Senior Officemanager / Executive Assistant

• Een kleinschalige organisatie met grote impact
• Combineer officemanagement, stakeholdermanagement en evenementenorganisatie

Een Nederlandse organisatie binnen de ICT- en technologiesector. De organisatie werkt samen met grotere kantoren, industriebedrijven, zorginstellingen en organisaties in mobiliteit en hospitality, denk hierbij aan een KLM, NH Hotels en de Rotterdamse Haven. Het is een kleinschalige, professionele omgeving met een groot netwerk en een hoogwaardig ledenbestand.

Je standplaats is Woerden, waar je de dagelijkse zaken op kantoor organiseert. Vanuit deze locatie heb je veel contact met externe relaties en neem je een centrale positie in binnen de organisatie. De cultuur is persoonlijk, betrokken en gericht op samenwerking. Je werkt nauw samen met de directrice en een kleine, hechte kern van collega's.

Parkeren kan gratis bij kantoor en een treinstation is op loopafstand.

In de rol van Senior Officemanager ben jij degene die zorgt dat alles op de achtergrond soepel loopt, zodat anderen hun werk met vertrouwen kunnen doen. Je vindt het prettig om overzicht te houden, vooruit te denken en de details goed te regelen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Volledig officemanagement: huisvesting, meubilair, facilitaire zaken, drukwerk, vlaggen en visitekaartjes.
• Het beheren en structureren van het archief en documentatie.
• Agendabeheer voor de directie (voornamelijk in het Nederlands), inclusief het plannen van veel Teams-meetings.
• Administratieve ondersteuning/
• Kort en doelgericht notuleren (meetings van 60-90 minuten) tijdens bestuursvergaderingen, en andere vaste overleggen, met focus op actiepunten.
• Verzenden van uitnodigingen, stukken en overige communicatie naar leden en stakeholders.
• Coördineren en organiseren van evenementen en bijeenkomsten, onder andere op representatieve locaties en bij bedrijven uit de sector.
• Regelmatig meegaan met de directie naar externe overleggen, onder andere in Den Haag bij overheidsinstellingen.

Je ondersteunt de directrice één-op-één, bent verantwoordelijk voor het kantoor en de organisatie van events. Je hebt veel contact met externe partijen en stakeholders, en je voelt je prettig in een rol waarin je anderen ontzorgt, verbindt en professioneel vertegenwoordigt.

Samen met de lijnmanager hebben wij het volgende profiel opgesteld:

• Je hebt ervaring als Officemanager of in een vergelijkbare ondersteunende rol op directie- of managementniveau.
• Opleiding is minder belangrijk dan jouw professionele houding, verantwoordelijkheidsgevoel en accuratesse.
• Je voelt je thuis in een rol met veel stakeholdermanagement en contact met externe relaties.
• Je werkt graag samen in een klein, betrokken team en kunt ook goed zelfstandig je weg vinden.
• Je hebt ervaring met evenementen organiseren, agendabeheer en het maken van presentaties.
• Je bent vaardig met het standaard Office-pakket.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed in woord en geschrift.
• Je bent beschikbaar voor 32 tot 40 uur per week en woont bij voorkeur op redelijke reisafstand van Woerden (circa een half uur).

Op basis van een fulltime dienstverband zal het aanbod bestaan uit:

• Een aantrekkelijk maandsalaris tot € 7.000 bruto op fulltime basis.
• Een sterk totaalpakket dat past bij een senior rol met verantwoordelijkheid.
• 8% vakantiegeld.
• 32 vrije dagen per jaar, waarvan 4 door de werkgever collectief worden ingepland.
• Een aanvullende pensioenregeling.
• Een bonusregeling op basis van bedrijfsprestaties.
• Mogelijkheid tot thuiswerken, na de inwerkperiode (startperiode volledig op kantoor).
• Een laptop en mobiele telefoon van de zaak.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,35 per kilometer.
• Een organisatie met een stabiele basis en een sterk netwerk binnen de ICT- en technologiesector, met ruimte om jouw rol verder vorm te geven.
• Een verantwoordelijke positie dicht op de directie, waarin jouw professionaliteit, overzicht en rust echt worden gewaardeerd.