Administrative Assistant

Overzicht 

Fast Enterprises is een leverancier van essentiële software en diensten voor burgers en overheden. In 1998 veranderden we de manier waarop overheidsinstanties hun werkzaamheden uitvoeren, dit met de introductie van GenTax®. Inmiddels zijn we verder uitgebreid dan belastingen en voeren we ook implementaties uit voor instanties op het gebied van motorvoertuigen, rijbewijzen, werkloosheidsuitkeringen en kinderbijstand. 

Een carrière bij FAST heeft een betekenisvolle en blijvende maatschappelijke impact. Wij bieden een samenwerkingsgerichte kantooromgeving waarin problemen actief worden opgelost. Je komt te werken bij FAST NL B.V., de Nederlandse dochteronderneming van FAST Enterprises. Je maakt deel uit van een internationaal bedrijf dat overheden wereldwijd ondersteunt. We zijn momenteel uitsluitend op zoek naar kandidaten die zowel Engels als Nederlands vloeiend spreken. Geschikte kandidaten komen ons team in Utrecht, Nederland, versterken en werken volledig op kantoor. 

Verantwoordelijkheden 

Als Administrative Assistant voer je diverse administratieve taken uit ter ondersteuning van onze projectteams en zorg je voor een soepele kantoorvoering. We zijn op zoek naar een kandidaat met ervaring in bedrijfsadministratie die goed functioneert in een dynamische, snel veranderende omgeving.  

Algemeen 

• Alle kantoormedewerkers bijstaan en ondersteunen en ervoor zorgen dat zij alles hebben wat ze nodig hebben om hun werk efficiënt uit te voeren. 

• Organiseer en faciliteer administratieve en andere projectgerelateerde taken voor de FAST-projectmanager (bijv. het plannen van vergaderingen, het maken van aantekeningen tijdens vergaderingen, het opstellen van notulen, enz. 

• Bied waar nodig aanvullende ondersteuning aan teamleden (bijv. diverse taken zoals het assisteren bij test- en trainingsmateriaal, het afdrukken en sorteren van documenten, enz. 

• Toezicht houden op en het onderhouden van relaties met leveranciers en betalingen (bijv. kantoorbenodigdheden, catering, enz.) en hierover communiceren met de financiële afdelingen. 

• Ondersteun en begeleid nieuwe medewerkers bij hun verhuizing (bijv. suggesties doen voor huisvesting, helpen bij het regelen van verblijfsvergunningen, enz.). 

• Lokale werving faciliteren door nauw samen te werken met het wervingsteam om sollicitatiegesprekken te organiseren, kandidatendossiers bij te houden en te helpen bij wervingsinitiatieven. 

• Bijdragen aan diverse taken voor andere projecten binnen het bedrijf. 

• Informatie bijhouden (bijv. locatiespecifieke verhuisinformatie, locatiespecifieke administratieve handleiding, kantoorrichtlijnen, vervaldata van toegangscodes en veiligheidsmachtigingen, suggesties voor teambuilding en contactpersonen, enz. 

• Ons HR-team ondersteunen bij lokale naleving en onboarding. 

Kantoor 

• Namens het team communiceren met de klant over kantoorbeheer (bijv. kantoortoegang, onderhoud, serviceverzoeken enz.), en interne communicatie die relevant is voor het projectteam delen en/of vertalen 

• Bestel en beheer kantoorbenodigdheden. 

• Houd een overzicht bij van de functies binnen het team, zoals BHV’ers en preventiemedewerkers, en stem deze af met de betreffende functies aan de kant van de klant. 

• De telefoonlijst van het kantoor bijhouden. 

• Vergaderingen voorbereiden (d.w.z. de opstelling regelen voor eventuele speciale vergaderingen). 

Post  

• Post: zorg voor het ophalen en afleveren van algemene post. 

• Voorbereiden, ophalen en afleveren van internationale post, inclusief het bijhouden van verzendmaterialen ter plaatse. 

Speciale evenementen en activiteiten 

• Teambuildinguitjes plannen, afstemmen met locaties en leveranciers, programma's voor evenementen opstellen, RSVP's bijhouden en het budget voor teambuilding beheren. 

• Coördineer en faciliteer sociale uitjes en lunches indien nodig.  Voor veel evenementen houdt dit in dat je voorafgaand aan het evenement aanwezig bent om ervoor te zorgen dat alles klaar is, teamleden de juiste aanwijzingen geeft, rekening houdt met speciale dieetwensen, enz. 

• Coördineren van mogelijkheden voor maatschappelijke dienstverlening en vrijwilligerswerk. 

Kwalificaties 

• Bachelordiploma in bedrijfskunde/openbaar bestuur, financiën/boekhouding, management, onderwijs, sociale wetenschappen of een verwant vakgebied op het gebied van kantoorbeheer en administratie. 

• Gelijkwaardige relevante werkervaring kan in plaats van het vereiste diploma in aanmerking worden genomen. 

• Ook lopende studies op hbo- of universitair niveau kunnen in aanmerking worden genomen. 

• Eerdere ervaring met Microsoft Office. 

• Sterke organisatorische vaardigheden. 

• Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden. 

• Vermogen om te multitasken. 

• Bereidheid tot af en toe reizen voor opleidingsdoeleinden. 

• Vloeiend in zowel Nederlands als Engels (op C1/C2-niveau). 

FAST-voordelen 

• Het salaris ligt naar schatting tussen € 2900 en € 3400 bruto per maand 

• Gedurende je hele loopbaan word je beloond via onze prestatiegerichte beloningsstructuur, het Nederlandse pensioenstelsel en prestatiegerelateerde bonussen.  

• Jaarlijkse welzijnsvergoeding. 

• Ons ‘gift matching’-programma verdubbelt het aantal uren dat je aan vrijwilligerswerk besteedt of de geldbedragen die je doneert. 

• Het hele jaar door worden er teambuildingactiviteiten georganiseerd. 

• Maak het verschil door zinvolle en positieve veranderingen teweeg te brengen bij overheidsinstanties. 

FAST is een werkgever die gelijke kansen biedt.  

Fast Enterprises zet zich in voor de volledige inclusie van alle gekwalificeerde personen. Als onderdeel van deze toewijding zorgt Fast Enterprises ervoor dat personen met een handicap redelijke aanpassingen krijgen tijdens het wervingsproces. Als u redelijke aanpassingen nodig heeft, neem dan contact op met recruiting@fastenterprises.com .  

We accepteren doorlopend sollicitaties voor deze functie. 

Voordat u documentatie bij uw sollicitatie indient, kunt u informatie verwijderen waarmee uw leeftijd, geboortedatum of de datum van inschrijving bij of afstuderen aan een onderwijsinstelling kan worden achterhaald.   

Salaris 

35.000,00 EUR - 40.000,00 EUR bruto /jaar.