Fan van structuur en ritme? Agendabeheer staat centraal; jij plant strak en geeft managers ruimte om te werken.
Als managementondersteuner bij de afdeling Mobiliteit breng je rust en ritme in volle agenda's. De nadruk ligt op agendabeheer en mailboxen in Outlook (circa 80% van je tijd). Daarnaast bereid je overleggen voor en verzorg je administratie zoals verlof- en ziekmeldingen registreren, on- en offboarding en actielijsten bijhouden. Houd jij van structuur, precisie en voorspelbaarheid? Dan voel je je hier thuis. We versterken het team met meerdere managementondersteuners.
Wat ga je doen?
- Je houdt het overzicht: circa 80% van je tijd draait om agenda- en mailboxbeheer in Outlook, zodat managers gefocust kunnen werken. Je taken zijn onder andere:
- plannen, bewaken en herplannen van agenda's van meerdere managers in Outlook;
- beheren van mailboxen: filteren, prioriteren en uitzetten/bewaken van actiepunten;
- afspraken coördineren met interne en externe partijen; tijden, locaties en stukken afstemmen;
- vergaderingen voorbereiden en opvolgen: uitnodigingen versturen, stukken bundelen, besluiten en acties registreren;
- administratie rond het team: verlof- en ziekmeldingen registreren en on- en offboarding organiseren; bij afwezigheid van collega-managementondersteuners spring je flexibel bij.
Wat vragen wij?
In deze functie houd je overzicht, kies je bewust voor voorspelbare werkzaamheden en krijg je energie van strak plannen in Outlook. Je stelt prioriteiten, herplant moeiteloos bij wijzigingen en communiceert servicegericht met collega's en externe partners.
Daarnaast beschik je over:
- mbo-4 of hbo-werk- en denkniveau; bijvoorbeeld richting (directie)secretaresse, management assistent, office management of secretarieel/administratief;
- minimaal 2 jaar recente ervaring met het ondersteunen van één of meerdere managers, met routine in complex agendabeheer en mailboxen in Outlook;
- ervaring met MS Office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint) en het snel oppakken van nieuwe systemen;
- flexibiliteit en een proactieve, servicegerichte houding;
- uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling en schriftelijk.
Wie zijn wij?
Den Haag, de dichtstbevolkte stad van Nederland en snelst groeiende stad binnen de Metropoolregio Rotterdam Den Haag, biedt volop uitdagingen. De komende jaren ondergaat Den Haag een mobiliteitstransitie met als doel de stad bereikbaar, aantrekkelijk, veilig en leefbaar te houden. De afdeling Mobiliteit draagt bij aan de duurzame groei en ontwikkeling van Den Haag en de Metropoolregio Rotterdam-Den Haag. Door de inzet van de medewerkers komen inwoners, werkenden en bezoekers snel en veilig op hun plaats van bestemming. We dragen ertoe bij dat de stad en regio ruimtelijk-economische kan doorgroeien, dat sociale inclusie wordt versterkt en dat reizigers zich op een klimaat neutrale en verkeersveilige manier kunnen verplaatsen. Het MT van de afdeling wordt gevormd door vijf managers, waarvan de afdelingsmanager eindverantwoordelijkheid draagt.
De gemeente Den Haag wil een werkgever zijn waar het prettig werken is. Waar het veilig is en waar ruimte is om vrijmoedig te spreken. Waar er ruimte is voor verschillende mensen, meningen en perspectieven. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, heeft medewerkers nodig die zich willen inzetten voor het welzijn en de leefbaarheid van al onze burgers. Wees welkom om te solliciteren als jij je daarvoor wilt inzetten. Zo zijn we Samen Haags.
Extra informatie
- hoewel een motivatiebrief niet verplicht is, wordt deze sterk aangemoedigd. Een motivatiebrief kan ons helpen om beter te begrijpen hoe jouw ervaring en vaardigheden aansluiten bij de functie en onze organisatie;
- wacht niet met solliciteren tot de sluitingsdatum. Gedurende de publicatie plannen wij al gesprekken in; [DM1]
- het opvragen van referenties en een assessment kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure;
- het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.
Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Indien wij daar toch gebruik van maken, werken wij met vaste leveranciers.
-