Als Projectsecretaris ben jij de spin in het web binnen onze projectorganisatie (projectbureau i.o.). Je werkt nauw samen met regisseurs ruimtelijke ontwikkeling, projectleiders openbare ruimte, beleidsadviseurs en vakspecialisten. Samen realiseren jullie projecten in de fysieke leefomgeving, zoals gebiedsontwikkelingen, infrastructurele werken en projecten in de openbare ruimte. Jij zorgt ervoor dat de administratieve, organisatorische en financiële processen soepel verlopen en dat er overzicht en structuur is binnen elk project.
Je belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:
•Ondersteunen van regisseurs, projectleiders en adviseurs bij de planning, organisatie en uitvoering van projecten;•Zorgdragen voor het opstellen, actualiseren en bewaken van projectplannen, actielijsten en (financiële) voortgangsrapportages;•Organiseren en notuleren van project overleggen en bestuurlijke bijeenkomsten, voorbereiden van besluitvorming en opvolgen van acties;
•Beheren van projectdossiers en zorgen voor overzichtelijke, toegankelijke documentatie (digitaal en fysiek);
•Verantwoordelijk voor interne en externe communicatie, zoals nieuwsbrieven, updates en presentaties;
•Ondersteunen bij inkoopprocedures, aanbestedingen, contractbeheer en subsidieaanvragen;
•Signaleren van knelpunten en kansen in de uitvoering en hierover adviseren;
•Fungeren als aanspreekpunt voor collega’s en externe partijen binnen de projecten.
Jij brengt structuur, overzicht en continuïteit – en maakt zo het verschil in onze projecten.