Bestuurssecretaresse

if. 094787

Gemeente Opsterland

Aanleiding

De afgelopen tien jaar bleek keer op keer dat het bestuurssecretariaat bij een gemeente een pittige werkplek kan zijn. Collega's vielen uit of bleken onvoldoende in staat om de taken en verantwoordelijkheden naar wens op te pakken. Het komende half jaar komt er, door de gemeenteraadsverkiezingen en de verwachte wisseling van wethouders, weer extra veel op ons bestuurssecretariaat af. Daar is praktische ondersteuning in nodig en daar ligt ook de focus van deze opdracht. We zoeken echter wel iemand die naast de dagelijkse ondersteuning ook een extra opdracht kan uitvoeren, namelijk om 'boven' het secretariaat te gaan hangen, een analyse te doen op de huidige inrichting en te adviseren over wat het bestuurssecretariaat in de toekomst nodig heeft. Met als doel om een fijne werkplek te bieden aan onze medewerkers en voor een stabiele ondersteuning van ons college te zorgen. 

Verantwoordelijkheden

De dagelijkse werkzaamheden bestaan o.a. Uit het ondersteunen bij: 

• Coördineren en uitvoering geven aan het proces voor het toekennen van koninklijke onderscheidingen, erepredicaten en gemeentelijke onderscheidingen, inclusief locatiebeheer en logistiek.
• Verzorgen van de administratieve afhandeling van het toekenningsproces, waaronder dossierbeheer, rapportage en naleving van protocollen.
• Beheren en prioriteren van inkomende mails voor bestuursleden, waarbij urgente correspondentie wordt geïdentificeerd en tijdig wordt doorgegeven.
• Het voorbereiden van conceptreacties op veelvoorkomende vragen of verzoeken en het afhandelen van eenvoudige verzoeken namens de bestuursleden.
• Organiseren en coördineren van officiële bezoeken waaronder ontvangsten en recepties voor het onderhouden van bestuurlijke netwerken en politieke contacten op lokaal, regionaal en nationaal niveau.
• Bewaken en verbeteren van de administratieve organisatie binnen het secretariaat.
• Inzicht in de structuur van en kennis over de werking de gemeentelijke organisatie, inclusief de rollen en verantwoordelijkheden van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie.
• Kennis van het lokale netwerk van samenwerkingspartners, bedrijven en maatschappelijke organisaties.
• Verzorgen van relatiegeschenken.
• Gastheerschap.
• Agendabeheer van het bestuur; bewaken van de voortgang van de planning.
• Voorbereiden en faciliteren van vergaderingen.

• Ervaring in een soortgelijke functie bij meerdere gemeentelijke organisaties 
• Minimaal afgeronde MBO 4 opleiding

• Ervaring in een adviserende rol 
• Minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie 
• Ervaring met het coördineren van Koninklijke onderscheidingen

Organisatorisch vaardig

Prioriteiten kunnen stellen

Samenwerking met de andere collega's binnen het bestuurssecretariaat

Politieke sensitiviteit

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 16 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Ervaring in een soortgelijke functie bij meerdere gemeentelijke organisaties 
  2. Minimaal afgeronde MBO 4 opleiding
  3. Ervaring in een adviserende rol 
  4. Minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie 
  5. Ervaring met het coördineren van Koninklijke onderscheidingen
  6. Voor deze vacature is het schrijven van een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.
  7. Voor zzp-ers: Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee)
  8. Voor detacheerders: Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?