Projectleider aanbesteding financieel systeem (kwartiermaker)

ft 21260. Zonmw

Organisatie ZonMw
Met kennis werken aan een goede gezondheid voor iedereen. Daar staat ZonMw voor.
ZonMw programmeert en financiert onderzoek en vernieuwing in gezondheid, zorg en welzijn, stimuleert kennisinfrastructuren en het gebruik van de ontwikkelde kennis. Samen met partners werkt ZonMw aan het signaleren en agenderen van kennisbehoeftes. Onze belangrijkste opdrachtgevers zijn het ministerie van VWS en NWO.

We zijn centraal gelegen in Den Haag, werken in een modern kantoorgebouw en zijn goed bereikbaar met openbaar vervoer.

Aanbesteding en implementatie nieuwe financieel systeem
Het contract voor het financieel systeem waar ZonMw gebruik van maakt, loopt af. In het kader daarvan moet er een nieuwe Europese aanbesteding in de markt worden gezet. ZonMw wenst per 1 januari 2027 een werkend financieel systeem. Het project is gericht op het verbeteren van processen en procedures van ZonMw breed. De wensen en eisen voor het toekomstig financieel systeem leiden tot verbetering en digitalisering van processen en procedures. De huidige processen zijn inefficiënt en vereisen veel handmatig werk. Dit geldt ook in de koppeling tussen systemen. De verbetering richt zich ook op de stroomlijning hiervan.

Het project is verdeeld over twee fasen:
1. Aanbesteding financieel systeem: Als projectleider ben je verantwoordelijk voor het succesvol inhoudelijk begeleiden van de aanbesteding. Je zorgt daarbij voor het creëren van draagvlak en een   
    programma van eisen dat past bij ZonMw. De opgenomen eisen en wensen dienen te leiden tot verbetering en digitalisering van de processen en procedures.
2. Implementeren van het financieel systeem: Als implementatiemanager ben je verantwoordelijk voor de begeleiding van de inrichting en implementatie, zowel technisch als functioneel, inclusief de
    adoptie. Naast het coördineren dien je als implementatiemanager, dien je de medewerkers binnen ZonMw goed te begeleiden en te adviseren waar nodig.

Opdracht
De opdracht omvat:

• Opstellen van een projectplan met specificaties ten aanzien van tijd, bemensing, risico's, budget en kwaliteit. Dit in overeenstemming met de opdracht van de (gedelegeerd) opdrachtgever. Dit projectplan dient na start, binnen één maand te worden opgeleverd;
• Het in kaart brengen en op papier zetten van de behoeften van diverse stakeholders;
• Het opstellen van programma van eisen ten behoeve van de keuze en aanbesteding van een nieuw financieel systeem;
• Het opleveren van alle inhoudelijke aanbestedingsdocumenten;
• Het begeleiden van het inhoudelijke inkoopproces (bijv. Nota van inlichtingen, beoordelingsproces, etc.);
• Het aansturen van de projectorganisatie;
• Het adviseren aan de (gedelegeerd) opdrachtgever;
• Het voorzitten van project overleggen, stuur- en klankbordgroep;
• Het actief beïnvloeden van actoren in de omgeving van het project en deze op één lijn brengen;
• Het bewaken en sturen op planning, volledigheid en samenhang van voorbereiding van de publicatie tot en met de uiteindelijke gunning;
• Informeren en betrekken van alle stakeholders binnen de organisatie;
• Komen tot een onderbouwd advies voor de implementatie van een nieuw financieel systeem, inclusief een voorstel voor een projectplanning en -organisatie van deze fase. Je legt daarbij rechtstreeks verantwoording af aan hoofd financiën, control- en inkoop en werkt nauw samen met de adviseur informatiemanagement, de inkoopadviseur, de medewerkers in de financiële keten en met business control;
• Het succesvol begeleiden van de implementatie van het financieel systeem;
• Het zorgen voor draagvlak voor de 'change' inclusief opleidingsplan;
• Het zorgen voor nazorg en inclusief borging functioneel beheer.

Wij zijn op zoek naar een projectleider die aantoonbare kennis van en ervaring heeft met de inhoud en bedrijfsvoering van de financiële keten, financieel beleid en de planning & control cyclus. Daarnaast verwachten wij ervaring met de implementatie en adoptie van een nieuw systeem. Als projectleider wacht je niet af, ben je proactief en ben je een stevige regisseur en adviseur. Je spreek aan, neemt eigenaarschap en verantwoordelijkheid.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider voor een nieuw financieel systeem. De projectleider dient minimaal drie keer het gehele proces (van voorbereiding aanbesteding t/m     
    implementatie) te hebben doorlopen) (geef dit duidelijk aan in het CV);
3. Minimaal twee dagen in de week fysiek aanwezig op het kantoor van ZonMw (geef dit aan in CV);

Gunningscriteria te beoordelen
4. Aantoonbare werkervaring met financiële processen binnen de overheid en van hieraan gerelateerde processen, zoals bijvoorbeeld projectmanagement en inkoop (geef hiervan een duidelijk voorbeeld in
    het CV) (10 punten);
5. Aantoonbare werkervaring binnen de aanbestedingsmarkt en de verschillende oplossingssystemen zoals: Best of bread, PSA, ERP, Financieel systeem, Pointsolutions (10 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met het initiëren en begeleiden van aanbestedingsprocedures (inclusief opstellen uitgangspunten/scope/programma van eisen) i.r.t. Dit project (40 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met verandermanagement i.r.t. Dit project (10 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met het implementeren van financiële systemen binnen overheidsorganisaties (30 punten).

Bovenstaande criteria dienen te worden aangetoond met referentieprojecten.

Competenties:

• Uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als mondeling) en verbindend;
• Planmatig en gestructureerd;
• Stressbestendig, je kunt goed omgaan met de onzekerheden, onduidelijkheden en weerstand die bij veranderingen horen;
• Zelf-startend met een flexibele en positieve instelling (glas is halfvol);
• Analytisch;
• Proactief;
• Daadkrachtig, resultaat- en oplossingsgericht.

Werkdagen
De werkdagen worden in overleg bepaald.
Hybride werken mogelijk: in overleg.

Planning
De gesprekken bij ZonMw worden op donderdagochtend 15 mei 2025 gepland. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk dinsdag 13 mei 2025 bericht.

Overige informatie

• ZonMw verzoekt tot het aanleveren van een Verklaring Omtrent Gedrag;

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 16 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
  2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider voor een nieuw financieel systeem. De projectleider dient minimaal drie keer het gehele proces (van voorbereiding aanbesteding t/m     
      implementatie) te hebben doorlopen) (geef dit duidelijk aan in het CV);
  3. Minimaal twee dagen in de week fysiek aanwezig op het kantoor van ZonMw (geef dit aan in CV);

  4. Aantoonbare werkervaring met financiële processen binnen de overheid en van hieraan gerelateerde processen, zoals bijvoorbeeld projectmanagement en inkoop (geef hiervan een duidelijk voorbeeld in
      het CV) (10 punten);
  5. Aantoonbare werkervaring binnen de aanbestedingsmarkt en de verschillende oplossingssystemen zoals: Best of bread, PSA, ERP, Financieel systeem, Pointsolutions (10 punten);
  6. Aantoonbare werkervaring met het initiëren en begeleiden van aanbestedingsprocedures (inclusief opstellen uitgangspunten/scope/programma van eisen) i.r.t. Dit project (40 punten);
  7. Aantoonbare werkervaring met verandermanagement i.r.t. Dit project (10 punten);
  8. Aantoonbare werkervaring met het implementeren van financiële systemen binnen overheidsorganisaties (30 punten).

  9. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?

  10. Per wanneer ben je beschikbaar?

  11. Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW, bijvoorbeeld als je 80 euro aangeeft is 72 euro voor jou als zzp-er en 8 euro fee).