In deze veelzijdige functie ben jij een onmisbare schakel binnen het Grondbedrijf. Je ontzorgt meerdere managers en dankzij jou verloopt de dagelijkse gang van zaken soepel. Je takenpakket is breed en afwisselend:
- je bent het eerste aanspreekpunt voor managers en collega's binnen twee afdelingen.
- je beheert agenda's en mailboxen, werkt proactief minimaal twee weken vooruit en weet goed te prioriteren.
- je organiseert en bereidt vergaderingen voor, inclusief het opstellen van de agenda, regelen van faciliteiten, het maken van actie- en besluitenlijsten en notuleren.
- je ontvangt bezoekers en plant overleggen in.
- je verzorgt het opstellen van inkooporders en helpt bij de financiële administratie.
- je ondersteunt bij HRM-processen, zoals het plannen van sollicitatiegesprekken, het versturen van uitnodigingen en het helpen van onboarden van nieuwe medewerkers.
- je communiceert actief (mondeling en schriftelijk) met interne en externe partijen en bewaakt samen met de afdelingssecretaris de voortgang van lopende zaken.
- je houdt de werkprocessen van het secretariaat actueel en neemt initiatief om verbeteringen door te voeren en af te stemmen met het Management Team (MT).
- je zorgt voor werkplezier samen met je collega's.
Tot slot is er ruimte om, op basis van jouw interesses en ontwikkeling, zelfstandig taken en verantwoordelijkheden op te pakken die bijdragen aan het team en de organisatie.
Je werkt servicegericht met oog voor vertrouwelijkheid en gevoelige verhoudingen. Je bent nauwkeurig, kunt goed prioriteren en onderscheidt hoofd- van bijzaken. Dankzij jouw organisatorisch talent en scherpe blik houd je het overzicht, ook in een dynamische omgeving.