Management Assistent HR

Als managementassistent HR ondersteun je drie HR-managers en hun teams. Met jouw organisatietalent zorg je dat afspraken, overleggen en administratieve processen soepel verlopen. Zo draag je zichtbaar bij aan een professionele en gastvrije HR-organisatie die collega's elke dag verder helpt.

Functieomschrijving

Je komt te werken op een van 's werelds grootste universitaire campussen, met ruim 8.000 medewerkers en 30.000 studenten. In deze bruisende omgeving van onderwijs, onderzoek en innovatie ondersteun jij als Management Assistent HR drie afdelingsmanagers binnen de directie Human Resources: HR Advies van de Universiteitsdienst, Compensation & Benefits en HR Services (het HR Shared Service Centre van TU Delft).

In deze veelzijdige functie zijn je dagen afwisselend en goed gevuld. Je beheert de agenda's van de managers, organiseert online en fysieke bijeenkomsten, reserveert locaties, regelt catering en zorgt dat alle documentatie beschikbaar is. Tijdens vergaderingen houd je actielijsten bij en bewaak je de opvolging. Daarnaast ondersteun je bij diverse administratieve processen, zoals in-, door- en uitstroom van medewerkers en het order- en facturatieproces.

Je bent een zichtbaar aanspreekpunt van de directie en speelt een rol bij het ontvangen van gasten en het verwelkomen van nieuwe collega's. Daarbij werk je nauw samen met de andere managementassistenten van het HR-secretariaat. Samen stem je regelmatig af en nemen jullie taken van elkaar over waar nodig.

Dankzij jouw zorgvuldige voorbereiding en strakke organisatie lopen vergaderingen, afspraken en administratieve processen op rolletjes. Jij zorgt dat de juiste stukken klaarliggen, dat afspraken goed ingepland zijn en dat actiepunten worden opgevolgd. Je brengt duidelijkheid en structuur binnen de drie HR-afdelingen. Zo kunnen de managers en hun teams zich volledig richten op hun inhoudelijke werk en projecten die impact maken op de hele Universiteit.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal mbo-niveau en bij voorkeur een afgeronde secretariële opleiding.
• Je hebt minimaal drie jaar relevante ervaring, bij voorkeur binnen een complexe organisatie.
• Je communiceert zowel mondeling als schriftelijk helder in het Nederlands en Engels.
• Je hebt ruime ervaring met Microsoft Office. Ervaring met systemen zoals Afas, Basware en TOPdesk zijn een pre.
• Je bent een teamspeler die oog heeft voor collega's en graag initiatief neemt.
• Je houdt overzicht wanneer er veel tegelijk speelt en weet prioriteiten slim te stellen.
• Je werkt nauwkeurig en met aandacht voor kwaliteit.
• Je bent klantgericht en gastvrij.

TU Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Universiteitsdienst - Human Resources

Om haar strategische doelstellingen te realiseren zet de TU Delft in op het aantrekken en ontwikkelen van ambitieuze en getalenteerde medewerkers. Het personeelsbeleid is gericht op recruitment en de ontwikkeling van talent, leiderschap en de organisatie, en draagt bij aan de versterking van onderwijs, onderzoek en valorisatie. Een veilige, uitdagende en betekenisvolle werkomgeving staat voorop. Hieraan draagt de HR-organisatie bij met de medewerkers van HR Advies die werken bij de faculteiten en de Universiteitsdienst (de ondersteunende diensten) op locatie, en daarnaast met de centrale HR-diensten van de afdelingen HR Talent & Development, Health Safety Environment (HSE), Compensation & Benefits en HR Services.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is 1 jaar. Tijdelijk met uitzicht op vast.
• Een functieomvang van 24-32 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 07 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3057 - €3985 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Additionele informatie

Sollicitatieprocedure

• CV
• Motivatiebrief

Let op:

• Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
• Een pre-employment screening kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Een kennisveiligheidscheck maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure. Deze check zal worden uitgevoerd op de laatst overgebleven kandidaten. Voor meer informatie over deze check verwijzen wij u naar hoofdstuk 8 van de 'National Knowledge Security Guidelines'.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.