Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en Digitalisering voert de regie over de digitalisering van de overheid. Naast het voeren van de regie, is het ministerie zelf ook opdrachtgever van tal aan voorzieningen die bijdragen aan de dienstverlening van de digitaliserende overheid. De directie Digitale Overheid (DO) is verantwoordelijk voor een aanzienlijk deel van dat opdrachtgeverschap. Denk maar aan voorzieningen als DigiD, MijnOverheid en bijvoorbeeld het Ondernemersplein. DO verstrekt jaarlijks voor ongeveer €500 miljoen aan (IT) opdrachten. De (IT)opdrachten worden nu binnen DO door beleidsmedewerkers verstrekt. Zij monitoren het hele proces: van opdrachtverstrekking tot en met dechargeverlening. Het uitvoeren van opdrachtgeverschap is een belangrijke rol binnen DO. Om “in control” te zijn en te blijven, te kunnen sturen op de opdrachten en te kunnen verantwoorden dat de gelden rechtmatig en doelmatig zijn besteed, moet de rol opdrachtgeverschap stevig en professioneel ingericht zijn. In 2024 wordt hier een DO breed programma voor opgestart. Om dit programma vorm te geven, uit te werken, te implementeren en binnen de organisatie te laten landen, wordt een programmamanager gezocht.
Binnen DO worden verschillende soorten en typen opdrachten verstrekt. Een aantal opdrachten kenmerken zich enerzijds door een “driehoeksverhouding”: er is sprake van een eigenaar, een opdrachtgever en een opdrachtnemer. Daarnaast is bij een aantal opdrachten sprake van “onderaannemers-schap”. Bij deze opdrachten wordt de opdracht verstrekt aan een organisatie die bij het uitvoeren van de opdracht gebruik maakt van onderaannemers. Ook is er steeds vaker sprake van 2 of meer opdrachtnemers (bv bij ontwikkeling en beheer). Deze kenmerken brengen een bepaalde dynamiek en complexiteit met zich mee. Er zijn echter ook opdrachten die niet deze kenmerken hebben.
Het programma bestrijkt alle soorten en typen opdrachten en bestrijkt alle facetten van het opdrachtgeverschap. Samen met de Programmamanager worden de facetten nog geïnventariseerd.
Het programma bevat de volgende facetten:
* Rollen eigenaar, opdrachtgever, opdrachtnemer: Beschrijving van de rollen/wie is waarvoor verantwoordelijk en bevoegd. Nieuwe en bestaande sleutelrollen in het opdrachtenproces (zoals domeineigenaar, gedelegeerd opdrachtgever, PMO’er, programmamanager) nader definiëren, met deskundigheidsbevordering voor betreffende
functionarissen.
* Voorbereiden, uitzetten opdrachten:Standaardiseren en inhoudelijk verbeteren van het voorbereiden en het uitzetten van opdrachten; hierbij aandacht voor de diverse soorten en typen opdrachten.
* Contractering: Het inrichten en implementeren van een werkwijze voor contractering en hoe en waar de afspraken vastgelegd moeten worden. hierbij aandacht voor de diverse typen en soorten opdrachten; met de grote uitvoeringspartners worden samenwerkingsovereenkomsten opgesteld.
* Governance/Contract/leveranciersmanagement/wijze van samenwerken:Het inrichten, verbeteren en implementeren van het governance/contractmanagent: op welke wijze vindt de aansturing tijdens de uitvoering van de opdracht plaats, hoe wordt geborgd dat de afspraken worden nagekomen en dat de opdracht binnen planning en budget uitgevoerd wordt; op welke wijze wordt tijdens de uitvoering van de opdracht samengewerkt; hierbij is van belang dat men elkaars taal spreekt en expertises complementair zijn.
* Dossiervorming: Het opstellen van een werkwijze voor de dossiervorming en het inrichten van het beheer van de dossiers in de organisatie.
* Risicomanagement quality assurance, quality control en compliance:
Het Inrichten en implementeren van een kwaliteitssysteem met taakafbakening quality assurance en quality control.
* Inbedding in de organisatie:Het verstrekken van een advies over de gewenste inbedding/uitvoering van het opdrachtgeverschap in de organisatie hierbij rekening houdend met de vereiste expertises, tijd en capaciteit voor het professioneel kunnen uitvoeren van opdrachtgeverschap.
Het implementeren van dit advies.
* Borging in de organisatie:
Het ervoor zorgen dat bovenstaande geborgd wordt in de organisatie.
* Verbeteren portfolioproces:Het opstellen en implementeren van een nieuw integraal model voor portfolioproces en dit integreren in het opdrachtenproces
* Versterken van financial & business controlOp basis van de reeds bestaande processen rondom financieel en business control zaken verder professionaliseren, met een strakke F&C-cyclus en aandacht voor batenmanagement
Eén van de afdelingen van DO heeft op een aantal onderdelen van het professionaliseren van het opdrachtgeverschap al voortgang gemaakt. De programmamanager zal onder deze afdeling het programma ten uitvoer brengen.
De opdracht start met een fase waarin de programmamanager zich een beeld vormt van wat er moet gebeuren en stelt hierna in samenwerking met de organisatie een programmaplan op.De programmamanager geeft leiding aan de uitvoering van het programma. Het programma wordt uitgevoerd in nauwe samenwerking met de beleids- en stafafdelingen van DO, met betrokkenen binnen en buiten BZK en met betrokkenen binnen en buiten de overheid.
De programmamanager zorgt ervoor dat het programmaplan uitgevoerd wordt. Dit doet hij in nauwe samenwerking de collega’s met wie moet worden samengewerkt. Zij zijn deels al betrokken en verantwoordelijk voor onderdelen van de thematiek die binnen het programma valt. Het is niet zo dat zij vrijgespeeld zijn van hun taken. Het is daarmee aan de programmamanager om de samenwerking te zoeken en als meewerkende collega kennis, kunde en relevante ervaring mee te nemen en in te brengen.
Je hebt je sporen verdiend bij vergelijkbare opdrachten. Je hebt een grote affiniteit met het goed organiseren van zowel politiek-bestuurlijke processen als bedrijfsvoering processen. Je bent goed in het analyseren van complexe situaties met soms tegenstrijdige belangen. Jij kunt zowel functioneren op het strategisch niveau als op het uitvoeringsniveau. Jouw kwaliteit ligt in het snel doorzien wat er moet gebeuren en vervolgens in het implementeren van de geconstateerde verbeteringen. Je bent resultaatgericht. Je bent een verbinder en netwerker, een integere, accurate en overtuigende teamspeler, die met respect voor ieders eigen verantwoordelijkheid het programma uitvoert. Samenwerken is voor jou vanzelfsprekend. je hebt uitstekende vaardigheden op het gebied van plannen, organiseren, snel schakelen, je bewaakt de voortgang van het programma en behaalt tijdig de afgesproken resultaten.