Proces specialist HRM

ml. T176477

Technische Universiteit Eindhoven

De TU/e en HRM

• De TU/e is een internationaal vooraanstaande universiteit die ingenieurs van de toekomst opleidt en de grenzen van wetenschap en technologie verlegt voor een betere wereld. Op de levendige en inspirerende campus werkt en studeert een internationale community van bijna 5400 medewerkers en 13.000 studenten. 
• De dienst Human Resources Management (HRM) heeft ruim 120 collega's en bestaat uit drie afdelingen: HR Business, HR Operations en HR Development. De teams van HR Business richten zich op de ondersteuning van people management in de faculteiten en diensten specifiek door HR-advisering en recruitment. De teams van HR Development richten zich op beleidsvorming, HR-analytics, ondersteuning van staff development en projectmanagement. Binnen de afdeling HR Operations zijn naast het HR Services team de volgende vier andere teams werkzaam: Payroll Administration, Staff Immigration (werkzaamheden m.b.t. Immigratieprocedures),  Compliance, Compensation and Benefits, en Occupational Health, Safety, Environment & Radiation Protection. 

Achtergrond

• SQUAD (Support QUAlity Drive) is een TU/e breed programma gericht op de kwaliteit van de interne dienstverlening. Alle ondersteunende diensten doorlopen het programma en stappen op verschillende momenten in.
• HRM is in april 2022 gestart samen met de dienst Finance & Control. De planfase is afgerond in medio 2024 en de implementatie is hierna gestart.
• De implementatie omvat een meerjarig veranderprogramma en daarin is een belangrijke rol weggelegd voor 'de basis op orde'. De basis op orde, betekent binnen HRM de organisatie van en samenhang tussen processen, systemen, data en management informatie. Om de basis op orde te brengen, is versterking nodig op het gebied van Business Process Management (BPM) in brede zin.  

Kerntaken Proces specialist

• Als Proces specialist ben je de verbindende schakel tussen de dienstverlening van HR en de benodigde processen, systemen en rapportages.
• Je zet de basis neer voor modern proces- en informatiemanagement binnen HRM gericht op transparante en kwalitatieve dienstverlening.
• Als Proces specialist adviseer en ondersteun je het management en de collega's van de dienst HRM bij het inventariseren en prioriteren van verbeteringen en bij het inrichten van procesmanagement.
• Daarnaast ben je betrokken bij allerlei veranderprojecten als expert op het gebied van procesoptimalisatie en herontwerp van processen.
• Je adviseert over aanpak en methodiek, je faciliteert werksessies en zorgt voor vastlegging van de uitkomsten, zoals procesbeschrijvingen. 
• Daarnaast zorg je voor training on the job van HRM collega's ter ondersteuning van hoogwaardig eigenaarschap en beheer van (geoptimaliseerde) processen.
• Je zoekt waar nodig aansluiting bij relevante professionals binnen de TU/e. Collega's van de diensten Finance & Control en Library & Information Services zijn daarbij belangrijke partners. 

Functieprofiel en kernvaardigheden

• De medewerker voldoet aan het volgende functieprofiel en vaardigheden:
• Je beschikt over een HBO of academische opleiding (werk- en denkniveau) en kennis over  relevante theorieën en methodieken, zoals LEAN, BPMN. 
• Je kent en begrijpt de kaders vanuit AO/IB, privacywetgeving en security-vereisten. 
• Je hebt aantoonbare ervaring, bij voorkeur in een complexe organisatie, met: 
  • het verzamelen en prioriteren van businessbehoeften (requirements gathering) en daarbij het uitvoeren van informatie-, impact- en haalbaarheidsanalyses, waarbij je de brug slaat tussen de business en ICT of de interne klant;
  • het vertalen van verzamelde inzichten naar concrete verbetervoorstellen, zoals procesverbeteringen of ICT-aanpassingen en het rapporteren en  adviseren hierover;
  • documenteren, herontwerpen, harmonisering en optimalisatie van processen;
  • het inrichten van procesmanagement;
  • het coördineren van implementaties, het ondersteunen en begeleiden van gebruikers bij het toepassen van nieuwe systemen of processen. 
• Je hebt ervaring én affiniteit met een organisatie in transitie. Je herkent jezelf in de volgende competenties: 
  • Je bent proactief, zelf startend en in staat om nieuwe zaken snel eigen te maken;
  • Je hebt overtuigingskracht en bent in staat om collega's mee te nemen in je verhaal;
  • Je bent organisatiesensitief en houdt rekening met belangen van verschillende stakeholders, maakt gemakkelijk contact en komt afspraken na;
  • Je bent in staat om te schakelen tussen generiek procesmanagement en specifiek procesontwerp en tussen regie en uitvoering;
  • Je hebt analyserend vermogen, creëert overzicht/ inzicht en stuurt op kennisoverdracht. 

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Je beschikt over een HBO of academische opleiding (werk- en denkniveau) en kennis over  relevante theorieën en methodieken, zoals LEAN, BPMN. 
  2. Je kent en begrijpt de kaders vanuit AO/IB, privacywetgeving en security-vereisten. 
  3. Je hebt aantoonbare ervaring, bij voorkeur in een complexe organisatie, met: 
     • het verzamelen en prioriteren van businessbehoeften (requirements gathering) en daarbij het uitvoeren van informatie-, impact- en haalbaarheidsanalyses, waarbij je de brug slaat tussen de business en ICT of de interne klant;
     • het vertalen van verzamelde inzichten naar concrete verbetervoorstellen, zoals procesverbeteringen of ICT-aanpassingen en het rapporteren en  adviseren hierover;
     • documenteren, herontwerpen, harmonisering en optimalisatie van processen;
     • het inrichten van procesmanagement;
     • het coördineren van implementaties, het ondersteunen en begeleiden van gebruikers bij het toepassen van nieuwe systemen of processen. 
  4. Je hebt ervaring én affiniteit met een organisatie in transitie. Je herkent jezelf in de volgende competenties: 
     • Je bent proactief, zelf startend en in staat om nieuwe zaken snel eigen te maken;
     • Je hebt overtuigingskracht en bent in staat om collega's mee te nemen in je verhaal;
     • Je bent organisatiesensitief en houdt rekening met belangen van verschillende stakeholders, maakt gemakkelijk contact en komt afspraken na;
     • Je bent in staat om te schakelen tussen generiek procesmanagement en specifiek procesontwerp en tussen regie en uitvoering;
     • Je hebt analyserend vermogen, creëert overzicht/ inzicht en stuurt op kennisoverdracht. 
  5. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?
  6. Voor deze vacature is het schrijven van een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.