Corporate Event Manager

Wat ga je doen Je gaat je samen met jouw collega’s inzetten voor de werving van nieuwe studenten, de profilering van onderwijs en wetenschap en community building van medewerkers en studenten van de VU.

Jaarlijks worden er tal van events en bijeenkomsten georganiseerd en ontwikkeld voor diverse doelgroepen, variërend van klein naar groot. Denk hierbij - bijvoorbeeld - aan grote internationale (wetenschappelijke) congressen, de jaarlijkse DIES Natalis en Opening Academisch Jaar, open dagen, medewerkersbijeenkomsten, bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders en het DéjàVU festival.

Het team Events pakt aanvragen op van briefing tot en met de uitvoering van het evenement, bewaakt budgetten en deadline(s) en draagt bij aan de marketing- en communicatiestrategie rondom events en activiteiten. Dit doet zij in samenwerking met andere teams van de dienst Communicatie & Marketing (C&M) en collega’s van de Facilitaire Campus Organisatie (FCO). Het team Events is onderdeel van C&M en werkt voor de gehele VU-organisatie.

Je bent verantwoordelijk voor de organisatie en de uitvoering van evenementen, waarbij je vaak als eventmanager onderdeel uitmaakt van een groter team, waarbinnen meerdere experts samenwerken. De afwisseling in de verschillende samenwerkingsverbanden van kleine tot grote evenementen, maken jouw rol erg afwisselend en maakt dat je eigen creativiteit kunt inbrengen in jouw werk.

• Je regisseert projecten waar een groot aantal interne en externe partijen bij betrokken zijn en begeleidt evenementen, zoals bijeenkomsten, congressen en open dagen.
• Je interpreteert briefings, vertaalt deze naar een draaiboek en neemt zelf het initiatief om de vraag achter de vraag te achterhalen.
• Je fungeert als projectleider in projectteams en coördineert werkzaamheden van interne en externe partijen en zorgt voor samenhang met de andere expertgebieden binnen C&M.
• Je stelt offertes op en bent verantwoordelijk voor de planning en indien gewenst bewaking van budgetten en draagt zorg voor een adequate financiële en administratieve afwikkeling van projecten.
• Je adviseert opdrachtgevers en collega’s over de beste uitvoering op basis van de VU-doelstelling, C&M-doelstellingen, ambitie, budget en planning.
• Je volgt innovaties en ontwikkelingen op het vakgebied en past deze toe.
• Je geeft gevraagd en ongevraagd advies, evalueert eventinspanningen en doet voorstellen ter verbetering van de effectiviteit en kwaliteit van de dienstverlening.

• Je hebt minimaal een hbo-opleiding in een relevante richting, denk aan Marketing/Communicatie, Hotelschool of Eventmanagement.
• Je hebt minimaal drie jaar aantoonbare, recente ervaring in het realiseren van eventproducties.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en je weet jezelf met overtuigingskracht te presenteren.
• Je beschikt over conceptueel denkvermogen, bent creatief en innovatief.
• Je stroopt graag je mouwen op. Je bent een zelfstarter, je hebt verbindende kwaliteiten en schakelt snel.
• Je bent gericht op samenwerking en legt gemakkelijk contact. Je bent omgevingsbewust en hebt een uitstekend gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en het onderhouden van relaties.
• Je presteert goed onder druk en bent gewend te werken met deadlines.
• Je kan goed projectmatig werken.
• Je toont samen met andere experts eigenaarschap voor het grotere geheel waarvoor de C&M staat opgesteld.
• Je hebt kennis van en ervaring met werken met data, je bent bekend met de laatste ontwikkelingen op eventgebied en datagedreven events.
• Je draait jouw hand niet om voor administratieve taken, die er nu eenmaal bij horen.

Voor de ideale kandidaat geldt een aantal eisen. Maar ook als je (nog) niet aan alles voldoet, schroom dan niet om te solliciteren. We hechten waarde aan de hiernavolgende aspecten.

• Verbindend samenwerken
• Resultaatgericht
• Klantgericht
• Stakeholdermanagement en organisatiesensitiviteit
• Projectmatig werken

Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormen kent. Wij geloven dat diversiteit in al haar complexiteit van onschatbare waarde is voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn altijd op zoek naar talent met diverse achtergronden en ervaringen. Dat betekent ook dat we ons inzetten voor het creëren van een inclusieve gemeenschap, zodat we diversiteit als meerwaarde kunnen benutten.

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 3.546,00 (Schaal 10) en maximaal € 5.538,00 (Schaal 10) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Projectleider 1. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor minstens 0,8 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar.
• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• Keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden
• Bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
• Ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden