Bestuursondersteuner

ml. T172903

Tilburg University

Opdracht- en functieomschrijving

Het bieden van ondersteuning aan de bestuurssecretarissen die op universitair niveau de universitaire bestuurlijke processen coördineren, organiseren en daarover adviseren. In je functie geef je administratieve ondersteuning bij verschillende bestuurlijke processen van de vergaderingen van het College van Bestuur (CvB) en andere universitaire organen die in de beleids- en besluitvorming een rol hebben. Denk daarbij aan overleggen van het College van Bestuur met de decanen van de faculteiten (OCD), de Universiteitsraad, het Stichtingsbestuur en het Directeurenoverleg.

Werkzaamheden: 

• Controleren van bestuurlijke dossiers op vormvereisten en (laten) aanpassen van dossiers indien nodig.
• Klaarzetten, ordenen en administratief beheren van Ibabs-agenda's voor diverse bestuurlijke overleggen (College van Bestuur, Overleg College van Bestuur en Decanen, Directeurenoverleg, Voor- en najaarsoverleggen met faculteiten en divisies)
• Je fungeert als key-user voor het systeem Ibabs waarbij je taken onder meer zijn: het periodiek opschonen van autorisaties, doorvoeren of doorgeven van aanpassingen in agendaformats, het afstemming met functioneel beheer over aanpassingen
• Uitvragen en redigeren van bestuurlijke annotaties bij de diverse beleidsmedewerkers en het beheren van annotatieformats voor de vergaderingen van Universiteit van Nederland (UNL) 
• Beheren van de gezamenlijke e-mailbox van het bestuurssecretariaat CvB
• Praktische ondersteuning bij het opstellen en actualiseren van de bestuurlijke jaarplanning inclusief de te stellen deadlines voor aanlevering
• Ondersteunen bij het bijhouden, beheren en monitoren van bestuurlijke actiepunten uit de diverse overleggen.

Competenties en persoonlijkheid:

• Je bent nauwkeurig, werkt gestructureerd, bent betrouwbaar en weet om te gaan vertrouwelijke informatie 
• Je houdt van aanpakken en bent een doener
• Je weet goed om te gaan met de druk van deadlines
• Je weet een balans te vinden tussen enerzijds bewaken van deadline en procedures en anderzijds flexibiliteit die de bestuurlijke dynamiek soms vraagt

Eisen

• Je beschikt over minimaal MBO werk- en denkniveau
• Je beschikt over minimaal 3 jaar relevante werkervaring 
• Je bent uiterlijk 13 oktober 2025 beschikbaar 4. Kandidaat is minimaal 24 uur per week beschikbaar 
• Je bent minimaal 3 dagen per week op de campus van Tilburg University aanwezig (altijd op dinsdag en donderdag) 
• Je beschikt over aantoonbare kennis en ervaring met MS365
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (Nederlands en Engels (op CEFR C1 niveau)) 

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Je beschikt over minimaal MBO werk- en denkniveau
  2. Je beschikt over minimaal 3 jaar relevante werkervaring 
  3. Je bent uiterlijk 13 oktober 2025 beschikbaar 4. Kandidaat is minimaal 24 uur per week beschikbaar 
  4. Je bent minimaal 3 dagen per week op de campus van Tilburg University aanwezig (altijd op dinsdag en donderdag) 
  5. Je beschikt over aantoonbare kennis en ervaring met MS365
  6. Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (Nederlands en Engels (op CEFR C1 niveau)) 
  7. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?
  8. Voor deze vacature is het schrijven van een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.