Wat ga je doen?

Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair?

Word Medior Medewerker Dynamisch Informatie Beheer

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.

Naast 48.000 beroepsmilitairen werken er ook nog ruim 21.000 burgers bij Defensie.
Wil jij in je eigen vakgebied als burger bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland?

Als Medior medewerker DIB ben je mede verantwoordelijk voor het uitvoeren van controles, het opzetten van de dossierstructuur en het geven van ondersteuning aan jouw collega's. Ook ondersteun je de klant bij de invoering van het nieuwe DMS (Document Management Systeem) door het geven van trainingen en adviseren.

Daarnaast ben je een aanspreekpunt voor vragen vanuit de bedrijfsvoering; onze klant. We zoeken daarom iemand die een echte teamspeler is.

Wat ga je doen?

Je adviseert lijnfunctionarissen en andere gebruikers op het gebied van documentair informatiebeheer (DI). Dit doe je door het verzamelen van relevante informatie over de opslag en ontsluiting van documentaire informatie en het onderzoeken op welke wijze de inrichting van de DI kan plaatsvinden. Hier schrijf je dan een mooi adviesvoorstel over.

Als je knelpunten bij de uitvoering van de DI-werkzaamheden signaleert, adviseer je over mogelijke oplossingen.
Je draagt bij aan de evaluatie van het DI-beleid en begeleidt (DI-)audits onder andere in het kader van functioneel toezicht.
Binnen het team verzorg je het documentatiebeheer door vormen en ordenen van (digitale) dossiers en het koppelen van (digitale) dossiers aan categorieomschrijvingen en/of handelingen om bewaar- en vernietigingstermijnen toe te kennen. Ook ben je verantwoordelijk voor het afsluiten, voorbereiden en uitvoeren van de overdracht van archiefbescheiden aan de afdeling Semi-statisch Informatiebeheer. Je stemt papieren documenten met digitale documenten en gegevensbestanden af op het netwerk en je geeft sturing aan de behandeling van documenten (WFM).

Tenslotte verzorg je een loketfunctie door het 'op verzoek' beschikbaar stellen van documenten en gegevensbestanden. Daarvoor publiceer je documenten op intranet en je verstrekt en verwerkt informatie uit hoog gerubriceerde informatiesystemen op het operationele terrein (vredes- c.q. Humanitaire missies), ook buiten de reguliere kantoortijden. Kortom, jij bent hét aanspreekpunt voor vragen vanuit de bedrijfsvoering, onze klant.

Wie zoeken we

Wat vragen we?

• Je hebt een MBO+ of HBO opleiding of een daarmee vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring.
• Je hebt SOD 1 of overeenkomstige/relevante DIOR-modulen en SOD 2.
• Je hebt kennis van de Engels taal op middelbaar niveau, en van de Franse taal op basisniveau.
• Daarnaast heb je eerder al één of meer functies als documentaire informatieverzorger vervuld.

De ideale kandidaat heeft ervaring met procedures en terminologie op het gebied van de documentaire informatie en in het gebruik van kantoorsoftware. Je weet hoe het verwerken van documenten in (digitale) dossiers gaat. En je hebt ervaring in het gebruik van processen en het implementeren van de (digitale) dossiers in deze processen.
Tevens heb je ervaring met verandertrajecten, gezien het feit dat er een nieuwe DMS wordt geïmplementeerd waarbij zowel de klant als de collega's een andere manier van werken eigen moeten maken.

Competenties

• Goede contactuele vaardigheden en overtuigingskracht
• Zelfstandigheid en initiatief
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
• Flexibiliteit
• Dienstverlenende instelling en omgevingsgericht
• Accuratesse en discretie
• Analyseren
• Ontwikkelen van medewerkers

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau

schaal 7

Minimum salaris:

€2.900 bruto per maand

Maximum salaris:

€4.000 bruto per maand

Contractduur

Het betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vaste aanstelling.

Aantal uren per week

38

Plaats

Den Haag, Zuid-Holland

Overige arbeidsvoorwaarden

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,3%, de zogeheten dertiende maand. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

De organisatie Ministerie van Defensie

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 68.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

De afdeling JIVC, Beheer

Waar ga je werken?

?Het onderdeel waar je gaat werken is bij JIVC Dynamisch Informatie Beheer Team Bestuursstaf te Den Haag.
Het JIVC is dé leverancier van I(C)T-gerelateerde producten en diensten voor Defensie, zowel voor operationele, bestuurlijke als voor ondersteunende processen. Het JIVC levert daarmee een enorme bijdrage aan het voortzettingsvermogen van de krijgsmacht. Het JIVC is ook het kenniscentrum voor vorming van I(C)T-beleid en -bedrijfsvoering en geeft adviezen aan beleidsmakers, opdrachtgevers en klanten.

Onder de vlag van JIVC, de IT organisatie van Defensie als onderdeel van het Commando Materieel en IT (COMMIT), ga je binnen de afdeling DIB aan de slag. Het team bestaat uit 30 collega's.

Visie

Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatiegestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.
Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.
Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie

COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Bijzonderheden

• De selectiegesprekken zullen vooralsnog plaatsvinden binnen 2 weken na sluiting vacature; het zou kunnen dat gesprekken met externe kandidaten later of niet gepland worden aangezien de interne selectieronde eerst gehouden gaat worden.
• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).

COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

Contact

• Santa Badloe
• Teamleider BS/DOPS
• G.badloe@mindef.nl
• 06-22408203

• Marieke van Hoevelaken
• Recruitment Adviseur (vanaf 21 augustus)
• M.v.Hoevelaken@mindef.nl
• 06-12056931