Documentalist

mag 251113-JMK-004. Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

De programmadirectie voert een subsidieregeling uit. Hiervoor wordt veel data gedeeld en met documenten en dossiers gewerkt. Om dit goed te borgen en te archiveren is het HWBP op zoek naar een documentalist.

De documentalist bij het HWBP is een belangrijke schakel die zorgt voor:

1. Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen die het HWBP hieraan stelt (onder andere ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);

2. Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (onder andere autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur);

3. Een actieve bijdrage aan de verdere ontwikkeling van de kwaliteitseisen.

De opdracht wordt uitgevoerd binnen de richtlijnen van het HWBP. Deze omvat het uitvoeren van beheer op de archivering in het documentmanagementsysteem door medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens activiteiten zoals het registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten en informatie.

Daarnaast wordt verwacht:

• zorgen voor een actueel ordeningsplan
• waarderen van dossiers
• autoriseren van medewerkers
• geven van instructies aan medewerkers
• zorgen voor benodigde middelen om de informatiehuishouding continu te verbeteren

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
• Verlenen en intrekken van autorisaties in het documentmanagementsysteem
• Maken van standaardweergaven of standaard zoekvragen naar behoefte van medewerkers
• Instrueren en informeren van (nieuwe) medewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat hun taken rondom documentbeheer kunnen uitvoeren
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
• Actueel houden van documenten die horen bij het beheer van het archief
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers
• Toezien op correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders, en tijdige beschikbaarstelling aan de juiste persoon
• Routeren van post- en e-mailstukken
• Melden van storingen volgens de RWS-procedure
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen, in afstemming met Documentair Informatiemanagement (DIM)
• Opstellen van een plan van aanpak voor digitalisering van het fysieke archief

• Verantwoordelijkheidsgevoel
• Flexibiliteit
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:

• opstellen van rapportages en hulpmiddelen

• vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
  • Luistervaardigheid (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
  • Nauwkeurigheid

1. Afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied informatiemanagement of gelijkwaardig

2. Aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren

3. Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en DIM-gerelateerde ICT-middelen

4. Ervaring met het schrijven van handreikingen en werkinstructies

1. Kennis van en ervaring als documentalist bij RWS

2. Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijvoorbeeld Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)

3. Ervaring met recordmanagement in M365 SharePoint

4. Mate waarin wordt voldaan aan de genoemde competenties

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied informatiemanagement of gelijkwaardig

  2. Aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren

  3. Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en DIM-gerelateerde ICT-middelen

  4. Ervaring met het schrijven van handreikingen en werkinstructies

  5. Kennis van en ervaring als documentalist bij RWS

  6. Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijvoorbeeld Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)

  7. Ervaring met recordmanagement in M365 SharePoint

  8. Mate waarin wordt voldaan aan de genoemde competenties

  9. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris?

  10. Heb je de komende maanden vakantie gepland?

  11. Hoeveel uur ben je beschikbaar?

  12. Per wanneer ben je beschikbaar?

  13. Voor deze opdracht is het verplicht om je woonplaats, postcode en geboortedatum door te

      geven. Staan deze in je CV? Anders hier doorgeven.

  14. Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.