Medewerker Informatiebeheer

iwhn. 762

GGD Hollands Noorden

Doel van de opdracht

De medewerker informatiebeheer wordt ingezet voor het uitvoeren van wettelijke en noodzakelijke taken op het gebied van informatiebeheer. De opdracht richt zich primair op het wegwerken van bestaande achterstanden en het structureel verbeteren van de informatiehuishouding. Zowel eenmalige correctieve acties als duurzame kwaliteitsborging worden uitgevoerd, conform de Archiefwet en overige relevante wet- en regelgeving.

Achtergrond en urgentie

Door capaciteitsgebrek en externe omstandigheden, waaronder de coronapandemie, zijn de wettelijke verplichtingen met betrekking tot archief- en informatiebeheer niet volledig nagekomen. Dit is onder meer vastgesteld in diverse inspectierapporten. Een goed functionerend informatiebeheer is essentieel voor het borgen van interne processen, het kunnen afleggen van wettelijke verantwoording en het correct kunnen afhandelen van externe informatieverzoeken (zoals op basis van de Wet open overheid - Woo).

Werkzaamheden / taken

De medewerker informatiebeheer verricht uitvoerende en signalerende werkzaamheden, in nauwe samenwerking met de informatieadviseur. De taken omvatten onder andere:

• Uitvoeren van een inhaalslag op het gebied van archiefvernietiging, zowel fysiek als digitaal (o.a. In AFAS);
• Archiefbewerking en inventarisatie met het oog op overdracht, inclusief het archief uit 2007 en dat van een rechtsvoorganger;
• Signaleren van knelpunten en risico's in het informatiebeheer;
• Uitvoeren van kwaliteitscontroles op dossiers, metadata en digitale scans.

Kandidaatomschrijving

De geschikte kandidaat beschikt over de volgende kennis, ervaring en competenties:

• Aantoonbare ervaring met informatie- en archiefbeheer binnen een overheidscontext;
• Grondige kennis van en ervaring met de Archiefwet, de Wet open overheid (Woo), relevante selectielijsten en het werken met metadata;
• Ervaring met zowel digitale informatiesystemen, zoals AFAS en SharePoint (DMS), als met fysieke archiefverwerking;
• In staat om zelfstandig werkzaamheden uit te voeren, zoals archiefvernietiging, archiefverplaatsingen en het uitvoeren van kwaliteitscontroles;
• Beschikt over analytisch vermogen en kan zelfstandig vraagstukken binnen het archief- en informatiebeheer signaleren en oplossen;
• Affiniteit met procesmatig werken en met samenwerking met informatieadviseurs en andere beleidsmatige functies;
• Werkt nauwkeurig, gestructureerd en kwaliteitsgericht, met oog voor duurzame verbetering van de informatiehuishouding.

Eisen

Beschikbaarheid

De kandidaat is per 1 september beschikbaar voor de opdracht.

Werkervaring archiefbeheer en vernietigingsproces

Je beschikt aantoonbaar over werkervaring met archiefbeheer volgens geldende richtlijnen en wetgeving, waaronder de Archiefwet, en heeft ervaring met het uitvoeren en coördineren van het vernietigingsproces van archiefmateriaal.

Kwaliteitssysteem en archiefoverzichten

Je hebt ervaring met het werken met en onderhouden van kwaliteitssystemen binnen informatie- of documentbeheer en kan overzichtelijke en toegankelijke archiefoverzichten opstellen en bijhouden.

Toepassing bewaartermijnen

Je past bewaartermijnen toe conform geldende wet- en regelgeving.

Opleidingsniveau en diploma

Je beschikt minimaal over MBO 4 werk- en denkniveau en is in het bezit van een diploma SOD I en II of een vergelijkbare opleiding, zoals een HBO-opleiding Archiefbeheer of de Leergang Adviseur Recordmanagement (LARM).

Gunningscriteria

Weging prijsdeel:40 %

Relevante werkervaring

Heb je aantoonbare ervaring met archiefbeheer binnen een overheidscontext?

Weging:5 %

Ervaring met digitale systemen

In hoeverre ben je bekend met en vaardig in het werken met de digitale systemen AFAS en SharePoint binnen informatie- of archiefbeheer.

• Geen ervaring met AFAS of SharePoint (1 %)
• Ervaring met één van de twee systemen (4 %)
• Ervaring met zowel AFAS als SharePoint (10 %)

Weging:10 %

Aantal interimopdrachten in de afgelopen 5 jaar

Mate van recente en relevante interimervaring op het gebied van informatie- of archiefbeheer. Toon aan in hoeverre je in staat bent je snel aan te passen en zelfstandig opdrachten uit te voeren binnen overheidsorganisaties.

• 0 opdrachten (1 %)
• 1 opdracht (3 %)
• 2 opdrachten (5 %)
• 3 of meer opdrachten (8 %)

Weging:8 %

Aansluiting bij de publieke taak van de GGD

• Geen aantoonbare affiniteit (1 %)
• Enige betrokkenheid zichtbaar (3 %)
• Duidelijke betrokkenheid en relevante ervaring (5 %)
• Sterk onderbouwde maatschappelijke motivatie en ervaring binnen publieke gezondheid (7 %)

Weging:7 %

Aantal jaren werkervaring in informatie- of archiefbeheer

In hoeverre beschik je over aantoonbare werkervaring in de functie of een vergelijkbare rol binnen informatie- of archiefbeheer

• Minder dan 2 jaar (1 %)
• 2 tot 5 jaar (8 %)
• Meer dan 5 jaar (10 %)

Weging:10 %

Interview

Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.

1. Zelfstandigheid en initiatief
   Kan je zelfstandig werken en problemen aanpakken?
2. Nauwkeurigheid en kwaliteitsgerichtheid
   Werk je zorgvuldig en let je op kwaliteit?
3. Communicatie en samenwerking
   Kun je goed samenwerken en duidelijk communiceren?
4. Flexibiliteit
   Ga je goed om met veranderingen en werkdruk?
5. Procesmatig werken
   Werk je graag volgens duidelijke processen?

Weging:20 %

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 16 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

Screeningsvragen:

• 1. Aantoonbare ervaring met informatie- en archiefbeheer binnen een overheidscontext;
  2. Grondige kennis van en ervaring met de Archiefwet, de Wet open overheid (Woo), relevante selectielijsten en het werken met metadata;
  3. Ervaring met zowel digitale informatiesystemen, zoals AFAS en SharePoint (DMS), als met fysieke archiefverwerking;
  4. Je past bewaartermijnen toe conform geldende wet- en regelgeving.
  5. Je beschikt minimaal over MBO 4 werk- en denkniveau en is in het bezit van een diploma SOD I en II of een vergelijkbare opleiding, zoals een HBO-opleiding Archiefbeheer of de Leergang Adviseur Recordmanagement (LARM).
  6. Heb je aantoonbare ervaring met archiefbeheer binnen een overheidscontext?
  7. In hoeverre ben je bekend met en vaardig in het werken met de digitale systemen AFAS en SharePoint binnen informatie- of archiefbeheer.
  8. Mate van recente en relevante interimervaring op het gebied van informatie- of archiefbeheer. Toon aan in hoeverre je in staat bent je snel aan te passen en zelfstandig opdrachten uit te voeren binnen overheidsorganisaties.

  9. Aansluiting bij de publieke taak van de GGD

  10. In hoeverre beschik je over aantoonbare werkervaring in de functie of een vergelijkbare rol binnen informatie- of archiefbeheer
  11. Voor deze vacature is het schrijven van een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.
  12. Voor zzp-ers: Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee)
  13. Voor detacheerders: Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?