Bestuursassistenten

Utrecht heeft jou nodig! In de rol van Bestuursassistent bij de gemeente Utrecht wordt je deel van het kloppend hart van onze dynamische afdeling Bestuursondersteuning. Hier krijg je de unieke kans om, samen met twee nieuwe collega's, een cruciale bijdrage te leveren aan het bestuurlijke proces. Je vaardigheden worden hier niet alleen gewaardeerd, maar krijgen ook de ruimte om verder te groeien in een omgeving waar professionaliteit en klasse vooropstaan.

Ben je klaar om deze uitdaging aan te gaan en samen met een andere nieuwe collega frisse energie door onze afdeling te laten stromen? Wij zoeken proactieve teamspelers die klaar zijn om een significante impact te maken. Met jouw expertise en unieke kijk op zaken draag je bij aan een sterker Utrecht. Kom jij ons team versterken, dan werken we samen aan een nog sterkere Gemeente Utrecht.

Dit is je werk

Je werkt als bestuursassistent samen met twee ervaren collega's voor twee bestuurders. Hierin ben jij een echte, flexibele duizendpoot in een duo functie. Samen met de bestuursassistenten, twee communicatieadviseurs en een bestuursadviseur ondersteun jij meerdere collegeleden over de hele breedte van zijn of haar portefeuilles. Jij zorgt in alle hectiek voor rust, overzicht en een goede sfeer. Je coördineert de stukkenstroom en voert de regie over de agenda waarin je geen detail mist. Je hebt er plezier in om telkens nieuwe uitdagingen op te pakken en om als intermediair te fungeren tussen de bestuurders, inwoners, directeuren van partnerorganisaties, ambtenaren en overige externe contacten rond diverse inhoudelijke onderwerpen. Op jou kunnen we bouwen.

Concreet houdt dit in dat jij:

• Een aanspreekpunt bent voor interne en externe contacten van de bestuurder
• De zeer complexe agenda programmeert en actief scant op belangrijke berichten in de mailboxen
• Op eigen initiatief mailberichten afhandelt of bespreekt met de bestuurder en/of het team
• De workload bewaakt en grip houdt op de agenda
• Meedraait in het team van adviseurs rond de collegeleden, daar stevig aan tafel zit en je inbreng levert op logistieke, agenda-technische zake
• Op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de portefeuille van de bestuurder en helder en snel communiceert over de voortgang met de bestuurder, het team en de portefeuilleonderdelen
• Overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen
• Ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is

Dit is je werkplek

Bij de gemeente Utrecht hechten we veel waarde aan diversiteit en zien we talent als de basis voor succes. In ons team van Bestuursassistenten word je een sleutelfiguur binnen de afdeling Bestuursondersteuning. Deze afdeling bestaat uit vier dynamische teams: het Kabinet, Stafbureau Gemeentesecretaris, Bestuursadviseurs en Bestuursassistenten, die stuk voor stuk bijdragen aan een optimale ondersteuning en advisering van het college van B&W.

Je nieuwe werkplek bevindt zich op de 20ste verdieping van het Stadskantoor, waar je niet alleen van een adembenemend uitzicht geniet, maar ook van een omgeving die zowel letterlijk als figuurlijk hoogstaand is. De werksfeer is prettig en informeel, met een team dat diversiteit in achtergronden, ervaringen en perspectieven omarmt. Bij ons is iedereen welkom - ongeacht genderidentiteit, of je een migratieachtergrond hebt, jonger of wat ouder bent, een arbeidsbeperking hebt en wat je in je vrije tijd doet. Wat voor ons écht telt, is jouw bijdrage en toewijding, om samen met ons de gemeente Utrecht nog sterker te maken.

Dit is jouw inbreng

Jij krijgt de kans om jouw ervaring als bestuursassistent in te zetten voor één van de snelst groeiende steden van Nederland. Om jou te inspireren, kom je te werken in een dynamische omgeving. Ons stadskantoor staat met haar 21 verdiepingen midden in de stad die volop in ontwikkeling is. Je hebt dus een prachtig uitzicht over de stad waar jij voor werkt.

Je komt terecht in het team bestuursassistenten dat bestaat uit 15 enthousiaste collega's waar een fijne werksfeer heerst. Het is een inhoudelijk interessante job met voldoende ontwikkelingsmogelijkheden en een passende set verantwoordelijkheden.

Onderstaand vind je ons aanbod:

• Een 32- of 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 3.317 en € 4.752 op basis van 36 uur (schaal 9). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden;
• Arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met optie tot omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd bij goed functioneren;
• Uitstekende verlofregelingen;
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je salaris. Jij kiest wat je met dit budget doet. Bijvoorbeeld extra verlof kopen, vakantiegeld, eindejaarsuitkering of alles eens per jaar laten uitbetalen;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling zoals diverse cursussen en trainingen;
• Kijk hier voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding. Daarnaast heeft het werken bij de gemeente Utrecht vele andere voordelen zoals (online) sporten met collega's, deelnemen aan verschillende netwerken en activiteiten.

Dit bieden we je

We zijn op zoek naar twee dienstverlenende collega's die accuraat zijn, teamplayers, flexibel, stressbestendig en positief zijn ingesteld.

Jij hebt een flinke dosis humor en bent in staat jezelf, de agenda van de bestuurder en de omgeving te managen. Daarnaast houd je overzicht in een complexe setting en weet je de juiste prioriteiten te stellen. Je hebt interesse in het lokale bestuur en een politiek-georiënteerde omgeving, daarbij ben je politiek sensitief.

Concreet heb jij:

• Een Hbo werk- en denkniveau, opgedaan via een opleiding of door een stevige portie ervaring in dit werkveld
• Bij voorkeur minimaal 5 jaar werkervaring met het ondersteunen van een bestuur(der)
• Ervaring binnen een gemeente is een pre, maar geen harde eis;
• Digitale vaardigheid, bekend met de systemen die gebruikt worden of je kunt deze snel eigen maken (Outlook, iBabs, Zaaksysteem, Digiplaza, Teams).

Dit is handig om te weten

Enthousiast geworden om als Bestuursassistent aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct of uiterlijk op

zondag 14 januari 2024.

 De eerste gesprekken zijn gepland op 18 en 19 januari. De tweede gespreksronde op 25 januari. We doen ons best om de procedure in januari helemaal af te ronden. Het helpt enorm wanneer jij met deze planning rekening houdt.

Heb je vragen over de vacature? Neem dan contact op met Jorrit Linders, manager bestuursondersteuning, 06 4605 6978. Voor alle vragen over de procedure en de organisatie van Gemeente Utrecht kun je bellen met Jan Willem de Boer, corporate recruiter, 06 1829 1753. Krijg je geen gehoor, stuur dan een appje!

De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. Je bent van harte welkom!

Acquisitie

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.