Voor BZK/DGOO is JS Consultancy op zoek naar een Programmasecretaris team Openbaarheid. Dit betreft een functie voor 36 uur per week, per z.s.m. voor een periode van 6 maanden (met optie tot verlenging).
Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) waarborgt de kernwaarden van de democratie. BZK staat voor een goed en slagvaardig openbaar bestuur en een overheid waar burgers op kunnen vertrouwen. Zo draagt BZK eraan bij dat burgers kunnen wonen in betaalbare, veilige en energiezuinige woningen, in buurten waar iedereen meetelt en meedoet en het prettig leven is. Daarnaast werkt BZK aan een kleinere en efficiëntere overheid, zodat met een minimum aan middelen het maximale voor burgers en bedrijven wordt bereikt. Hun missie: ‘samen leven en wonen, in een democratische rechtsstaat, met een slagvaardig bestuur. BZK, duidelijk voor mensen.’
Onder het ministerie van BZK ressorteren onder andere vier directoraten-generaal. Het directoraat-generaal Overheidsorganisatie (DGDOO) werkt aan een moderne overheid. Een overheid die flexibel georganiseerd is, die werkt aan de ontwikkeling van één overheid die goed werkgeverschap toont en technologie effectief inzet. Daarbij staat de informatiesamenleving centraal en is de rol van de overheid een afgeleide van de behoeftes van de samenleving.
Dat doet zij door: * Te zorgen voor een modern werkgeverschap van de overheid dat inspeelt op veranderingen op de arbeidsmarkt en uitgaat van hoogwaardig ambtelijk vakmanschap. * Concrete voorstellen te doen voor de rol van de overheid in de i-samenleving en de regie te nemen in de interbestuurlijke uitwerking en uitvoering daarvan. * Te bevorderen dat ICT in het Rijk optimaal en efficiënt wordt ingezet en de kaders te stellen voor de informatisering van het Rijk.
* De opbouw van één bedrijfsvoering
Als programmasecretaris binnen het team Openbaarheidsbeleid ga je als rechterhand van de managers een belangrijke bijdrage leveren aan processen, planningen, besluitvorming en doorontwikkeling van het team en het programma.Je werkt voor de manager Openbaarheid en daarnaast ondersteun je ook de programmamanager Implementatie Actieve Openbaarmaking. Je geeft collegiaal leiding aan een junior programmasecretaris.
Jouw rol is het ontzorgen van de managers op allerlei vlakken van programmamanagement. Jouw werk zorgt ervoor dat zij zich kunnen concentreren op de grote lijnen en strategische keuzes. Jij zorgt dat zij de bouwstenen in handen hebben om hun rol goed uit te oefenen. Vanuit een overal bril hou jij dus in de gaten wat er nodig is voor de voortgang, waar zaken een extra zetje moeten krijgen, zorg je voor goede voorbereidingen van sessies en vergaderingen en bereid je goede stukken voor. Tegelijkertijd ben je een sparringpartner van de managers op strategisch gebied.
Je houdt zicht op het verloop van de diverse projecten, ondersteunt collega’s waar nodig, en signaleert bij de manager als zaken niet goed lopen. Je ondersteunt teamleden in het brengen van structuur en proces in trajecten. Je houdt je bezig met zaken als planningen opstellen, rapportages maken, het vertalen van complexe materie naar aantrekkelijke visualisaties en teksten, vormgeven en begeleiden van sessies. Deze rol is een combinatie van procesmatige ondersteuning en regie en advisering op strategisch vlak. Je bereidt overleggen voor, stemt dit af met de programmamanager en zit vergaderingen voor. Je helpt het team om beter en strakker te worden in processen en afspraken na te komen.
Je neemt werk uit handen van de manager. Je houdt – net als de manager – overzicht op alles wat er speelt binnen het onderdeel openbaarmakingsbeleid. Je bent voornamelijk uitvoerend bezig, maar op strategisch niveau. Het is aan jou om het grote palet aan projecten, hun inhoud en de gevoeligheden snel eigen te maken en met name zorg te dragen voor de samenhang tussen deze projecten en de bijhorende besluitvormingsprocessen. Bij nieuwe ontwikkelingen of actualiteiten informeer jij direct de manager over relevante kansen en risico’s. Je werkt intensief samen met collega’s die zich meer bezighouden met beleid en expert zijn op de inhoud.
Je bent vaak het tussenstation tussen de diverse inhoudelijke teamleden en de manager, waarbij je stukken aanscherpt, optimaliseert en strategische elementen toevoegt. Verder ontwikkel en coördineer je jaarplannen en rapportages. Je stimuleert de onderlinge verbinding tussen onderdelen en draagt bij aan de integraliteit en samenhang van de diverse activiteiten van het programma. In het team werken we met veel verschillende stakeholders samen, zowel binnen als buiten de overheid. Jij weet wie je op welk moment moet aanhaken om af te stemmen, zodat relevante stakeholders goed zijn betrokken en stukken soepel geaccordeerd kunnen worden.Daarnaast ben je vliegende keep voor het team als er gaten vallen. Je springt in om collega’s te ondersteunen of neemt soms tijdelijk projecten onder je hoede. Daarnaast is het ook mogelijk dat je meewerkt aan de inhoudelijke projecten met grote bestuurlijke belangen of risico’s.Je schrijft zelf ook stukken, annotaties en schrijft mee aan Kamerbrieven, waar nodig schakel je met secretariaten en je draait je hand niet om voor het opstellen van agenda’s, uitwerken van een overleg of het maken van een roadmap, plan van aanpak, planning of presentatie.
Voorbeelden van concrete werkzaamheden op het stuk procesmanagement zijn:
• Voorbereiding team overleggen en teamdagen en voorzitten daarvan;
• Jaarplanning, mijlpalenoverzicht en voortgangsrapportages ontwikkelen en bijhouden;• Voorbereidingen van gremia coördineren, indien nodig coördineren van annotaties en het zelf opstellen hiervan voor de manager;
• Meedenken over teamopbouw en organiseren van werving en selectie;
• Presentaties voor MT en andere besluitvorming voorbereiden.