Programmasecretaris team JZB

ml. T153439

Gemeente Amsterdam

Opdrachtomschrijving

Als programmasecretaris binnen het informele team Jeugd, Zorg en Basisvoorzieningen (JZB), ondersteun je de ambtelijk opdrachtgevers in de realisatie van circa 70 maatschappelijke voorzieningen in Amsterdam en Weesp. Deze voorzieningen zijn essentieel voor een leefbare, inclusieve en toegankelijke stad.

Je speelt een centrale rol in het plannen, organiseren en structureren van samenwerking binnen een multidisciplinair team van opdrachtgevers, adviseurs, project- en bouwmanagers. Je brengt structuur aan in MS Teams, borgt werkprocessen en organiseert diverse overleggen en bijeenkomsten. Je werkt proactief, denkt vooruit, en bewaakt planningen en deadlines.

Je ondersteunt in:

• Structureren en beheren van werkdossiers (MS Teams)
• Organiseren van overleggen, presentaties en themabijeenkomsten
• Coördineren van rapportages en bestuurlijke besluitvorming
• Opstellen van agenda's, verslaglegging, actie-uitzet en opvolging
• Bewaken van deadlines, voortgang en processen
• Verbetering en borging van werkprocessen

Je rapporteert minimaal tweewekelijks aan één van de ambtelijk opdrachtgevers, inclusief agendapunten vooraf en vastlegging van besproken risico's achteraf. Je zorgt ervoor dat alle betrokkenen tijdig en correct zijn geïnformeerd.

Gemeentelijke context

De directie Maatschappelijke Voorzieningen (MV) zorgt samen met beleidsdirecties en gebiedsteams voor de ontwikkeling en exploitatie van maatschappelijke voorzieningen. Binnen het sociale en fysieke domein levert MV een actieve bijdrage aan een inclusieve en gezonde stad.

Eisen 

1. Je bent niet in de afgelopen 2 jaar in loondienst geweest bij gemeente Amsterdam.
2. Je beschikt over hbo werk- en denkniveau, met een erkend hbo-diploma (document verplicht meenemen naar het gesprek).
3. Je hebt minimaal 1 jaar ervaring als project-/programmasecretaris.
4. Je hebt minimaal 1 jaar ervaring met het werken in Microsoft Teams.
5. Je toont aantoonbare competenties in: initiatief, verantwoordelijkheid, samenwerken, resultaatgerichtheid, communicatie en omgevingsbewustzijn.

Wensen 

1. Je hebt minimaal 1 jaar ervaring met projectmanagement binnen een grote gemeentelijke organisatie.
2. Je hebt minimaal 1 jaar ervaring in een coördinerende rol.
3. Je hebt aantoonbare kennis van verandermanagement.

Sollicitatie-instructie

• Geef in maximaal 1 A4 aan waarom jij de meest geschikte bent voor deze opdracht.
• Vermeld minimaal 1 relevante referentie, inclusief:
  • Organisatie
  • Naam contactpersoon
  • Telefoonnummer

Let op: de referentie dient op de hoogte te zijn en kan na het gesprek worden benaderd.

Overige informatie

De gemeente Amsterdam streeft naar een personeelsbestand dat een afspiegeling vormt van de beroepsbevolking van de stad. Iedereen is welkom, ongeacht achtergrond of identiteit.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

Screeningsvragen:

• 1. Je bent niet in de afgelopen 2 jaar in loondienst geweest bij gemeente Amsterdam.
  2. Je beschikt over hbo werk- en denkniveau, met een erkend hbo-diploma (document verplicht meenemen naar het gesprek).
  3. Je hebt minimaal 1 jaar ervaring als project-/programmasecretaris.
  4. Je hebt minimaal 1 jaar ervaring met het werken in Microsoft Teams.
  5. Je hebt minimaal 1 jaar ervaring met projectmanagement binnen een grote gemeentelijke organisatie.
  6. Je hebt minimaal 1 jaar ervaring in een coördinerende rol.
  7. Je hebt aantoonbare kennis van verandermanagement.
  8. Geef in maximaal 1 A4 aan waarom jij de meest geschikte bent voor deze opdracht.
  9. Vermeld minimaal 1 relevante referentie, inclusief:
     • Organisatie
     • Naam contactpersoon
     • Telefoonnummer
  10. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?