Projectondersteuner -Project A20

Mag 250502-SVA-004. Rijkswaterstaat 

Organisatie 

Rijkswaterstaat is op zoek naar een Projectondersteuner. Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving:

Het project A20 Nieuwerkerk aan den IJssel-Gouda van het organisatieonderdeel Verkenning en Planuitwerkingen binnen RWS West-Nederland Zuid zoekt een projectsecretaris. Het project A20 Nieuwerkerk Gouda bevindt zich in de fase Planuitwerking + Contractvoorbereiding. Het projectteam van Rijkswaterstaat vervult de rol van opdrachtgever, wat veel kennis, ervaring en creativiteit vereist, evenals een balans tussen effectiviteit en efficiëntie. Het team bestaat uit circa 65 collega's in verschillende rollen. Als projectsecretaris draag jij een belangrijke, zichtbare bijdrage aan het effectief en efficiënt draaien van het projectsecretariaat en de gehele projectorganisatie.

Wij zoeken een proactieve, nauwkeurige projectondersteuner met uitstekende communicatieve vaardigheden. Je kunt meerdere taken tegelijk beheren en hebt de ervaring om snel de context en werkzaamheden te begrijpen. Je zorgt ervoor dat het projectmanagementteam soepel draait door snel en effectief informatie te verwerken en ondersteuning te bieden waar nodig. Je maakt deel uit van het cluster Projectbeheersing en legt verantwoording af aan de Manager Projectbeheersing. Je schakelt direct met de Projectmanager voor een groot deel van je werkzaamheden.

Wat ga je doen?

• Nauwkeurig bijhouden van actielijsten en notuleren van diverse overleggen.

• Inplannen van complexe afspraken met interne en externe stakeholders.

• Voorbereiden en organiseren van projectbrede (sociale) bijeenkomsten.

• Managen van documenten en informatiestromen: screenen, doorverwijzen en afhandelen van post en e-mails binnen het project.

• Coördineren van operationele bedrijfsprocessen rondom het projectsecretariaat, de logistiek en huisvesting van de projectorganisatie.

• Bijhouden van project-specifieke documenten/lijsten zoals organogram, distributielijsten.

• Onderhouden van contacten met interne en externe medewerkers en proactief reageren op vragen.

• Ondersteunen bij de voorbereidingen van wekelijkse (deel) projectteamvergaderingen: verspreiden van agenda en bijbehorende stukken, bewaken van acties en deadlines.

• Gebruik van DocGen voor officiële sjablonen en brieven.

• Ondersteunen bij het voorbereiden van stukken en presentaties voor de Stuurgroep.

• Stukken aanbieden voor archivering en dossierbeheer.

• Beheren van rechten in diverse systemen en project-specifieke passen en eigendommen (toegang gebouwen, parkeerpassen, sleutels).

Meest essentiële competenties:

• Nauwkeurig, proactief, energiek en oplossingsgericht.

• Zelfstandig en communicatief vaardig.

• Flexibel en in staat snel te schakelen.

• Systematisch denkvermogen en in staat prioriteiten te stellen.

• Samenwerkingsgericht.

Eisen:

1. Een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding op minimaal hbo-niveau.

2. Minimaal 3 jaar werkervaring op het gebied van projectondersteuning/projectsecretaris bij grote infrastructurele projecten bij een overheidsorganisatie.

3. Beschikbaarheid van 2 dagen per week (dinsdagen en donderdagen) om op locatie in Rotterdam te werken; overige uren flexibel in te vullen (evt. Vanuit huis).

4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met MS Office-pakketten.

Wensen:

1. Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).

2. Aantoonbare ervaring met werken in projecten bij Rijkswaterstaat.

3. Aantoonbare werkervaring met CONNECT of andere SharePoint-omgevingen.

4. Aantoonbare werkervaring met het plannen, organiseren en maken van gespreksverslagen van bijeenkomsten/vergaderingen.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding op minimaal hbo-niveau.

  2. Minimaal 3 jaar werkervaring op het gebied van projectondersteuning/projectsecretaris bij grote infrastructurele projecten bij een overheidsorganisatie.

  3. Beschikbaarheid van 2 dagen per week (dinsdagen en donderdagen) om op locatie in Rotterdam te werken; overige uren flexibel in te vullen (evt. Vanuit huis).

  4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met MS Office-pakketten.

  5. Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).

  6. Aantoonbare ervaring met werken in projecten bij Rijkswaterstaat.

  7. Aantoonbare werkervaring met CONNECT of andere SharePoint-omgevingen.

  8. Aantoonbare werkervaring met het plannen, organiseren en maken van gespreksverslagen van bijeenkomsten/vergaderingen.

  9. Heb je de komende maanden vakantie gepland?

  10. Hoeveel uur ben je beschikbaar?

  11. Per wanneer ben je beschikbaar?

  12. Voor deze opdracht is het verplicht om je woonplaats, postcode en geboortedatum door te geven. Staan deze in je CV? Anders hier doorgeven.

  13. Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.
  14. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris?