Projectleider en procesbegeleider inrichting Youforce

ft 24159. Gemeente Nieuwegein

Organisatie
Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.

Als team Personeel & Organisatie willen we maximaal bijdragen aan de Nieuwegeinse samenleving. Dat doen we door met onze processen en systemen de organisatie zo goed mogelijk te faciliteren. Kernbegrippen in onze ambitie zijn: up-to-date en betrouwbare personeels- en salarisadministratie, processen die medewerkers en leidinggevenden in onze organisatie optimaal digitaal ondersteunen, actuele rapportages. Wij willen onze HR-applicatie Youforce zo herinrichten dat de applicatie ons maximaal kan ondersteunen in deze ambitie.

Opdracht
Voor de herinrichting van Youforce zoeken wij een projectleider en een procesbegeleider. Binnen Nieuwegein wordt al gewerkt met Youforce. De huidige inrichting bevat veel maatwerkprocessen en niet alle standaardmogelijkheden van het pakket worden benut.  We willen toe naar een optimaal gebruik van digitale workflows, waarbij we de best practice en standaardinrichting als uitgangspunt nemen. In dit project wordt daarvoor de basis gelegd. Daarbij willen we gebruikmaken van de scrum-methodiek, waarbij we in werkgroepen per proces tijdens fysieke bijeenkomsten aan de slag gaan. Dit zal op de maandagen plaatsvinden.

Ook zal er een basis gelegd worden zodat onze medewerkers de verdere continue doorontwikkeling grotendeels zelf kunnen oppakken.

Ons doel is om per 1 januari 2028 deze basis te hebben gelegd.

Projectleider
We zoeken een expert die dit project begeleidt. Je pakt onder meer de volgende taken op:

• Opstellen van een gedetailleerd projectplan, inclusief afstemming in de diverse gremia (projectteam, stuurgroep, Financiën, ICT);
• Opstellen van een plan van aanpak;
• Afstemmen plan van aanpak met de leverancier;
• Monitoren van de (voortgang van de) uitwerking en implementatie van de processen, testen en opleiden van gebruikers;
• Begeleiden van ingebruikname van de nieuwe processen, en nazorg.
• Zorgen dat de medewerkers van Nieuwegein goed worden meegenomen in het project, en zich kunnen ontwikkelen in het procesmatig denken
• Je bent op de maandagen fysiek aanwezig in het gemeentehuis van Nieuwegein

In dit alles vervul je de rol van projectleider. Je coördineert daarmee ook de inzet vanuit de organisatie en bewaakt de samenhang met andere projecten. Je geeft leiding aan het projectteam en zit vergaderingen van de stuurgroep voor.

Je stuurt werkgroepen aan en adviseert/rapporteert gevraagd en ongevraagd vanuit je expertise aan je opdrachtgever en de stuurgroep. In overleg met jou zorgen we voor een projectondersteuner die je administratieve taken (notuleren van vergaderingen, agendabeheer etc) uit handen kan nemen. We horen graag hoe je zelf denkt je rol als expert/projectleider het beste te kunnen invullen.

Wat neem je mee?

Je bent:

• Een ervaren projectleider met ruime ervaring in het realiseren van soortgelijke opgaven bij gemeenten;
• Deskundig op zowel het vakgebied van ICT als P&O processen;
• Gericht op samenwerking met oog voor zowel het projectdoel als de medewerkers;
• Pragmatisch en oplossingsgericht;
• In staat te schakelen op verschillende niveaus, van administratief medewerkers tot bestuur;
• Flexibel inzetbaar gedurende de looptijd van het project.
• Je bent op de maandagen fysiek aanwezig op het gemeentehuis van Nieuwegein

Procesbegeleider
We zoeken een procesbegeleider die de werkgroepen begeleidt. Tijdens de werkgroepen, die op de maandagen plaatsvinden, zal volgens de scrum-methodiek de procesverbetering uitgewerkt worden. Jouw rol is om te ondersteunen in de voorbereiding, door samen met een medewerker van Nieuwegein de huidige processen in beeld te brengen, en de bijeenkomsten te begeleiden. Ook zorg je voor de coördinatie van acties die voortkomen uit de bijeenkomsten. Je zult hiervoor op de maandagen op het gemeentehuis van Nieuwegein aanwezig zijn.

Ook zal je, afhankelijk van de behoefte, betrokken zijn bij het realiseren van acties die uit de bijeenkomsten voortvloeien.

Het is belangrijk dat je de kennis die je hebt deelt met de eigen medewerkers van Nieuwegein.

Ook ben je betrokken bij de instructies voor de overige medewerkers van de gemeente wanneer zij op de nieuwe manier gaan werken.

Wat neem je mee?

Je bent:

• Ervaren in het opstellen van procesbeschrijvingen en processchema's.
• Ervaren in werken volgens de scrum-systematiek en het bijhouden van een planbord
• Je werkt gestructureerd en planmatig
• Je bent ervaren in het modelleren en vastleggen van processen
• Je bent goed thuis in applicaties en weet wat er op dit vlak nodig is
• Je bent communicatief vaardig, kan goed afstemmen met zowel collega's van de eigen afdeling als anderen binnen de organisatie
• Je helpt anderen graag en goed op weg

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau;
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in het werkgebied van ICT/processen/projectleiding;
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring bij een decentrale overheid

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
4. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectleider/procesbegeleider met het verbeteren/implementeren van digitale processen (30 punten);
5. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectleider/procesbegeleider met het verbeteren/implementeren van digitale processen bij decentrale overheden (20 punten);
6. Beschikbaar per uiterlijk 1 december 2025 (20 punten);
7. Beschikbaarheid voor de totale projectduur, tot en met 1e kwartaal 2028 (20 punten);
8. Aantoonbare vervanging wanneer de professional wegens onvoorziene omstandigheden (tijdelijk) niet beschikbaar is (benoem dit duidelijk in het plan van aanpak) (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
- Communicatief vaardig
- Analytisch kunnen denken

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg.

Planning
De fysieke gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 16 oktober tussen 9.00 uur en 12.00 uur.

Overige informatie

• De aanbestedende dienst vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 16 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Een afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau;
  2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in het werkgebied van ICT/processen/projectleiding;
  3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring bij een decentrale overheid

  4. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectleider/procesbegeleider met het verbeteren/implementeren van digitale processen (30 punten);
  5. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectleider/procesbegeleider met het verbeteren/implementeren van digitale processen bij decentrale overheden (20 punten);
  6. Beschikbaar per uiterlijk 1 december 2025 (20 punten);
  7. Beschikbaarheid voor de totale projectduur, tot en met 1e kwartaal 2028 (20 punten);
  8. Aantoonbare vervanging wanneer de professional wegens onvoorziene omstandigheden (tijdelijk) niet beschikbaar is (benoem dit duidelijk in het plan van aanpak) (10 punten).

  9. Wat is je uurtarief (excl. Btw, incl. Woon-werkverkeer)?
  Het opgegeven tarief is all-in, inclusief 10% fee All About Work.
  Bijvoorbeeld: bij opgave van €80 is €72 voor jou, €8 fee.

  10. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris?

  11. Per wanneer ben je beschikbaar?