Secretaresse

We zoeken een Allround secretaresse die proactief en punctueel onze organisatie kan ondersteunen. De werklocatie is Wibautstraat 6.

In de functie van Allrounder secretaresse beheer je de agenda van de projectleider(s), plant
afspraken, bekijkt de mail inbox op spoedmails, wijst de projectleider daarop, zorgt dat de
stukken digitaal klaar staan of klaar staan in IBABS. Je zorgt daarnaast voor een goede
afhandeling van verzoeken en vragen die binnenkomen via de telefoon en in de gezamenlijke
inbox van het secretariaat Actiecentrum Veiligheid en Zorg (AcVZ). Ook lever je
organisatorische en administratieve ondersteuning bij vergaderingen en bijeenkomsten. Je
bent zelfstandig en probeert altijd mee te denken om alles goed te laten verlopen. Je bent
stressbestendig, kunt goed prioriteren en daarbij goed omgaan met een hoge werkdruk. Je
bent het visitekaartje van het AcVZ, klantvriendelijk en dienstverlenend, beantwoordt telefoontjes en de deurbel.

• salaris tussen 3.014 en 4.244 bruto per maand
• contract tot oktober zonder verlenging
• voor 32 of 36 uur
• werken voor de gemeente Amsterdam

• Mbo- of hbo-werkniveau
•  Minimaal 1 jaar ervaring in ondersteunende/secretariële functie met complex agendabeheer en mailboxen, bij voorkeur binnen de overheid
•  Bekend met MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden
• Aantoonbare ervaring in het organiseren en faciliteren van (netwerk)bijeenkomsten.

Dit zijn taken die je doet op een gemiddelde werkdag:

• Applicatiebeheer (iBabs, VEHAA)
• Opstellen van overzichten en bewaking van procedures
• Vorming en ordening van dossiers
• Organisatorische en administratieve ondersteuning bij vergaderingen en bijeenkomsten
• Apparatuuronderhoud en storingsverhelping
• Incidenteel opstellen van verslagen/notulen
• Faciliteren van sollicitatieprocedures en beoordelingsprocessen voor AcVZ-medewerkers, inclusief gespreksplanning en follow-up
• Organiseren van rondleidingen en werkbezoeken.

Je komt te werken op het Actiecentrum Veiligheid en Zorg

Ben je enthousiast over de baan? Reageer dan nu met een cv en motivatiebrief. Heb je vragen? We zien graag je sollicitatie tegemoet!