Projectondersteuning JTF projecten

ml. T157581

Leo Loopbaan

Taken:
De taken behorende bij deze uitvraag zijn als volgt:

Hoofdactiviteiten:
1. Projectadministratie en voortgangsbewaking

• Bijhouden van projectdocumentatie, actielijsten en deadlines.
• Ondersteunen bij het opstellen van voortgangsrapportages en samenvattingen.
• Verwerken en bewaken van planningen en deliverables per werkpakket.
• Bijhouden van KPI's en mijlpalen in overzichtelijke formats of dashboards.

2. Organisatie van bijeenkomsten en overleggen

• Plannen en voorbereiden van overleggen met projectleiders, partners en stakeholders.
• Verzorgen van verslaglegging (notulen, actielijsten, opvolging).
• Regelen van locaties, catering en benodigde middelen bij fysieke bijeenkomsten.
• Beheren van (digitale) overlegstructuren zoals Teams, SharePoint of andere platforms.

3. Communicatie en interne afstemming

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor praktische vragen vanuit partners en collega's.
• Ondersteunen in het voorbereiden en redigeren van communicatie-uitingen (zoals mails, nieuwsbrieven, uitnodigingen).
• Onderhouden van contact met betrokken uitvoerende partijen, onder regie van de projectleider.

4. Financiële en administratieve ondersteuning

• Verzamelen en ordenen van onderbouwing voor declaraties en rapportages.
• Ondersteunen bij het opstellen van budgetoverzichten, urenregistraties en uitgavenmonitoring.

5. Ondersteuning bij uitvoering van activiteiten

• Meehelpen bij de organisatie van workshops, events en andere programmadagen.
• Praktische ondersteuning bij de communicatie en uitvoering van trajecten (werkpakketten als experiences, alumni, communityvorming (zoals inschrijving, bevestigingen, locatie-afspraken).
• Ondersteunen bij dataverzameling, zoals deelnemerslijsten, feedbackformulieren en evaluaties. 

6. Informatiebeheer en systeemondersteuning

• Up-to-date houden van projectbestanden in gedeelde mappen (zoals SharePoint, Teams, OneDrive).
• Ordenen en archiveren van relevante documenten (projectplannen, overeenkomsten, communicatie-uitingen).
• Ondersteunen bij gebruik van projecttools en monitoringsystemen.

Focus van de rol:
De projectondersteuner zorgt voor structuur, overzicht en soepele uitvoering binnen werkpakketten. Door praktische en administratieve ondersteuning ontlast deze rol de projectleiders, zodat zij zich kunnen richten op inhoud, sturing en projectleiding.

Eisen

• Je beschikt aantoonbaar over een afgeronde hbo opleiding of hbo werk- en denkniveau. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• Geef aan hoeveel jaren relevante werkervaring je hebt.
• Van de kandidaat wordt verwacht dat deze aantoonbare werkervaring heeft in een rol als projectondersteuner binnen complexe projecten of programma's.
  Beschrijf concreet welke projecten dit betrof, welke taken werden uitgevoerd, en waarom dit relevant is voor deze opdracht.
• De kandidaat beschikt over ervaring met het opstellen, verwerken en/of beheren van projectdocumentatie, rapportages en planningen.
  Beschrijf voorbeelden waarin dit is toegepast en hoe dit bijdroeg aan het succes van een project.
• Van de kandidaat wordt verwacht dat deze aantoonbare ervaring heeft met het plannen en organiseren van projectbijeenkomsten (zoals overleggen, werksessies, events) en het verzorgen van bijbehorende communicatie.
  Beschrijf wat je rol hierin was en welke competenties dit laat zien.
• De kandidaat is vaardig in het werken met systemen zoals Microsoft Office, Teams, SharePoint.
  Beschrijf welke tools en systemen je beheerst en hoe deze ervaring relevant is.
• Gezien de dynamiek van de projecten wordt van de kandidaat verwacht dat deze flexibel inzetbaar is, proactief communiceert en zelfstandig prioriteiten kan stellen.
  Beschrijf voorbeelden waarin je deze kwaliteiten heeft laten zien.
• Van de kandidaat wordt verwacht dat deze ruime aantoonbare werkervaring heeft in complexe omgevingen waarbij er geschakeld en rekening moet worden gehouden met diverse partners en stakeholders. Beschrijf waaruit deze ervaring bestaat en waaruit blijkt dat dit dit relevant is. Hieruit moet naar voren komen dat er bekendheid is met de specifieke dynamiek in dergelijke omgevingen.
• Het is een pré als de kandidaat ervaring heeft opgedaan in projecten of programma's op het gebied van arbeidsmarkt, onderwijs, of regionale samenwerking.
  Beschrijf wat de rol was, welke context dit betrof, en hoe dit relevant is.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Je beschikt aantoonbaar over een afgeronde hbo opleiding of hbo werk- en denkniveau. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
  2. Geef aan hoeveel jaren relevante werkervaring je hebt.
  3. Van de kandidaat wordt verwacht dat deze aantoonbare werkervaring heeft in een rol als projectondersteuner binnen complexe projecten of programma's.
     Beschrijf concreet welke projecten dit betrof, welke taken werden uitgevoerd, en waarom dit relevant is voor deze opdracht.
  4. De kandidaat beschikt over ervaring met het opstellen, verwerken en/of beheren van projectdocumentatie, rapportages en planningen.
     Beschrijf voorbeelden waarin dit is toegepast en hoe dit bijdroeg aan het succes van een project.
  5. Van de kandidaat wordt verwacht dat deze aantoonbare ervaring heeft met het plannen en organiseren van projectbijeenkomsten (zoals overleggen, werksessies, events) en het verzorgen van bijbehorende communicatie.
     Beschrijf wat je rol hierin was en welke competenties dit laat zien.
  6. De kandidaat is vaardig in het werken met systemen zoals Microsoft Office, Teams, SharePoint.
     Beschrijf welke tools en systemen je beheerst en hoe deze ervaring relevant is.
  7. Gezien de dynamiek van de projecten wordt van de kandidaat verwacht dat deze flexibel inzetbaar is, proactief communiceert en zelfstandig prioriteiten kan stellen.
     Beschrijf voorbeelden waarin je deze kwaliteiten heeft laten zien.
  8. Van de kandidaat wordt verwacht dat deze ruime aantoonbare werkervaring heeft in complexe omgevingen waarbij er geschakeld en rekening moet worden gehouden met diverse partners en stakeholders. Beschrijf waaruit deze ervaring bestaat en waaruit blijkt dat dit dit relevant is. Hieruit moet naar voren komen dat er bekendheid is met de specifieke dynamiek in dergelijke omgevingen.
  9. Het is een pré als de kandidaat ervaring heeft opgedaan in projecten of programma's op het gebied van arbeidsmarkt, onderwijs, of regionale samenwerking.
     Beschrijf wat de rol was, welke context dit betrof, en hoe dit relevant is.
  10. Voor deze vacature is het schrijven van een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.
  11. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?