Als PMO werk je binnen de afdeling Projecten & Programma’s van de unit Innovatie & Vernieuwing. Deze unit richt zich op strategische projecten en programma’s op het gebied van informatiehuishouding, digitale innovatie en kennisdeling binnen de overheid. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het strategisch inrichten, coördineren en borgen van de PMO-ondersteuning voor drie nauw samenhangende programma’s, met een focus op efficiëntie, samenhang en besturing. Jouw rol is proactief en regisserend: je zorgt ervoor dat de programma’s niet alleen operationeel soepel verlopen, maar ook dat ze strategisch aligned zijn met de doelen van RvIHH en de bredere overheid. Je werkt op tactisch en soms strategisch niveau, waarbij je niet alleen uitvoert, maar ook meedenkt over de inrichting van processen, governance en de vertaling van beleid naar uitvoering.
Kernverantwoordelijkheden
Als PMO ben je verantwoordelijk voor:
1. Strategische inrichting en governance •Het opzetten, optimaliseren en borgen van PMO-processen, -structuren en -instrumenten (zoals roadmaps, mijlpalenplanningen, risico- en issuemanagement) voor de drie programma’s, met oog voor samenhang en schaalbaarheid. •Het adviseren van programmamanagers en senior stakeholders over best practices in project- en programmamanagement, inclusief scopebeheer, prioritering en afwegingskaders. •Het vertalen van strategische doelen (bv. van RvIHH of breder) naar concrete PMO-activiteiten en het bewaken van de uitvoering hiervan. •Het initiëren en doorvoeren van verbeteringen in de PMO-werkwijze, gebaseerd op lessen geleerd en nieuwe inzichten (bv. agile methodieken, digitale tools).
2. Coördinatie en regie •Het coördineren van de samenwerking tussen de drie programma’s, waarbij je zorgt voor consistente werkwijzen, informatiestromen en rapportages. •Het bewaken van afhankelijkheden, risico’s en issues tussen programma’s en deze escaleren waar nodig, met voorstellen voor oplossingen. •Het organiseren en leiden van complexe overleggen (bv. stuurgroepen, pressure cookers) en het zorgdragen voor een efficiënte besluitvorming.
•Het managen van de informatievoorziening naar stakeholders (intern en extern), inclusief het opstellen van strategische rapportages, dashboards en presentaties voor senior management.
3. Kwaliteitsborging en veranderkunde •Het borging van projecthygiëne: je zorgt ervoor dat alle producten (voortgangsrapportages, financiële overzichten, verslagen) tijdig, accuraat en consistent worden opgeleverd. •Het coachen en begeleiden van projectleiders en programmamedewerkers op het gebied van PMO-processen, tools (bv. MS Teams, Power BI) en methodieken. •Het meedenken over veranderkundige aspecten, zoals het creëren van draagvlak voor nieuwe werkwijzen of systemen binnen de programma’s.
4. Financieel en contractueel beheer •Het bewaken en rapporteren over de gecombineerde budgetten van de drie programma’s, inclusief inkoop/inhuur en financiële risico’s. •Het ondersteunen bij contractmanagement (bv. met externe partijen) en het zorgdragen voor compliance met afspraken en regelgeving.
5. Stakeholdermanagement •Het opbouwen en onderhouden van relaties met sleutelfiguren binnen en buiten RvIHH (bv. andere departementen, Nationaal Archief, leveranciers). •Het anticiperen op belangen en behoeften van stakeholders en deze vertalen naar concrete acties binnen de programma’s.
Samenhang met de programma’s
De drie programma’s waar je voor werkt, zijn strategisch en onderling afhankelijk:
1.‘Continuïteit en doorontwikkeling DigiDoc’ – Zorgt voor de doorontwikkeling van de DMS-dienst.
2.‘Eén standaard voor documentmanagement’ – Richt zich op stelselmatige samenwerking rondom informatiehuishouding.
3.‘Digitale Archief Bewerking’ – Ontwikkelt een generieke oplossing voor archiefoverdracht.
Als PMO zorg je voor de verbinding tussen deze programma’s, zodat ze gezamenlijke doelen bereiken en synergie benuttigen. Je hebt eigenaarschap over de PMO-ondersteuning en werkt nauw samen met programmamanagers, projectleiders en externe partijen.