Secretaresse sectorhoofd Stadsbedrijf

mag. 250812-OC-001

Gemeente Eindhoven

We zijn op zoek naar een Secretaresse sectorhoofd Stadsbedrijf

Zorg jij ervoor dat het sectorhoofd van de sector Stadsbedrijf (STB) inzicht krijgt in de hoeveelheid informatie die op hem afkomt? Ben jij de rots in de branding waarop altijd teruggevallen kan worden? Kun jij het hoofd koel houden, ook wanneer het verkeerd lijkt te lopen? Dan hebben wij een nieuwe uitdaging voor jou!

De sector Stadsbedrijf zorgt voor:

• De fysieke inrichting en het beheer van de openbare ruimte
• Het inzichtelijk maken en houden van de stad
• Beheer en onderhoud van het maatschappelijke vastgoed
• Sportexploitatie

Stadsbedrijf is voortdurend op zoek naar slimme, innovatieve samenwerkingsvormen vanuit een regievoerende en faciliterende rol. Zo dragen wij bij aan een leefbare, veilige en actieve stad!

Jij ontzorgt en ondersteunt het sectorhoofd, en indirect de afdelingshoofden van de afdelingen bij hun dagelijkse gang van zaken. Dit doe je zowel op secretarieel vlak als ook administratief:

• Beheren van agenda's, maken en verzetten van afspraken, reserveren van vergaderruimtes, en prioriteren om ad-hoc situaties op te lossen
• Nauwkeurige planning en voorbereiding van agenda's voor afdelingshoofden en teamleiders (bijvoorbeeld centrale overleggen en terugkerende medewerkersoverleggen)
• Verzorgen van archivering en documentatie voor het sectorhoofd
• Administratie rondom orders, facturen en bestellingen
• Bijdragen aan verbinding in de sector door organiseren van sociale en werkgerelateerde bijeenkomsten (sectorbijeenkomsten, jubilea, etc.)
• Logistieke organisatie van vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief locatie en benodigde faciliteiten
• Bestellen van o.a. Gebak, bloemen, lunches en beheer van NS Business Cards
• Financiële afhandeling van facturen en orders, in samenwerking met specialisten in de sector
• Fungeren als vraagbaak voor collega's en bijdragen aan een collegiale werksfeer
• Doen van verbetervoorstellen voor administratieve procedures en processen binnen het secretariaat

Collega Irma Tjio, secretaresse:
"Als ik aan mijn werk denk, dan denk ik aan betrokkenheid, sociaal, veranderingen, hart voor de inwoners en handen uit de mouwen. Kortom, een prima baan met fijne collega's en een goede werkgever."

Binnen de sector werk je samen met de secretariële ondersteuners van de andere 6 afdelingen. Samen zorgen jullie voor structuur in het dagelijks werk van de sector. Je helpt het sectorhoofd, afdelingshoofden en teamleiders die veelal geleefd worden door hun agenda. Jouw manier van plannen en inzicht zorgt ervoor dat zij zich kunnen richten op hun kerntaken.

• Afgeronde mbo-opleiding
• Minimaal 1 jaar werkervaring als secretaresse
• Ervaring met complex agendabeheer voor meerdere afdelingshoofden
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Vaardig in moderne kantoorapplicaties (MS Teams, Outlook, OneNote)
• Affiniteit met innovatieve technologische toepassingen
• Service- en resultaatgerichte instelling
• Samenwerkingsgericht, collegiaal en flexibel
• Ontwikkelbehoefte, onderzoekende houding en enthousiasme voor secretariële ondersteuning

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Afgeronde mbo-opleiding
  2. Minimaal 1 jaar werkervaring als secretaresse
  3. Ervaring met complex agendabeheer voor meerdere afdelingshoofden
  4. Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
  5. Vaardig in moderne kantoorapplicaties (MS Teams, Outlook, OneNote)
  6. Affiniteit met innovatieve technologische toepassingen
  7. Heb je de komende maanden vakantie gepland?
  8. Hoeveel uur ben je beschikbaar?
  9. Per wanneer ben je beschikbaar?
  10. Voor deze opdracht is het verplicht om je woonplaats, postcode en geboortedatum door te geven. Staan deze in je CV? Anders hier doorgeven.
  11. Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.
  12. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?