Functioneel Beheer/Dataspecialist e-Depot

ft. 24184

Provincie Overijssel

Organisatie
Werken bij Overijssel
Overijssel is een prachtige provincie om te wonen, te werken en te recreëren. Met elkaar maken we Overijssel iedere dag leefbaarder, mooier, veiliger en beter bereikbaar. De provincie werkt samen met gemeenten, waterschappen, het Rijk, ondernemers en maatschappelijke instanties. Samen zetten we ons in voor de toekomst van onze provincie.

Beschrijving Bedrijfsvoering
Je gaat aan de slag bij de afdeling Bedrijfsvoering (BV), één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. Het werk bij Bedrijfsvoering is samen te vatten in drie taken: adviseren, control(eren) en faciliteren. De afdeling zorgt dat de organisatie haar bestuurlijke en uitvoerende processen zo goed en efficiënt mogelijk kan uitvoeren. Hierdoor kunnen collega's van andere afdelingen zich helemaal richten op de provinciale opgaven.

De afdeling bestaat uit de volgende teams: Leiding, Financiële Rapportage en Administratie, Financiën, Facilitair, Informatievoorziening en Digitalisering, Juridische Zaken, HR.

Als het project e-Depot ertoe leidt dat het digitaal archief is overgedragen aan de provinciearchivaris word je (voor dat deel van de taken) toegevoegd aan zijn team. 

Opdracht
Het project e-Depot zorgt voor de implementatie van e-Depot ten behoeve van de provincie Overijssel. De implementatie moet werkend en in beheer worden opgeleverd vanwege de invoering van de nieuwe Archiefwet per (verwacht) medio 2026. De realisatie van e-Depot zorgt ervoor dat Provincie Overijssel in principe voldoet aan de Archiefwet (1995)2026. Je gaat werken in het projectteam dat bestaat uit 10 personen. Uiteindelijk wordt het resultaat van het project overgebracht naar de beheerorganisatie die kennis en kunde over het systeem van het project overneemt. 

Als Functioneel Beheerder e-Depot ben je verantwoordelijk voor het optimaal functioneren en door- ontwikkelen van het e-Depot-systeem voor duurzame digitale archivering. Je zorgt ervoor dat gebruikers effectief kunnen werken met het systeem en dat het aansluit op de (wettelijke) eisen voor digitale informatieopslag, toegankelijkheid en duurzaamheid (DUTO). 

 De taken zijn in hoofdlijnen:  

• • • Beheren van de functionele werking van het e-Depot (bijv. Import/export van digitale dossiers, metadatering, zoekfuncties).
    • Inrichten en beheren van het zoekportaal.
    • Eerste aanspreekpunt voor gebruikers (archivarissen, informatiebeheerders, leveranciers) bij vragen of incidenten.
    • Analyseren en oplossen van verstoringen en bugs, in samenwerking met leveranciers of technische beheerders.
    • Opstellen en beheren van gebruikershandleidingen, instructies en documentatie.
    • Signaleren van verbetermogelijkheden en coördineren van wijzigingen in het systeem (change management).
    • Testen van updates en nieuwe releases van het e-Depot + export- en importtooling
    • Bewaken van de informatiekwaliteit, metadatering en compliance met archiefwet- en regelgeving.
    • Bijdragen aan projectgroepen rondom digitalisering, informatiebeheer en archivering en landelijke gebruikersgroep van het e-Depot (Preservica).
    • Ondersteunen bij audits, DPIA's en (informatie)beveiligingsvraagstukken.
    • Begeleiden gebruikers bij gebruik van het systeem en het verzorgen van trainingen bij nieuwe functionaliteiten en/of voor het optimaliseren van het werken met het systeem door gebruikers   

Vereisten / knock-outcriteria
1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau in de richting van Informatiemanagement, Archiefbeheer of ICT. 
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als functioneel beheerder of technisch beheerder 
3. Aantoonbare werkervaring met Archiefwetgeving, AVG en Informatiebeheer in een digitale context 

Selectiecriteria te beoordelen 
4. Aantoonbare werkervaring met DMS systemen (20 punten) 
5. Aantoonbare werkervaring met e-Depot oplossing in bijzonder met Preservica = pré (10 punten)
6. Aantoonbare werkervaring met functioneel beheer volgens BiSL of vergelijkbare methodieken (10 punten)
7. Aantoonbare werkervainrg met metadata-standaarden zoals TMLO of vergelijkbare standaarden. (10 punten)
8. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als Functioneel Beheerder bij een overheidsinstelling (40 punten)
9. Aantoonbare werkervaring met DMS systemen bij een overheidsinstelling (10 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• • Analytisch sterk
  • Omgevingsbewust
  • Projectervaring
  • Beheer ervaring
  • Stress bestendig
  • Werken in een organisatie die in herinrichting is  

Werkdagen
Is hybride werken mogelijk: Ja
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma-di-wo-do-vr (in onderling overleg)
Standplaats: Provinciehuis Overijssel te Zwolle

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op vrijdag 17 oktober 2025. 

Overige informatie

De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau in de richting van Informatiemanagement, Archiefbeheer of ICT. 
  2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als functioneel beheerder of technisch beheerder 
  3. Aantoonbare werkervaring met Archiefwetgeving, AVG en Informatiebeheer in een digitale context 

  4. Aantoonbare werkervaring met DMS systemen (20 punten) 
  5. Aantoonbare werkervaring met e-Depot oplossing in bijzonder met Preservica = pré (10 punten)
  6. Aantoonbare werkervaring met functioneel beheer volgens BiSL of vergelijkbare methodieken (10 punten)
  7. Aantoonbare werkervainrg met metadata-standaarden zoals TMLO of vergelijkbare standaarden. (10 punten)
  8. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als Functioneel Beheerder bij een overheidsinstelling (40 punten)
  9. Aantoonbare werkervaring met DMS systemen bij een overheidsinstelling (10 punten)

  10. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie? 

  11. Per wanneer ben je beschikbaar?