Documentalist -Sluizenwerf

Mag 250425-SVA-003. Rijkswaterstaat 

Functieomschrijving
Rijkswaterstaat is op zoek naar een Documentalist.

Over Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving
De opdracht omvat het uitvoeren van beheer op de archivering in het document management systeem door projectmedewerkers.
Werkzaamheden zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie zijn onderdeel van deze opdracht.
Belangrijke aspecten:

• Opstellen en actualiseren van het ordeningsplan.

• Waarderen van dossiers.

• Autoriseren van medewerkers.

• Geven van trainingen/opleidingen aan projectmedewerkers.

• Coachen van projectmedewerkers omtrent hun verantwoordelijkheid in documentbeheer en archiefvorming.

Specifieke taken:

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.

• Verlenen en intrekken van autorisaties in het DMS.

• Maken van standaardweergaven of zoekvragen binnen het DMS.

• Instructie geven aan nieuwe projectmedewerkers.

• Toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren van (sub)dossiers.

• Actualiseren van documenten m.b.t. Projectarchiefbeheer.

• Verplaatsen van documenten of (sub)dossiers.

• Toezien op correcte documentverwerking en routeren van post- en e-mailstukken.

• Melden van storingen aan Functioneel Beheer.

• Inventariseren van verbetervoorstellen m.b.t. Applicaties.

Resultaat opdracht:

1. Een ingericht projectarchief dat voldoet aan gemaakte afspraken en RWS-kwaliteitseisen.

2. Actuele middelen beschikbaar voor documentbeheer en archivering (o.a. Autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Leiding en toezicht:
De werkzaamheden worden uitgevoerd onder leiding van de opdrachtgever.

Meest essentiële competenties:

• Analyseren / analytisch denkvermogen.

• Dienstverlenende en klantgerichte instelling.

• Hands-on mentaliteit.

• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (rapportages, instructies).

• Luistervaardigheid.

• Nauwkeurigheid.

• Omgevingsbewustzijn.

• Proactieve instelling.

• Plannen en organiseren.

• Zelfontwikkeling en zelfstandigheid.

1. Minimaal hbo werk- en denkniveau, met afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.

2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met Document Management Systemen (DMS) en digitaal archiveren.

3. Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, inclusief DIM-ICT-middelen.

4. Aantoonbare ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen.

1. Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.

2. Kennis van relevante kaders en regelgeving (zoals Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).

3. Ervaring met recordmanagement in M365 SharePoint.

4. De mate waarin voldaan wordt aan de gevraagde competenties.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Minimaal hbo werk- en denkniveau, met afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
  2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met Document Management Systemen (DMS) en digitaal archiveren.
  3. Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, inclusief DIM-ICT-middelen.
  4. Aantoonbare ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen.
  5. Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
  6. Kennis van relevante kaders en regelgeving (zoals Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
  7. Ervaring met recordmanagement in M365 SharePoint.
  8. De mate waarin voldaan wordt aan de gevraagde competenties.
  9. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris?
  10. Heb je de komende maanden vakantie gepland?
  11. Hoeveel uur ben je beschikbaar?
  12. Per wanneer ben je beschikbaar?
  13. Voor deze opdracht is het verplicht om je woonplaats, postcode en geboortedatum door te geven. Staan deze in je CV? Anders hier doorgeven.
  14. Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.