Standplaats: 'S-GRAVENHAGE
Duur: 02-07-2025 - 02-01-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 13-06-2025
Organisatie:
Bij BZ zijn wereldwijd ongeveer 5000 medewerkers werkzaam op vertegenwoordigingen in ca. 130 landen. Deze vertegenwoordigingen zijn verbonden in één wereldwijde ICT-infrastructuur bestaande uit diverse informatiesystemen, netwerken en communicatiemiddelen. Binnen BZ zijn een groot aantal IV-taken gebundeld bij de Directie Informatievoorziening en Digital Innovatie (IDI). IDI regisseert o.a. de relatie tussen klanten/opdrachtgevers en leveranciers, met als doel de primaire processen van BZ optimaal te ondersteunen en de medewerkers van BZ zo flexibel mogelijk te laten werken met een eigentijdse, veilige en betrouwbare digitale werkomgeving. Het beheer en onderhoud van de ICT-omgeving (applicaties en techniek) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) is uitbesteed aan diverse leveranciers, zowel commerciële marktpartijen als overheidsinstellingen. De IDI-organisatie is verantwoordelijk voor strategische regievoering en ondersteuning van de CIO bij het uitvoeren van zijn (inter-) departementale taken op bestuursniveau alsmede voor tactische regievoering (vraag van projectleiders en directeuren / aanbod van SSC's en andere externe leveranciers) en operationeel niveau (vraag van verschillende gebruikersgroepen en aanbod van specifieke diensten door derden).
Functieomschrijving
Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is per direct op zoek naar een senior PMO (projectmanagement ondersteuner). De functie behelst het ondersteunen bij de projecten die onder verantwoordelijkheid van drie projectmanagers worden gerealiseerd, zoals het bijhouden van planningen en projectdocumentatie, het zelfstandig maken van (financiële) rapportages, het bewaken van actiepunten en processen en het plannen en gestructureerd notuleren van projectoverleggen en Stuurgroepen. Ook het smart vastleggen en proactief en tijdig najagen van actiepunten die voortkomen uit deze overleggen behoort tot de taken van de senior PMO.
Voor deze functie is het een pré als de senior PMO affiniteit en ervaring heeft met informatiebeveiliging en de terminologie en processen die hiermee samenhangen. De senior PMO wordt functioneel en inhoudelijk aangestuurd en begeleid door vier projectmanagers die werkzaam zijn binnen de Directie IDI (Directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie).
Typering en taken
De gezochte senior PMO:
• Ondersteunt de drie projectmanagers bij hun projecten
• Verzorgt de voorbereidingen en de notulen van Stuurgroepen en projectoverleggen
• Ondersteunt proactief bij het vastleggen en bewaken op tijdige afdoening van actiepunten die hieruit voortvloeien
• Is zelf actiehouder voor allerhande zaken vanuit de betreffende projecten
• Verzorgt planningen en rapportages middels de daarvoor aangewezen tools
• Houdt projectdocumentatie / projectdossiers bij in de hiervoor aangewezen systemen
• Bewaakt de administratieve voortgang en kwaliteit van de betreffende projecten
• Bewaakt projectbudgetten
• Signaleert projectissues en stelt oplossingen voor
• Draagt (mede) zorg voor agendabeheer van de projectleiders
• Beheert de verschillende projectsites in SharePoint
• Vervangt de projectmanager bij diens afwezigheid
Achtergrond opdracht
Werkomgeving
Binnen IDI-AI lopen momenteel meerdere projecten die in verschillende fasen van uitvoering verkeren. Door de groei in zowel het aantal projecten als de complexiteit ervan, is er een duidelijke noodzaak ontstaan voor structurele ondersteuning in de dagelijkse projectvoering.
Om de projectleiders optimaal te kunnen ontlasten en de voortgang en kwaliteit van de projecten te waarborgen, is de inzet van een Project Management Ondersteuner (PMO'er) noodzakelijk.
De PMO'er zal zich richten op een breed scala aan werkzaamheden, waaronder:
• Het inplannen en voorbereiden van meetings
• Het notuleren van overlegmomenten
• Het bewaken van actielijsten en deadlines
• Het ondersteunen bij rapportages
• Het verzorgen van projectdocumentatie
Daarnaast zal de PMO'er bijdragen aan een gestroomlijnde communicatie tussen de verschillende betrokken teams en stakeholders.
Door de inzet van een PMO'er wordt de efficiëntie verhoogd, ontstaat er meer structuur in de projectuitvoering en kunnen de projectleiders zich richten op hun kerntaken, zoals de inhoudelijke sturing en besluitvorming. Hiermee leveren we een belangrijke bijdrage aan het succes en de tijdige realisatie van de lopende en geplande projecten binnen IDI-AI.
Functie-eisen:
Prince 2
Uitgebreide kennis van projectmanagementmethodieken en -tools
Meerdere jaren ervaring met het werken in projectomgevingen
Goede vaardigheid in het gebruik van Mixrosoft Excel / Sharepoint
Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
Wensen:
Ervaring met de Principle Toolbox is een pre.
Ervaring bij de rijksovereid is een pre.