Managementondersteuner

Ben jij een organisatietalent met oog voor detail? Voor de afdeling Vergunningen, Toezicht & Handhaving (VTH) in stadsdeel Oost zijn we op zoek naar een enthousiaste en proactieve managementondersteuner die ons team tijdelijk komt versterken. Deze functie is ontstaan vanwege de tijdelijke detachering van een collega. Het betreft een veelzijdige en uitdagende rol binnen een dynamische werkomgeving.

Als managementondersteuner speel je een essentiële rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse processen. Dankzij jouw inzet kunnen de teammanagers en toezichthouders zich volledig richten op hun kerntaken. Zonder jouw ondersteuning zouden financiële en organisatorische processen vertragen, en zou het beheer van dienstvoertuigen stagneren. Met jouw bijdrage levert het team direct een waardevolle bijdrage aan een veilige en leefbare omgeving voor de bewoners van stadsdeel Oost.

In deze veelzijdige functie ondersteun je het management en het team op verschillende vlakken, zoals:

• Financiële administratie en procesbewaking: verwerken van inkoopfacturen, opstellen van inkooporders, onderhouden van contact met leveranciers en bewaken van financiële processen.
• Agenda- en planningsbeheer: beheren van agenda’s, plannen van afspraken en sollicitatiegesprekken, en versturen van afwijzingen.
• Personeelsadministratie: verzorgen van documenten voor nieuwe medewerkers (zoals buddy-checklists), aanvragen van autorisaties en toevoegen aan distributielijsten en teamagenda’s.
• Facilitair beheer: coördineren van onderhoud, reparatie of vervanging van dienstauto’s en e-bikes, regelen van tags voor nieuwe medewerkers en beheren van legitimatiepassen en visitekaartjes voor inspecteurs.
• Signaleren en opvolgen: bijhouden van verlengingen voor inhuurcontracten en autorisaties en tijdig actie ondernemen.
• Attenties en communicatie: regelen van bloemen en kaartjes voor verjaardagen of andere gelegenheden, inclusief het bijhouden van adressen en data.

Bij ons voel je je welkom, wie je ook bent. Verschillen tussen collega’s maken ons team sterker en onze resultaten beter. Met ruim 18.000 collega’s werken we dagelijks aan een stad waar het fijn is om te wonen, werken, ondernemen en opgroeien. Werken voor Amsterdam betekent bijdragen aan groei, veiligheid, ontwikkeling en gezondheid van de stad en haar inwoners – en daarmee geven we Amsterdam door aan volgende generaties

• Je hebt ervaring met administratieve en organisatorische werkzaamheden;
• Je hebt een nauwkeurige werkwijze en bewaakt deadlines en autorisaties zorgvuldig;
• Je hebt affiniteit met facilitair beheer (pré);
• Je hebt plezier in het regelen van attenties voor collega’s, zoals kaartjes of bloemen bij bijzondere gelegenheden.

Daarnaast beschik je over de volgende competenties:

• Plannen:
• Omgevingsbewustzijn
• Klantgerichtheid
• Samenwerken

• Een parttime/fulltime baan van 32 tot 36 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3113,- en maximaal €4383,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante werkervaring en opleiding;
• Een uitzendcontract van een jaar mét een mogelijkheid op verlenging!
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 lopend of fietsend en €0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8,33 % vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Wij bieden een tijdelijke opdracht tot en met 31 december 2025, met mogelijkheid tot verlenging. Het is een afwisselende functie waarin geen dag hetzelfde is, en waarin je een belangrijke bijdrage levert aan de leefbaarheid en veiligheid van stadsdeel Oost.

Deze vacature word beheert door Chris, voor vragen kun je mailen naar c.bootsma@olympia.nl