheer 1
Binnen het Cluster Beheer 1 werken coördinerend objectmanagers, objectmanagers en een aantal administratief ondersteuners aan deze kerntaken. Opdrachtgever is manager van Cluster Beheer 1.
Opdracht
Het doel van de opdracht bij het Rijksvastgoedbedrijf in Den Haag. Opdrachtnemer dient enkele specifieke thema's aan te pakken die niet passen binnen de huidige structuur van de Directie Vastgoedbeheer met waardestromen voor 'Projecten' en 'Beheer'. Het verbeteren van het onderhoudsniveau van de objecten kent de hoogste prioriteit. Daarnaast dient opdrachtnemer ook op specifieke gebieden expertise in te brengen en te verweven in de reguliere processen: ondermijning & circulariteit. Naar verwachting zal 75% van de opdracht gericht zijn op het onderhoudsniveau van de objecten.
Onderhoudsniveau
Het behalen van de geformuleerde doelen op het gebied van voldoen aan wettelijke en niet wettelijke verplichtingen en het organiseren van het correctief en preventief onderhoud is een terugkerende uitdaging waar het Rijksvatgoedbedrijf progressie in wil boeken. Ook op het gebied van correctief en preventief onderhoud heeft het RVB een grote uitdaging om te voldoen aan de afspraken.
Het is aan opdrachtnemer om een werkwijze te ontwikkelen voor de Objectmanagers zodat deze percentages in de toekomst wel gehaald zullen worden en waarbij het aantal storingen verminderd worden en de doorlooptijden van extra werken verkort. Exacte KPI's zullen in overleg met opdrachtnemer worden vastgesteld, maar gedacht moet worden aan minimaal 15% hogere score ten opzichte van het landelijk gemiddelde bij wettelijke en niet wettelijke verplichtingen.
Opdrachtnemer zal deze werkwijze binnen een specifieke klantgroep ontwikkelen en testen zodat het RVB dat in de toekomst kan implementeren bij andere objecten en klantgroepen. Opdrachtnemer zal de eerste 6 maanden van de opdracht gebruiken om een beeld te krijgen van
het gehele onderhoudsproces om tot een plan van aanpak te komen de percentages te verhogen. De daaropvolgende 6 maanden dient dit plan van aanpak geïmplementeerd te worden en dienen resultaten behaald te worden.
Ondermijning
Bij enkele specifieke klanten is 'Ondermijning' een thema dat hoog op de agenda staat. Voor de objecten van deze klanten betekent dit dat ingrepen noodzakelijk zijn om het risico op ondermijning te verminderen. De aanpak voor ondermijning is momenteel besloten in diverse projecten en programma's. Door heroverweging van de prioriteiten en omstandigheden van buitenaf zijn er acute maatregelen nodig die niet passend zijn binnen de reguliere werkwijze met waardestromen voor 'Projecten' en 'Beheer'. Op initiatie van de klant dient opdrachtnemer de acute risico's op het gebied van fysieke beveiliging te definiëren en voorstellen (bijv. Organisatorisch of technisch) te initiëren die passend zijn bij deze risico's. Resultaten kunnen tevens als blauwdruk beschouwd worden om in te zetten bij andere objecten en regio's.
Circulariteit en duurzaamheid
De Nederlandse economie moet in 2050 volledig circulair zijn. Eerste doelstelling voor 2030 is een halvering van het primaire grondstoffenverbruik. Het aandeel van de directie Vastgoedbeheer - Realisatie Regionaal aan deze doelen blijft tot dusverre beperkt en zal substantieel verhoogd moeten worden waarbij innovatie en opschaling een prominentere plek moeten krijgen binnen de sectie. Van opdrachtnemer wordt verwacht dat hij/zij adviseert over de opgave waar de sectie voor staat, het circulaire denken en handelen binnen de bestaande beheerprocessen weet te integreren en het vastgoedbeheerproces in lijn brengt met de planning.
Rapportage
Opdrachtnemer rapporteert over de voortgang en de vastgestelde KPI's middels kwartaalrapportages. De KPI's kunnen gedurende de opdrachtperiode gewijzigd worden. Bijvoorbeeld als gedurende de looptijd bepaalde KPI's bereikt zijn, als de looptijd van de opdracht wijzigt of bijvoorbeeld door externe factoren. Opdrachtnemer dient rekening te houden met een vierwekelijkse bespreking van de voortgang met de opdrachtgever.
Jouw verantwoordelijkheden
- Ontwikkelen en implementeren van een werkwijze die objectmanagers helpt onderhoudsdoelstellingen te halen;
- Analyseren van onderhoudsprocessen en signaleren van knelpunten en verbetermogelijkheden;
- Adviseren over urgente beveiligingsmaatregelen in verband met ondermijning bij specifieke objecten;
- In kaart brengen van circulaire kansen binnen vastgoedbeheer en adviseren over integratie in bestaande processen;
- Testen van aanpak binnen een specifieke klantgroep en vertaling naar bredere toepassing;
- Rapporteren over voortgang en KPI's aan opdrachtgever.
Algemeen
De opdrachtnemer is in tegenstelling tot de vaste medewerkers volledig vrij om plaats en tijd onafhankelijk te werken. De opdrachtnemer neemt geen deel aan gezamenlijke clusteroverleggen, tenzij er ontwikkelingen zijn die effect hebben op de toegewezen locaties en/of KPI's die de opdracht kunnen beïnvloeden. De aangeboden kandidaat dient te beschikken over voor de uitvoering van de opdracht geschikte elektronische hulpmiddelen. De elektronische hulpmiddelen worden niet door Rijksvastgoedbedrijf ter beschikking gesteld.
12 maanden - 36 uur - 1.00 fte
- Beschikt aantoonbaar over WO werk- en denkniveau;
- Beschikt over minimaal 5 jaar werkervaring met soortgelijke opdrachten op het gebied van gebouwmanagement voor een (semi-) publieke opdrachtgever waarbij aantoonbaar sprake is van de volgende aspecten:
- Utiliteitsbouwen van (semi-) publieke opdrachtgever, hieronder wordt in dit verband niet verstaan loods, fabriekshal of woningbouw;
- Coördineren van onderhoudsactiviteiten, aansturen van aannemers en installateurs;
- Het zelfstandig uitvoeren van onderhouds- en vervangingsprojecten;
- Bewaken van het voldoen aan wet en regelgeving en het beheren van een gebouwdossier/vastgoeddossier;
- Waarborgen van de continuïteit van de kritische bedrijfsprocessen van gebruikers;
- Initiëren, adviseren en/of uitvoeren van (adhoc) fysieke beveiligingsprojecten binnen beveiligde omgevingen;
- Onderlegd op het gebied van circulariteit en duurzaamheid en in staat om innovaties op dit gebied te signaleren, ondersteunen en te implementeren.
- Aantoonbare ervaring met het signaleren en bespreekbaar maken van onveilige situaties en gedrag, en het nemen van passende maatregelen om veiligheid te waarborgen;
- Aantoonbaar ervaring met het samenwerken met gebruikers, aannemers en adviseurs op verschillende organisatorische niveaus, waaronder uitvoerend, management- en directieniveau.
Functiewensen
- Ruime ervaring als zelfstandig onderhoudsadviseur of vastgoedmanager met de volgende aspecten:
- Binnen complexe onderhouds- of verbouwprojecten met meerdere betrokken disciplines en actoren;
- Ervaring met werkzaamheden op beveiligde locaties (met meerdere beveiligingsschillen), waarbij het primaire proces doorgang moest blijven hebben;
- Complexiteit van de werkzaamheden bij gebruikers en leverenciers en de verschillende rollen en die daarin voorkomen, diversiteit aan onderwerpen die spelen en de prioritering die daarin aangebracht wordt.
- Ruime ervaring met het werken met of voor een overheidsorganisatie of semi-publieke opdrachtgever met de volgende aspecten:
- Ervaring in het signaleren en bespreekbaar maken van onveilige situaties en gedrag, en het nemen van passende maatregelen om veiligheid te waarborgen. Mate van ervaring met het organiseren en inschakelen van de eigen organisatie (van opdrachtgever) voor inhoudelijke ondersteuning;
- Ervaring met het organiseren en inschakelen van derden voor ondersteuning, waarbij de werkwijze van de overheidsorganisatie leidend is;
- Ervaring met het schakelen tussen de verschillende abstractieniveaus binnen een overheidsorganisatie en bij externe leveranciers;
- Ervaring met het samenwerken met gebruikers, aannemers en adviseurs op verschillende organisatorische niveaus, waaronder uitvoerend, management- en directieniveau.
- Aantoonbare kennis van het beoordelen en adviseren over werkmethoden en processen binnen een politiek bestuurlijk gevoelige omgeving. toelichting politiek bestuurlijke omgeving met de volgende aspecten:
- Bekend zijn met de werkmethodieken van de (rijks)overheid en automatiseringssystemen;
- Ervaring met het verbeteren van processen;
- Ervaring met beveiligingsregimes, calamiteiten en beveligingsprojecten met de volgende aspecten:
- Ervaring als vastgoedadviseur met verschillende beveiligingsregimes en de diversiteit daarvan;
- Ervaring en diversiteit van verschillende projecten op het gebied van fysieke beveiliging zowel qua initiatie als uitvoering;
- Ervaring met calamiteiten.
- Kennis en ervaring met circulariteit, toepassen van innovaties in de praktijk met de volgende aspecten:
- Ervaring met circulariteit;
- Ervaring met het toepassen van innovaties in de praktijk.