Managementondersteuner

Wil jij bijdragen aan een soepel lopende organisatie en het optimaal functioneren van onze managers? Dan zoeken wij jou!

We zoeken dit keer niet één maar twee managementondersteuners. Eén gaat aan de slag bij de directie Internationaal, de ander bij Bureau Integriteit. Bij beide teams maak je écht het verschil door jouw organisatorische talent en professionaliteit.

Wat ga je doen?

Als managementassistent krijg je de kans om je organisatorische talenten in te zetten in een functie vol afwisseling en verantwoordelijkheid. Je ondersteunt de directie en/of het MT, organiseert belangrijke vergaderingen en evenementen en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Dit is jouw kans om jezelf te ontwikkelen in een professionele omgeving en echt impact te maken binnen een inspirerend team.

Als managementondersteuner bij de directie Internationaal begint jouw dag op kantoor waar je de agenda van je directeur doorneemt. Voor de ochtendvergadering heb jij alle stukken al voorbereid en klaargelegd, inclusief vers water, thee en koffie. Vervolgens krijg je een uitdagende taak: het inplannen van een reeks afspraken. Het vergt wat puzzelwerk, maar dat is juist wat jij zo leuk vindt! In de middag zorg je dat een bijeenkomst op rolletjes loopt: de locatie, uitnodigingen en catering zijn door jou geregeld. Vlak voor de start controleer je of alles klaarstaat. Tussendoor handel je de in- en uitgaande (digitale) post af en zorg je dat de telefoon altijd goed bereikbaar is. Morgen is eigenlijk je vrije dag, maar je vervangt je collega managementondersteuner omdat flexibiliteit en servicegerichtheid bij deze functie centraal staan.

Naast je directeur ondersteun je ook de Mt-leden van de afdeling, waarbij je vooral het agendabeheer op je neemt. Dat betekent dat je vooruitdenkt, prioriteiten stelt en ervoor zorgt dat alles efficiënt verloopt.

Samen met een ervaren collega managementondersteuner werk jij voor de directie Internationaal. Omdat je collega dit werk al langer doet, hoef je niet per se alle inhoudelijke kennis te hebben. Dit is jouw kans om volop te leren, jezelf te ontwikkelen en samen een sterk team te vormen. Door jullie goede samenwerking loopt alles op rolletjes en maken jullie écht het verschil voor de directie!

Als managementondersteuner bij bureau Integriteit werk je zelfstandig en ondersteun je de Mt-leden. Daar is het belangrijk dat je al meer ervaring meebrengt en goed zelfstandig kunt werken.

Bureau Integriteit bestaat uit zo'n 15 enthousiaste professionals: integriteitsadviseurs, feitenonderzoekers, de centrale vertrouwenspersoon en een coördinator moreel leerproces. Samen werken zij dagelijks aan het thema integriteit. Hier krijg je een centrale rol in een team dat met passie en overtuiging aan een belangrijk maatschappelijk thema werkt.

Spreken deze werkzaamheden je aan? Dan nodigen we je uit om te solliciteren op deze veelzijdige functie!

Wat vragen wij?

Als managementassistent ben jij een betrouwbare professional, integer en verantwoordelijk. Vertrouwelijke informatie is bij jou in veilige handen. Je bent nieuwsgierig en proactief; wacht niet af, maar neemt zelf de leiding en verantwoordelijkheid. Je weet de hoofdzaken van de bijzaken te scheiden, bent een verbinder en steekt graag de handen uit de mouwen.

Daarnaast breng je mee:

• mbo 4 werk- en denkniveau;
• ervaring in secretariële functies;
• ervaring met Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), MS Teams en I-Babs;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• bereidheid om alle 4 de werkdagen fysiek op kantoor te werken. Bij directie Internationaal geldt dat je in ieder geval beschikbaar bent op dinsdag en vrijdag. Bij bureau Integriteit zijn dat de dinsdag en donderdag. De andere dagen zijn flexibel in te delen;
• kennis van de gemeentelijke organisatie is een pre.

Denk je niet volledig te voldoen aan alle eisen, maar ben je overtuigd dat jij dé kandidaat bent? Laat dat zien in een vlammende motivatiebrief en overtuig ons!

Wat bieden wij?

Je komt te werken in een hecht team van collega's die sámen gaan voor kwaliteit en elkaar ondersteunen. Wij bieden je een werkplek waar betrokkenheid en samenwerking voorop staan.

Ook kun je rekenen op:

• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met de mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• een 32-urige werkweek;
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• een uitgebreid arbeidsvoorwaardenpakket met opname in het ABP-pensioenfonds, een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering en een individueel Keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% bovenop je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris;
• werken in het Stadhuis, midden in de binnenstad en op loopafstand van Station Den Haag Centraal;
• en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden.

Wie zijn wij?

Bij Bestuurs- en Managementondersteuning van de Bestuursdienst (BSD/BMO) ondersteunen we het college, de gemeentesecretaris en het management op gebied van huisvesting, procesondersteuning en bedrijfsvoering. Stap binnen in een team van zo'n tien toegewijde professionals-een groep proactieve en energieke collega's die geen afwachtende houding aannemen, maar juist kansen zien en actie ondernemen. Wij zorgen ervoor dat onze directeuren zich volledig kunnen focussen op hun kerntaken, terwijl wij achter de schermen alles soepel laten verlopen.

Als managementondersteuner ga je dus aan de slag bij één van deze twee onderdelen:

Directie Internationaal: een bruisende omgeving van ca. 30 professionals dat zich bezighoudt met internationale samenwerking, strategische projecten en hooggeplaatste ontmoetingen. Een veelzijdige afdeling waarbij je veel externe contacten hebt: van vergaderingen met wethouders en ministeries tot het ontvangen van internationale gasten en delegaties

Bureau Integriteit: hét expertisecentrum op het gebied van integriteit binnen de gemeente Den Haag. Een team van zo'n 15 professionals dat dagelijks werkt aan integriteitsvraagstukken, onderzoek, morele reflectie en bestuurlijke integriteit.

De gemeente Den Haag wil een inclusieve werkgever zijn waar een veilige werkomgeving en diversiteit gewaardeerd worden. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, zoekt medewerkers die zich willen inzetten voor het welzijn en de leefbaarheid van al onze burgers. Wil jij je hiervoor inzetten? Solliciteer dan en werk met ons aan een Den Haag voor iedereen. Samen Haags!

Extra informatie

• Het opvragen van referenties kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Voor externe sollicitanten is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.
• Wacht niet met solliciteren! We plannen al gesprekken in tijdens de publicatieperiode.
• Bij directie Internationaal geldt dat je in ieder geval beschikbaar bent op dinsdag en vrijdag. Bij bureau Integriteit zijn dat de dinsdag en donderdag. De andere dagen zijn flexibel in te delen.
• Heb je een duidelijke voorkeur om bij de directie Internationaal óf bij Bureau Integriteit aan de slag te gaan? Geef dat dan gerust aan in je motivatiebrief.

Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Indien wij daar toch gebruik van maken, werken wij met vaste leveranciers.

Sollicitatieproces

Op gesprek: Super, je bent een stapje verder in ons sollicitatieproces. We leren jou graag beter kennen via een gesprek. Daarnaast krijg jij ook ruimte om meer over de gemeente, de functie en het team te weten te komen.

Arbeidsvoorwaarden: Gefeliciteerd! We doen je graag een aanbod met betrekking tot salaris, vakantiedagen en andere voorwaarden.

Aangenomen: Gefeliciteerd! We zijn het beiden eens over de arbeidsvoorwaarden. Alleen het contract en de VOG moeten nog worden ondertekend en dan kan je starten bij de gemeente.

Indiensttreding: Op je eerste werkdag krijg je een introductie over de gemeente Den Haag en maak je kennis met je collega's en werkplek. Hiermee begint je nieuwe baan bij de gemeente Den Haag.