Administratief medewerker Bedrijfsbureau Vastgoed

Als Ondersteuner Bedrijfsbureau ben jij de spil in structuur, veiligheid en informatiemanagement binnen afdeling Vastgoed.

Als administratief medewerker van het bedrijfsbureau heb je een belangrijke rol in de ondersteuning van de directie Vastgoed. Je draagt bij aan de optimalisatie van werkprocessen, informatiemanagement en contractbeheer. Jij zorgt ervoor dat alle procedures binnen de afdeling soepel verlopen en bent een vraagbaak voor anderen.

Je werkt nauw samen met collega's van verschillende teams binnen de directie Vastgoed en zorgt ervoor dat processen rondom veiligheid, contracten en informatiemanagement goed geborgd zijn. Dankzij jouw inzet blijven werkzaamheden overzichtelijk, gestructureerd en conform beleid uitgevoerd. Jouw werkzaamheden zijn: 

• Toezien op de naleving van veiligheidsvoorschriften en het registreren van trainingen en certificeringen. 
• Ondersteuning bieden bij contractbeheer, zoals het vastleggen van afspraken en het beheren van contractpartners. 
• Coördineren en verwerken van informatiemanagementvraagstukken, inclusief documentbeheer en softwaregebruik. 
• Communicatie verzorgen binnen de afdeling, bijvoorbeeld via nieuwsbrieven en informatie-updates. 
• Ondersteuning bieden bij uitwerking en implementatie van procedures.
• Bewaking voortgang van uitgezette acties binnen directie Vastgoed en ander interne afdelingen en externe partijen. 

De directie Vastgoed is, als onderdeel van de directie Bedrijfsvoering, verantwoordelijk voor het beheer, onderhoud en de instandhouding van de gebouwen, terreinen en gebouw gebonden installaties. Ook grote renovaties, nieuwbouw en sloop worden vanuit de directie Vastgoed geïnitieerd en uitgevoerd. Zowel qua technische inhoud en diversiteit als qua grootte is het Erasmus MC een bijzondere omgeving.

Vanaf mei 2018 heeft de Nieuwbouw 200.000 m2 van de meest moderne technieken gecombineerd met 'oude' technieken in een zeer diverse technische omgeving waarin zowel zorg als research plaatsvindt. Hiermee is de totale gebruiksoppervlakte van Erasmus MC 450.000 m2. In een open en mensgerichte cultuur werken we er hard aan om zorg en wetenschap zo goed mogelijk te faciliteren.

Je komt te werken binnen de afdeling Bedrijfsbureau, een dynamische en veelzijdige afdeling die een cruciale rol speelt binnen de directie Vastgoed. Het team ondersteunt en faciliteert de teams Strategie, Techniek en Duurzaamheid, Projecten en Beheer en Onderhoud. De afdeling draagt bij aan een efficiënte en goed georganiseerde werkomgeving, waarin samenwerking en kwaliteit centraal staan. 

Binnen het Bedrijfsbureau krijg je verantwoordelijkheid en de mogelijkheid om processen te verbeteren en structureren. Je maakt deel uit van een hecht team met een informele sfeer, waar professionaliteit en collegialiteit samengaan.

Je bent georganiseerd en helpt proactief met oog voor detail. Je vindt het leuk om processen soepel te laten verlopen en ondersteunt collega's graag. Daarnaast heb je goede communicatievaardigheden en een praktische instelling. Je kunt zelfstandig werken, maar samenwerken in een team is natuurlijk voor jou. Als je verbeterideeën hebt, staan we open voor suggesties. Goede communicatie- en samenwerkingsvaardigheden en een nauwkeurige werkwijze. Verder heb je:

• Een mbo- of hbo-opleiding, bijvoorbeeld in administratie, facilitair management of informatiemanagement. 
• Ervaring met administratieve en organisatorische werkzaamheden binnen een complexe organisatie. 
• Affiniteit met contractbeheer, informatiemanagement en veiligheidsbeleid.