Operationeel Inkoper

Een tram staat in de werkplaats, maar het onderdeel voor de reparatie laat op zich wachten. Jij pakt de telefoon, schakelt met de leverancier en zoekt samen met technische collega’s naar een oplossing. Als operationeel inkoper zorg jij dat onze werkplaatsen beschikken over de onderdelen die ze nodig hebben. Zo draag je iedere dag zichtbaar bij aan het rijdend houden van de trams en metro's van Amsterdam.

Dit ga je doen

Je begint je dag met de besteladviezen uit SAP: welke onderdelen zijn nodig en kloppen de gegevens? Je controleert de aanvragen, vraagt waar nodig offertes op en plaatst bestellingen bij leveranciers. Vervolgens bewaak je de orderbevestigingen en leverdata. Van bouten en kabels tot stoelen, wielstellen en pantografen: de onderdelen die je bestelt zijn net zo verschillend als de vragen die je krijgt.

Een belangrijk deel van je werk bestaat uit terugkerende bestellingen en zorgvuldige administratie. Daarnaast is er uitzoekwerk. Een artikelomschrijving is onduidelijk, een levering loopt vertraging op of de werkplaats heeft met spoed iets nodig. Jij bepaalt wat voorrang heeft en onderneemt actie. Je belt de leverancier, onderzoekt of een levering sneller kan en bespreekt mogelijke alternatieven met de technische specialisten.

Je bouwt aan goede relaties met leveranciers en houdt de werkplaatsen op de hoogte. Je blijft een bestelling volgen totdat duidelijk is wanneer deze geleverd wordt en grijpt in als afspraken niet worden nagekomen. Ook help je ervoor te zorgen dat onderdelen voor gepland onderhoud en projecten tijdig beschikbaar zijn.

Je werkt momenteel met SAP. Daarnaast krijg je te maken met de overgang naar IFS en de veranderingen die dit voor het dagelijkse werk meebrengt.

Dit neem je mee

Je communiceert helder, kort en zorgvuldig. Je weet wanneer een e-mail voldoende is en wanneer het tijd is om de telefoon te pakken. Als een levering vertraging oploopt en de werkplaats op onderdelen wacht, ga je het gesprek aan met de leverancier. Je brengt de urgentie van de situatie duidelijk over en bouwt aan relaties die helpen wanneer snelheid nodig is.

Je zoekt actief naar oplossingen als iets anders loopt dan gepland. Wanneer een onderdeel niet beschikbaar is, onderzoek je welke alternatieven er zijn. Dat kan een vervangend onderdeel zijn, of in een hoger liggend component waaruit één specifiek onderdeel alsnog beschikbaar gemaakt kan worden. Je kijkt verder dan de eerste mogelijkheid en zoekt naar wat wél kan, zodat de werkplaats verder kan.

Je voelt je verantwoordelijk voor de bestellingen die je onder je hoede hebt. Je begrijpt wat de gevolgen zijn als een levering uitblijft en houdt zicht op de voortgang. Collega's weten waarvoor ze bij jou terecht kunnen en kunnen erop vertrouwen dat je afspraken opvolgt en zaken niet laat liggen.

Je werkt nauwkeurig en gestructureerd. Je controleert gegevens zorgvuldig, voorkomt dubbele of onduidelijke artikelregistraties en houdt orderbevestigingen en administratie op orde. Ook wanneer er veel tegelijk speelt, blijf je overzicht houden en stel je de juiste prioriteiten.

Bij voorkeur beschik je over minimaal mbo 4-niveau. Ervaring met operationele inkoop, een technische werkomgeving of een ERP-systeem zoals SAP of IFS helpt je om sneller je weg te vinden in de functie.

Jouw team

Je wordt onderdeel van het bedrijfsbureau binnen Supply Chain Railmaterieel op de Hoofdwerkplaats Rail in Diemen. Samen met inkopers, logistiek engineers, coördinatoren, contractmanagers, het magazijn en de afdeling onderdelenproductie zorg je dat de werkplaatsen beschikken over de onderdelen die nodig zijn voor het onderhoud en de reparaties van onze trams en metro's. Je werkt dicht bij de monteurs en het magazijn, waardoor je snel kunt afstemmen en direct ziet wat er op de werkvloer speelt. In het team staan collega's voor elkaar klaar, nemen ze werkzaamheden van elkaar over en bespreken ze uitdagingen tijdens de dagstart. Er is volop ruimte om vragen te stellen, feedback te geven en van elkaar te leren. Ook buiten het werk zoeken collega's elkaar op, bijvoorbeeld tijdens een teamuitje.