Secretaresse

Als secretaresse ondersteun je de manager bij diverse portefeuillehouder overleggen. Je beheert proactief de agenda van de expertiseteammanager en plant afspraken in voor interne teams en externe partners. In het systeem iBabs documenteer je afspraken en benodigde informatie. Je bent de vraagbaak voor collega's en externe partners. Samen met het Management Secretariaat verbeter je processen en ondersteun je bij het organiseren van bijeenkomsten met de nieuwste middelen zoals MS Teams.

• Je beheert de agenda van de expertiseteammanager en plant afspraken met interne en externe partners;
• Je ondersteunt bij het opstellen van opdrachtbrieven, opdrachtbonnen en andere administratieve taken;
• Je organiseert bijeenkomsten en evenementen en zorgt dat alles tot in de puntjes geregeld is;
• Je maakt notulen en houdt actielijsten bij, zodat iedereen op de hoogte blijft van de voortgang;
• Je signaleert inefficiënties in processen en draagt verbeteringen aan binnen het team.

Je bent een communicatieve en proactieve secretaresse met oog voor detail en een passie voor samenwerking.

• MBO Niveau 4 Office & Managementsupport;
• Minimaal drie jaar relevante ervaring;
• Goede beheersing van Microsoft 365 en Teams;
• Ervaring in politiek-bestuurlijke omgeving is een pré;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden.

Deze opdrachtgever staat bekend als gesprekspartner naast gemeenten, waterschap en de rijksoverheid: een onmisbare schakel in een netwerksamenleving waarin complexe vraagstukken alleen in samenwerking met partners kunnen worden aangepakt. De organisatie zet de maatschappelijke opgaven centraal en maakt daarop de cultuur (dat wat in harten en hoofden van mensen leeft), de structuur en het management passend. Samenwerking aan de voorkant en integraliteit in de aanpak van de opgaven en programma’s is een vanzelfsprekendheid. 

Je komt te werken bij het Expertise Team Management Secretariaat. Dit is een nieuw team dat voor de gehele organisatie werkt, dat uniform en waar dat kan gestandaardiseerd werkt, en waar vooruitgang de norm is. Er heerst een open en informele sfeer, gericht op het gezamenlijk klaren van de klus. De secretaresses ondersteunen en ontzorgen de managers van de expertiseteams bij hun werkzaamheden en bij werkzaamheden rondom het Jaarprogramma. Verder is het secretariaat een belangrijke spil bij andere werkzaamheden in de expertiseteams. Hierdoor zijn de managers in staat om hun teams zo goed mogelijk aan te sturen en te ontwikkelen.

Je bent een communicatieve en proactieve secretaresse met oog voor detail en een passie voor samenwerking.

• MBO Niveau 4 Office & Managementsupport;
• Minimaal drie jaar relevante ervaring;
• Goede beheersing van Microsoft 365 en Teams;
• Ervaring in politiek-bestuurlijke omgeving is een pré;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden.