Projectmanager Sturingsprincipes en tijdschrijven

ml. T155943

Provincie Zuid Holland

Specificatie

Als Projectmanager (Ambtelijk Opdrachtnemer) tijdschrijven ben je verantwoordelijk voor het mede opstellen van sturingsprincipes en de implementatie van (een nog aan te schaffen) tijdregistratie(systeem) binnen de provincie Zuid-Holland. Dit is een cruciaal middel om inzicht te krijgen in de arbeidscapaciteit, zodat we als organisatie flexibel en wendbaar kunnen inspelen op veranderende vraagstukken.

Het doel van deze opdracht is om een solide, efficiënt en gebruiksvriendelijk tijdschrijfsysteem te implementeren, wat als sturingsprincipe aansluit bij de strategische doelstellingen van de provincie. Dit gebeurt binnen het bredere kader van het capaciteitsplan, waarin vraag en aanbod van arbeidscapaciteit worden geoptimaliseerd.

Wij willen een organisatie zijn die wendbaar inspeelt op datgene wat onze omgeving en ons bestuur van ons vragen. Dat betekent flexibele en wendbare inzet van onze arbeidscapaciteit. De dynamiek in de maatschappij onderstreept het belang om continu aandacht te schenken aan het werk dat we doen. Met de vragen in ons achterhoofd zoals: "Hoe kunnen we juist die dingen doen die ertoe doen?" en "Besteden we op dit moment ook de meeste energie aan de belangrijkste taken?". Om deze vragen te kunnen beantwoorden hebben we inzicht nodig in de inzet van ons allemaal.

Om grip te krijgen op de arbeidscapaciteit zijn er een aantal acties in gang gezet, waaronder het maken van een (arbeids)capaciteitsplan, scherpere planning en registratie van de inzet. Om de cirkel rond te maken is het nodig om inzicht te krijgen in de gerealiseerde uren.

Dit is de opdracht:

Als Projectmanager (AON) Tijdschrijven speel je een cruciale rol in het realiseren van een succesvolle implementatie van tijdschrijven binnen de organisatie.

Je werkzaamheden omvatten:

• Op basis van een voorgenomen besluit door de directie, het opstellen van een plan voor verdere besluitvorming met de medega om te komen tot definitieve besluitvorming; 
• Begeleiding van de implementatie: Na besluitvorming coördineren van het implementatieproces van tijdschrijven, inclusief de aansluiting op het capaciteitsplan en de mogelijke inzet van het bestaande tijdschrijfsysteem Sagitta. Hierbij houdt je tevens rekening met de wensen en mogelijkheden voor verwerking in onze financiële systeem; 
• Ontwikkelen en optimaliseren van beleid: Opstellen van richtlijnen, instructies en ondersteunende documentatie om de effectiviteit van tijdschrijven te waarborgen.
• Communicatie en stakeholdermanagement: Het creëren van draagvlak binnen de organisatie, inclusief de samenwerking met directie, OR, P-managers en medewerkers.
• Uitvoeren van pilots: Begeleiden van de testfase in verschillende organisatieonderdelen en analyseren van knelpunten om tot een succesvolle concernbrede uitrol te komen.
• Evaluatie en continue verbetering: Monitoren van de implementatie en het aanbrengen van verbeteringen op basis van feedback en data-analyse.
• Training en ondersteuning: Zorgdragen voor de kennisoverdracht en het trainen van medewerkers en leidinggevenden in het gebruik van het tijdschrijfsysteem.

Context

In het kader van het OGO-model (opgave gericht organiseren) waarmee de Provincie werkt is er geen 1-op-1 relatie meer tussen de "organisatie-eenheid" en de vaste taken en daarmee de werkzaamheden van individuele medewerkers. In de situatie vóór OGO werd bijvoorbeeld de bekostiging van personele kosten herleid op basis van taken van bureaus en afdelingen. Dat is in de OGO-organisatie met de scheiding van O(pdrachten) en P(ersoneel) niet meer mogelijk. Er is dus noodzaak voor een andere vorm van registratie van de arbeidscapaciteit aan zowel de O- als de P-zijde van de organisatie. Het capaciteitsplan is het "contract" tussen de O- en de P-kant van de organisatie. Welke capaciteit wordt op welke opgave/opdracht ingezet. Een tweede versie van het plan is gereed waarbij op het niveau van de beleidsprestatie de totale capaciteit is verdeeld. Daarnaast zijn de medewerkers gematcht binnen dit capaciteitsplan op de werkzaamheden binnen de beleidsprestaties.

Een volgende stap is inzicht in de gerealiseerde uren om zodoende inzicht te krijgen waar we als organisatie onze capaciteit (daadwerkelijk) aan besteden en welke consequentie(s) dat eventueel kan hebben voor het capaciteitsplan. Op deze manier willen we inzicht krijgen in de inzet van onze medewerkers en kunnen we sturen op de realisatie van de gemaakte afspraken in het capaciteitsplan, het zogenoemde "contract" tussen O en P.

Om bovenstaande in de praktijk te brengen is het tevens van belang om mogelijke weerstand tegen tijdschrijven goed te managen. Dat betekent o.a. Helder maken wat de doelen en de verwachtingen zijn van een ieder in de organisatie. Deze tijdelijk opdracht (+/- 6 maanden) gaat in eerste instantie over fase 1 (sturingsprinciepes en plan tot definitieve besluitvorming) en fase 2 draagvlak en implementatie. De laatste fasen 3 (borging) en 4 (optimalisatie) worden op een later moment ingevuld.

Dit maakt de opdracht interessant 

• Je krijgt een sleutelrol in een organisatiebrede transitie op het gebied van arbeidscapaciteit en strategische sturing; 
• Je hebt nauw contact met de medezeggeschap als een van de belangrijke stakeholders;
• Je werkt samen met een breed scala aan professionals binnen de provincie;
• Je hebt ruimte voor eigen initiatief en innovatieve oplossingen;
• Je draagt bij aan een efficiëntere inzet van personeel en een verbeterd inzicht in de prestaties van de organisatie.

Eisen

• Minimaal een HBO diploma in de richting van Human Resource Management of vergelijkbaar;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in project- én verandermanagement; 
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met de cultuur en gedrag kant van de implementatie van organisatie brede systemen;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het aansturen van een projectteam met inhoudelijke experts;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het functioneren van openbaar bestuur en de daarmee samenhangende besluitvormingsprocessen.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Minimaal een HBO diploma in de richting van Human Resource Management of vergelijkbaar;
  2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in project- én verandermanagement; 
  3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met de cultuur en gedrag kant van de implementatie van organisatie brede systemen;
  4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het aansturen van een projectteam met inhoudelijke experts;
  5. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het functioneren van openbaar bestuur en de daarmee samenhangende besluitvormingsprocessen.
  6. Voor deze vacature is het schrijven van een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.
  7. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?