Coordinator poliklinieken Neurologie, Neurochirurgie en Kinderneurologie

Coordinator poliklinieken Neurologie, Neurochirurgie en Kinderneurologie

Wil jij je ontwikkelen tot een sterke, verbindende leidinggevende en zo de kwaliteit van de academische zorgomgeving verbeteren? Lees dan snel verder!

Functie inhoud

Een zeer afwisselende functie. Zo kunnen we de functie van coördinator op de polikliniek Neurologie, Neurochirurgie en Kinderneurologie het beste omschrijven. Naast het verrichten van de dagelijkse werkzaamheden binnen de polikliniek voer je ook coördinerende taken uit voor het team. Jij ontzorgt je collega's, waardoor zij zich volledig kunnen richten op hun eigen werkzaamheden. Wat houdt de functie van coördinator precies in?

Je dagelijkse werkzaamheden binnen de polikliniek:

• Baliewerkzaamheden, zoals het ontvangen en informeren van patiënten en het maken van afspraken.
• Het aannemen van binnenkomende telefoongesprekken.
• Backofficewerkzaamheden, zoals het voorbereiden en afhandelen van spreekuren, postverwerking, het uitwerken van poliklinische brieven en het beantwoorden van vragen die binnenkomen via de poli-mail.

Jouw coördinerende taken bestaan uit het:

• Coördineren van de dagelijkse gang van zaken binnen het team. Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers met betrekking tot het reilen en zeilen op de afdeling.
• Maken van dienstroosters voor medewerkers.
• Meeschrijven aan protocollen en werkbeschrijvingen. Daarnaast lever je een actieve bijdrage aan relevante werkgroepen en projecten.
• Inventariseren van verlofaanvragen en het registreren hiervan in het planningssysteem OWS.
• Organiseren van teamoverleggen en het opstellen van trainings- en inwerkprogramma's voor nieuwe medewerkers.
• Stimuleren en ondersteunen van medewerkers waar nodig.
• Begeleiden van studenten en nieuwe medewerkers.
• Nauw samenwerken met en verantwoording afleggen aan de manager, die eindverantwoordelijk is voor het team.

Onze poliklinieken Neurologie, Kinderneurologie en Neurochirurgie werken intensief samen om patiënten optimale zorg te bieden. Vanuit jouw functie ondersteun je de verschillende specialismen en speel je een belangrijke rol in het verbinden van medewerkers, processen en werkzaamheden. Je bent een echte bruggenbouwer en draagt actief bij aan de verdere ontwikkeling en samenwerking binnen de poliklinieken.

Werkomgeving

Wij zijn het Erasmus MC. Gevestigd in Rotterdam en hét toonaangevende universitair medisch centrum van Nederland. Wij zetten ons iedere dag in voor een gezonde bevolking en excellente patiëntenzorg, gedreven door baanbrekend onderzoek, innovatief onderwijs en continue vernieuwing. Samen met ruim 17.000 bevlogen medewerkers werken we aan de zorg van vandaag én de zorg van morgen.

Jouw werkplek is binnen de poliklinieken Neurologie en Neurochirurgie op de 3e verdieping van het Erasmus MC. De polikliniek Kinderneurologie locatie Sophie Kinderziekhuis. Hier werk je in een dynamische en uitdagende omgeving waar complexe zorg, innovatie en persoonlijke aandacht voor de patiënt samenkomen. Als universitair medisch centrum leveren wij zorg op het hoogste niveau en behandelen wij patiënten uit heel Nederland.

Onze poliklinieken scoren al jarenlang hoog in patiënttevredenheid. Daar zijn we trots op. Deze waardering is het resultaat van de deskundigheid, betrokkenheid en inzet van onze medewerkers. Samen zorgen we ervoor dat patiënten zich welkom voelen en de best mogelijke zorg ontvangen. Help jij mee om deze hoge kwaliteit en patiëntgerichtheid verder uit te bouwen?

Het team bestaat uit doktersassistenten, secretarieel administratief medewerkers, verpleegkundig consulenten, medische studenten en het staf secretariaat. Samen vormen zij een hecht en betrokken team waarin samenwerking centraal staat. Collega’s ondersteunen elkaar waar nodig en denken actief mee over verbeteringen in de zorg en de werkprocessen. Er heerst een prettige, informele werksfeer waarin ruimte is voor eigen initiatief, persoonlijke ontwikkeling en gezelligheid. Binnen deze functie krijg je de kans om een belangrijke bijdrage te leveren aan zowel de dagelijkse patiëntenzorg als aan de verdere ontwikkeling van de poliklinieken. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling maakt het werk uitdagend, leerzaam en bijzonder waardevol.

Profiel

De ideale kandidaat voor deze vacature is een echte verbinder en doener die initiatief durft te nemen. In je rol behoudt je het overzicht en schakel je snel tussen verschillende werkzaamheden binnen de organisatie, de patiëntenzorg en de samenwerking binnen de poliklinieken. Een geschikte coördinator is organisatiesensitief, weet mensen mee te nemen in veranderingen en stimuleert samenwerking binnen het team. Daarbij ben je zichtbaar en benaderbaar voor collega's en weet je hen op een positieve manier te motiveren, coachen en ondersteunen. Nauwkeurig werken is voor jou vanzelfsprekend. Je stelt de juiste prioriteiten, ook wanneer de dag anders verloopt dan gepland.

Daarnaast beschik je over sterke organisatorische vaardigheden en weet je meerdere werkzaamheden, belangen en prioriteiten tegelijkertijd te managen. Je signaleert knelpunten, denkt actief mee over oplossingen en draagt bij aan het continu verbeteren van werkprocessen en samenwerking binnen de poliklinieken. Je communiceert helder in goed Nederlands en basis Engels en staat iedereen binnen je aandachtsveld op een prettige en servicegerichte manier te woord. 

Daarnaast herken jij jezelf in de volgende eigenschappen:

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met relevante managementopleidingen of trainingen op het gebied van coördinatie, planning of leidinggeven.
• Aantoonbare ervaring met het coördineren van werkzaamheden en het aansturen van medewerkers binnen een complexe organisatie. Ervaring binnen een ziekenhuis, academisch medisch centrum of andere complexe zorgomgeving is daarbij een belangrijke plus.
• Ervaring opgedaan in een dynamische werkomgeving. Ervaring binnen een polikliniek, ziekenhuis of andere zorgorganisatie is daarbij een plus.
• Een goede vaardigheid in programma's zoals Word, Excel, Outlook en Teams. Bovendien maak je nieuwe systemen snel eigen.
• Ervaring met operationele processen zoals capaciteitsplanning, roosterprocessen, het implementeren van werkwijzen en het begeleiden van verandertrajecten.
• Het vermogen om overstijgend te denken, het overzicht te behouden in een dynamische omgeving en complexe vraagstukken vertalen naar praktische oplossingen.
• En heb je ervaring met LEAN-methodiek? Dan zien we dat als plus.

Met jouw enthousiasme, verantwoordelijkheidsgevoel en verbindende kwaliteiten lever je een belangrijke bijdrage aan een goed functionerend team en daarmee aan de kwaliteit van zorg.

Bekijk hier de voorwaarden voor indiensttreding bij Erasmus MC.

Wat bieden wij

• Een uitdagende functie binnen het grootste Universitair Medisch Centrum (UMC) van Nederland met hoge ambities op het gebied van zorg, onderwijs en onderzoek.
• Je ontvangt een contract voor 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
• Een werkweek van 36 uur waarin je de ene week 5 dagen werkt en de andere 4 dagen. Jouw roostervrije dag bespreken we samen.
• Een bruto maandsalaris van minimaal € 3.126,- tot maximaal € 4.182,- (schaal 7) bij een volledige werkweek van 36 uur.
• Een cao-salarisverhoging van 3,5% per mei 2027.
• Een 13e maand die al in november uitgekeerd wordt.
• Een 100% reiskostenvergoeding met het openbaar vervoer.
• Een pensioenverzekering bij het ABP. Wij nemen circa 2/3 van de maandelijkse bijdrage voor onze rekening waardoor jouw nettosalaris hoger uitvalt dan je misschien verwacht.
• Sportfaciliteiten in het Erasmus MC.
  
  En heb je een lekke band? Geen probleem, onze fietsenmaker repareert deze graag. 

Alle arbeidsvoorwaarden zijn conform de cao Universitair Medische Centra.

Meer informatie

Maak van deze vacature jouw nieuwe baan! Solliciteer nu via de sollicitatiebutton. 

Heb je inhoudelijke vragen over de vacature? Cato Soethout, coordinator (06 296 779 51) of Joyce Di Scala, Manager poliklinieken Neurologie, Kinderneurolgie, Neurochirurgie en Oogheelkunde (06 144 348 81) beantwoorden deze met plezier.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie is niet gewenst.