Management assistent

De gemeente Utrecht heeft ruimte voor een management assistent. Ben jij een echte ondersteuner?

• werken bij de gemeente Utrecht
• tijdelijk ervaring opdoen bij een gemeente
• stadskantoor bij Utrecht CS
• salaris naar ervaring
• diverse werkzaamheden
• de gemeente Utrecht op je cv

• je hebt ervaring met Outlook en je leert makkelijke met nieuwe systemen werken;
• je hebt bij voorkeur ervaring met (complex) agendabeheer;
• je kunt werken in een team;
• je kunt op zakelijke maar dienstverlenende wijze met collega's en klanten communiceren;
• je hebt goede contactuele eigenschappen om contacten te onderhouden op zowelmanagement- als uitvoerend niveau.

Het Officemanagement VTH is op zoek naar een collegiale duizendpoot, een collega waar
we op kunnen bouwen, die graag naar kantoor komt voor haar werk.
Ben jij de nieuwe collega die zich niet laat afschrikken door onderstaande werkzaamheden
én werkzaamheden welke niet worden genoemd maar waar toch ad hoc om kan worden
verzocht?

• je de secretariaatsmailbox beheert en verzoeken zelfstandig afhandelt. Je samen metcollega’s zorgt voor een uniforme werkwijze en een overzichtelijke mailbox, zodat hetwerk gemakkelijk overgenomen kan worden;
• je afdelings- en/of management-overleggen notuleert en afspraken bewaakt;
• je ook de administratieve zaken, zoals o.a. het aanmaken van een bestelling en eenzaaknummer aanmaken in het zaaksysteem (post), oppakt;
• proactief de agenda en soms ook de mailbox van de teamleiders beheert;
• je proactief en adequaat gemaakte afspraken signaleert en zorgt voor opvolging;
• je bijeenkomsten organiseert en vergaderzalen reserveert.
• je ervoor zorgt dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in iBabs komen testaan en dat de Outlookagenda en iBabs perfect op elkaar aansluiten;
• je HRM-ondersteunende taken oppakt voor de afdeling. Dit zijn bijvoorbeeld afsprakenmaken met de bedrijfsarts, zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers enadministratieve ondersteuning bij mutaties voor medewerkers.

Je komt te werken bij de afdeling Vergunning Toezicht en Handhaving (VTH). De afdeling
zorgt ervoor dat zoveel mogelijk Utrechters en bezoekers de regels naleven. Dat doen we
voor een leefbare en veilige stad. Ons werk in de openbare ruimte en in de 'bebouwde
omgeving' (bij bedrijven en particulieren) is heel breed. Denk aan toezicht en handhaving op
alcohol, drugs en prostitutie, huisjesmelkers, milieu-inspectie, evenementenvergunningen, de
voorbereidingen voor de Omgevingswet en handhavingsacties in de wijken. Op deze manier
dragen wij ons steentje bij aan een stad die gezond en aantrekkelijk is.
VTH kent drie afdelingen met een eigen secretariaat, die 3 secretariaten vormen samen het
Officemanagement van VTH.

Ben je enthousiast over de opdracht? Solliciteer dan nu met een cv en motivatiebrief.