Standplaats: MIDDELBURG
Duur: zsm - 17-11-2024
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 01-05-2024
Opdracht
Het goed op orde hebben van alle informatie is essentieel voor een goed draaiende provinciale organisatie. De afdeling I&A werkt samen met de organisatie aan een doelmatige bedrijfsvoering, passend bij de taken van de Provincie Zeeland. Het team Informatiebeheer is verantwoordelijk voor optimale ondersteuning op het gebied van informatievoorziening en de bijbehorende processen. Zij zorgt voor afhandeling van de ingaande en uitgaande (digitale) poststroom, dossiervorming, archiefbeheer, ondersteuning bestuurlijke besluitvorming, informatievoorziening en gebruikersondersteuning en levert een bijdrage aan de doorontwikkeling van de digitale werkwijze.
Wat ga je doen?
De opdracht omvat de volgende werkzaamheden:
•
• Digitaliseren van inkomende, uitgaande en interne documenten waar dit al niet geautomatiseerd is, waar nodig het aanmaken van zaken;
• Verzorgen van ondertekening van digitale documenten;
• Distribueren van (digitale) post waar dit niet geautomatiseerd is;
• Verzorgen van het digitoegankelijk maken van te verzenden stukken;
• Bewaken van de kwaliteit van registraties;
• Bewaken van de goede, geordende en toegankelijke staat van informatie/ gegevens/ zaken/ dossiers, zowel papier als digitaal;
• Uitvoeren kwaliteitscontroles, o.a. kwaliteitscontroles digitale vervanging, controles volledigheid dossiers;
• Onderhoudt contact met de Informatiebeheerders A over de kwaliteit van het archief, zaken en dossiers.
Hoe
Je werkt nauw samen met de collega's van het team Informatiebeheer die verantwoordelijk zijn voor het informatiebeheer van de organisatie. Je pakt samen de diverse werkzaamheden op en voert die uit volgens de afgesproken werkwijzen en levert jouw aandeel. Je denkt mee in het verbeteren van de verschillende administratieve processen. Je stelt jezelf daarbij flexibel en collegiaal op.
Wie
Omdat er sprake is van een doorlopend en bedrijfskritisch proces zoeken we iemand met ervaring in het digi-toegankelijk maken van documenten. Daarnaast ben je een teamspeler. Je voelt je betrokken en wilt graag samenwerken met zowel interne collega's als gebruikers. Je bent digitaal vaardig, gaat accuraat te werk en vindt het vanzelfsprekend om een stap extra te zetten als dat nodig is. Je beschikt over de volgende competenties:
•
• Service- en klantgericht;
• Kwaliteitsbewustzijn;
• Accuraatheid;
• Digivaardigheid;
• Samenwerken;
• Communicatieve vaardigheden;
• Flexibiliteit;
• Stressbestendigheid;
We zoeken een kandidaat met een MBO Opleiding bij voorkeur op het gebied van (documentair) informatiebeheer en affiniteit met administratieve- en dienstverleningsprocessen. We vragen uitgebreide kennis en ervaring met het werken met applicaties als Zaaksysteem.nl, iBabs en ValidSign.
Functie-eisen:
Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als informatiebeheerder;
Wensen:
Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau in de richting van informatiebeheer (15 punten);
Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als informatiebeheerder (40 punten);
Aantoonbare werkervaring als informatiebeheerder bij een gemeente of provincie (20 punten);
Aantoonbare werkervaring met het digitaal toegankelijk maken van documenten (15 punten);
Aantoonbare werkervaring met het behandelen van bestuurlijke stukken (10 punten).
Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.