Als Managementassistent voor de gemeente Haarlem heb je de volgende werkzaamheden:
- Je werkt voor de managers en teams van een of twee van de programma's: Hybride Werken, Versterken Lokale Democratie en Ontwikkelzones.
- Je maakt afspraken en bewaakt de digitale agenda van de manager en het team en zorgt ervoor dat stukken voor vergaderingen in Ibabs staan.
- Je ondersteunt de managers in het bijhouden/archiveren van de mailbox.
- Je draagt bij aan de afhandeling van mails en ingekomen post.
- Je bent samen met je collega hét aanspreekpunt voor de afdeling.
- Je bent medeverantwoordelijk voor contractbeheer, denk daarbij aan de afhandeling van contracten, inkooporders aanmaken, vastleggen van contracten in de contractenbank,:
- Je brengt structuur aan in de archivering en zorgt ervoor dat de opgeslagen kennis goed toegankelijk is.
- Je bewaakt de betalingen van de facturen van de afdelingen zo nodig codeer je facturen.
- Je bereidt overleggen voor en zorgt voor verslaglegging en opvolging van acties.
Bij Gemeente Haarlem vinden we het belangrijk om te werken met een grote diversiteit aan mensen. Divers in onder andere cultuur, leeftijd, geaardheid, geslacht, mentale en fysieke gesteldheid en geloof. Op die manier willen we de kracht van diversiteit en talenten van medewerkers benutten om goede resultaten te behalen voor de inwoners van Haarlem en Zandvoort en creëren we een plek waar iedereen zich thuis voelt.
- Een veelzijdige tijdelijke parttime baan voor een enthousiaste, creatieve en gedreven collega in een stad waar innovatie wordt aangemoedigd en een organisatie waar maatschappelijk bewuste mensen met ambitie en talent zich thuis voelen.
- Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 4.244,- per maand (schaal 8) bij een fulltime aanstelling in een 36-urige werkweek.
- Hybride werken is mogelijk
- Je hebt een afgeronde MBO opleiding op het gebied van administratieve processen, zoals Schoevers Officemanagement of Supportmanagement.
- Je bent uit de startblokken met bij voorkeur 3-5 jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie binnen een meervoudig complexe organisatie, waarbij digitaal vergaderen en keten denken voor jou bekende begrippen zijn
- Je bent een energieke, proactieve persoonlijkheid, die graag vanuit een netwerk opereert. Een veeleisende omgeving is je niet vreemd, zo kijk je ook naar jezelf. Je bent nieuwsgierig en je wilt graag gecoacht worden om vakdeskundigheid je eigen te maken in een maatschappelijk relevante omgeving. Je hebt een natuurlijke antenne voor wat er speelt op de afdeling en waar qua ondersteuning behoefte aan is. Je bent oplossingsgericht. De competenties stressbestendigheid, communicatie, humor en een flexibele instelling helpen je daarbij.
- Vanzelfsprekend ben je handig met Office applicaties als Word, Excel en PowerPoint en ben je bekend of bereid je te bekwamen in de digitale systemen als Verseon, GFS, Qlikview, Insite en Ibabs.
De afdeling Programma- en Gebiedsmanagement bestaat uit zo'n 90 collega's en is verdeeld in drie teams: Strategie, Programmamanagement en Gebiedsmanagement. Deze teams werken aan beleid en projecten voor Haarlem en Zandvoort. We werken altijd in opdracht, meestal van de Directie, en richten ons op belangrijke, vaak complexe opgaven van de stad. Deze maatschappelijke opgaven zijn domein breed en afdeling overstijgend en volgen het coalitieprogramma. Actuele programma's zijn bijvoorbeeld de implementatie van de Omgevingswet, duurzaamheid, de transformatie van het sociaal domein, overheidsparticipatie/ nieuwe democratie, de groei van de stad en regionale samenwerking, ook op landelijk en Europees niveau. Behalve aan programma's werken we ook in de stad, die verdeeld is in zes gebieden waaronder Zandvoort. De zes gebiedsteams hebben hun voelsprieten overal in de stad en werken samen met collega's uit de organisatie en partners in de stad, zodat goed wordt aangesloten op wat er nodig is.
3014 - 4244