Secretaris

mag. 250507-MBO-005

Rijkswaterstaat

Als secretaris van het werkveld Machineveiligheid RWS zorg jij voor het opzetten en optimaal functioneren van een loketfunctie. Deze functie ontvangt vragen vanuit de organisatie, registreert ze en zet ze uit bij de juiste collega's of gremia. Je bewaakt de voortgang en stuurt bij waar nodig. Je hebt kennis van de belangen van zowel de Rijkswaterstaat projectenorganisaties (GPO, PPO, CIV) als ook de beheerders (Regio's) en kunt daar onafhankelijk mee omgaan.

Het programma Machineveiligheid RWS wil, gezien de V&R-opgave en ontwikkelingen op het IA-gebied, doorontwikkelen en zorgen dat objecten in de toekomst machineveilig zijn. Je draagt bij aan deze verandering in lijn met de ambitie van het Bestuur RWS omtrent (machine)veiligheid.

1. Informatievoorziening van de Community of Practice Machineveiligheid op orde houden en acties monitoren:
   • Beheer van mailbox
   • Intranetpagina
   • SharePoint-omgeving
2. Ondersteuning van de programmamanager en het kernteam:
   • Bijhouden van issuelijst
   • Beheer van ETMV-intakes en verslaglegging
   • Templates voor verslaglegging beheren
   • Overzichten project, regio, medewerker, fasering
   • Beheer welkomstpakket
   • Tekenronde besluiten begeleiden en aanvraag documentnummers
   • Agendabeheer en reserveren vergaderzalen
   • Beheer van documenten en herstructureren van de SharePoint
3. Organiseren en verslaglegging van de CoP Machineveiligheid-bijeenkomsten
4. Correcte ontvangst, registratie en uitzetten van vragen/verzoeken
5. Bewaken en beoordelen van Actualiteit, Betrouwbaarheid en Compleetheid (ABC) van gegevens
6. Sturing op noodzakelijke processtappen voor het CE-markeringsproces

• De secretaris is volwaardig lid van het kernteam MV en de Community of Practice
• Werkt zelfstandig op basis van wekelijkse overleggen en werkafspraken
• Doet voorstellen voor aanpak en verbetervoorstellen
• Inhoudelijke issues bespreekt de secretaris met de trekker van de CoP
• Periodiek overleg met het afdelingshoofd GPO IB Veiligheid & Kwaliteit over voortgang

• Duidelijke communicatie en verwachtingsmanagement m.b.t. Inhoud en proces
• Accuratesse
• Organisatiesensitiviteit

1. Minimaal 3 jaar aantoonbare kennis van en werkervaring met bedrijfsvoeringsprocessen bij een (overheids)organisatie
2. Minimaal een administratieve opleiding op middelbaar niveau
3. Aantoonbaar HBO werk- en denkniveau, opgedaan middels minimaal 3 jaar werkervaring

1. Aantoonbare kennis van en ervaring met informatiesystemen zoals SharePoint en OneNote, en het creëren, plaatsen en beheren van content in een digitale omgeving
2. Beschikken over genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar via cv, motivatiebrief en/of sollicitatiegesprek)
3. Affiniteit met techniek is een pré, bij voorkeur basale kennis van de machinerichtlijn/machineveiligheid
4. Kennis van het Aanleg- en Onderhoudsproces en het Omgevings- en Assetmanagementproces

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Minimaal 3 jaar aantoonbare kennis van en werkervaring met bedrijfsvoeringsprocessen bij een (overheids)organisatie
  2. Minimaal een administratieve opleiding op middelbaar niveau
  3. Aantoonbaar HBO werk- en denkniveau, opgedaan middels minimaal 3 jaar werkervaring
  4. Aantoonbare kennis van en ervaring met informatiesystemen zoals SharePoint en OneNote, en het creëren, plaatsen en beheren van content in een digitale omgeving
  5. Affiniteit met techniek is een pré, bij voorkeur basale kennis van de machinerichtlijn/machineveiligheid
  6. Kennis van het Aanleg- en Onderhoudsproces en het Omgevings- en Assetmanagementproces
  7. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?
  8. Heb je de komende maanden vakantie gepland?
  9. Hoeveel uur ben je beschikbaar?
  10. Per wanneer ben je beschikbaar?
  11. Voor deze opdracht is het verplicht om je woonplaats, postcode en geboortedatum door te geven. Staan deze in je CV? Anders hier doorgeven.
  12. Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.