De senior Bestuurssecretaris / Bestuursadviseur fungeert als verbindende schakel tussen de epics en de verschillende bestuursorganen (Verbindingstafel, OR, Strategieteam, Portfolioboard). De rol ondersteunt het managementteam (MT) bij strategische besluitvorming en de bewaking van governanceprocessen. De secretaris fungeert als klankbord voor MT-leden.
Kerntaken
- Adviseren en ondersteunen van het MT en de HR-manager bij strategische besluitvorming en governance.
-Rechterhand van de HR manager: gevraagd en ongevraagd ondersteuning en voorbereiding van afspraken in het kader van de P&C cyclus en externe overleggen ism de Personal Assistant.
-Coördineren en bewaken van HR beleids- en besluitvormingsprocessen, inclusief agendering, procedurebewaking en follow-up.
-Procesbegeleiding van de stukken voor de tafels, zodat deze zonder rework en zonder frustratie geagendeerd kunnen worden. (i.s.m. epicowners/productowners/opstellers)
Kennis van HR-onderwerpen om in de procesbegeleiding van stukken vanuit een helicopterview feedback te kunnen geven op de inhoud en samenhang irt de tafels.
-Opstellen van plannen en rapportages en redactie van stukken naar de tafels.
-Bewaken van de MT archivering (linking pin tussen Agile documenten / portfoliomanagement/Teamsstructuur/HR brondocumenten/governance vereisten/ archiefwet).
-Bewaken van de compliance van de afdeling.
-Afdelingsoverstijgende samenwerking met betrekking tot beleidsvoorbereiding en/of borging.
-Coördineren van inhoudelijke actiepunten van manager HR en zorgen voor implementatie.
-Stakeholdermanagement met interne collega’s en afdelingen productowners, epicowners en projectmedewerkers.