Zoek jij een brede officemanagement functie in een no-nonsense omgeving? Pas je goed in een team met voornamelijk mannen? En haal je energie uit het creëren van structuur en overzicht? Dan zou deze baan je weleens heel goed kunnen passen.
In deze functie werk je nauw samen met de directeur en ondersteun je hem en zijn team op secretarieel, hr en administratief vlak. Je hebt veel vrijheid om werkzaamheden en projecten naar je toe te trekken. De directeur is echt op zoek naar iemand met wie hij kan sparren en samen mee verder kan bouwen aan deze mooie organisatie. Naast dat je hem ontzorgt op het gebied van agendabeheer, het inplannen van afspraken en het fungeren als eerste aanspreekpunt. Heb je vooral een verbindende rol richting de medewerkers, je staat midden in het team en bent 'one of the guys'.
Jij bent het eerste aanspreekpunt voor facilitaire aangelegenheden zoals leaseauto's, laptops en contracten. Ook verzorg je de onboarding van nieuwe medewerkers, regel je kado's voor jubilea, verwerk je de declaraties en verzorg je de urenverantwoording richting de klanten. Een belangrijk onderdeel van jouw functie zal daarnaast bestaan uit het organiseren van events en bijeenkomsten voor de eigen medewerkers. Dit kan variëren van bedrijfsuitjes tot aan inhoudelijke kennisbijeenkomsten. Tevens denk je actief mee over de verdere profilering van het bedrijf, bijvoorbeeld door het gebruik van social marketing. Denk daarbij aan het helpen optimaliseren van de website en het plaatsen van berichten op social media.
Je hebt in deze functie regelmatig contact met de drie andere officemanagers die andere bedrijven binnen de groep ondersteunen. Jullie hebben ieder jullie eigen focus maar overleggen met elkaar en wisselen kennis en ervaring uit waar dit handig is.
Dit bedrijf bestaat ruim 3 jaar, is actief binnen de IT en gespecialiseerd in cybersecurity. Zij maken onderdeel uit van een grotere groep waaronder diverse IT-georiënteerde organisaties vallen. Tot hun klanten behoren o.a. mooie organisaties als de Politie, het Minsterie van Justitie en de Kamer van Koophandel. Voor deze bedrijven testen zij bijvoorbeeld of hun applicaties voldoen aan de veiligheidsnormen en geven zij op directieniveau advies over informatiebeveiliging. Er werken 20 collega's en de organisatie kenmerkt zich door de korte lijnen en ondernemende cultuur. Zij werken vanuit een gaaf, industrieel kantoorpand in Utrecht.
Je komt direct in dienst bij het bedrijf. Zij bieden je het volgende;
Voor deze functie zijn wij op zoek naar een officemanager op hbo-niveau en met minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie. Je kunt deze ervaring hebben opgedaan als officemanager maar bijvoorbeeld ook in de reis- of hospitality branche.
Jij voelt je als een vis in het water als je niet weet hoe jouw dag eruit gaat zien, veel van jouw werkzaamheden zullen namelijk ad hoc zijn. Je bent goed in het aanbrengen van structuur aan en het creëren van rust voor de directeur en het team, zodat zij zich kunnen richten op de corebusiness. Je bent iemand die niet afwacht maar lekker doorpakt en initiatief neemt.
De functie is voor 32 tot 36 uur per week (dagen in overleg). De voorkeur gaat uit naar een kandidaat die in een straal van maximaal 30 km van Utrecht woont. Je kunt gratis parkeren voor de deur.
Vacature van Q-logic