Medewerker Processen & Systemen - Toelating en Studentmobiliteit

Ben jij de verbindende schakel die ervoor zorgt dat processen en systemen binnen de Student Administration op elkaar zijn afgestemd?

Functieomschrijving 

Binnen de Student Administration wordt het inschrijf- en toelatingsproces van zowel Nederlandse als internationale studenten verzorgd. Daarnaast zijn de collega's verantwoordelijk voor alles wat komt kijken bij beurzen, collegegelden, visa en huisvesting.

Voor het team Admission & Mobility zijn we op zoek naar een collega die ervoor zorgt dat de (digitale) processen rond toelating, inschrijving en mobiliteit soepel verlopen. Jij bent de verbindende schakel tussen faculteiten, studenten en systemen. Je onderhoudt de gebruikte administratieve systemen en signaleert actief verbeterpunten in de processen. Door analyse en evaluatie draag je bij aan continue procesverbetering en digitalisering. 

Je komt terecht in een team van 15 betrokken collega's. Hoewel je werkzaamheden grotendeels solistisch zijn, is er dagelijks afstemming met je directe collega's uit het team. Samen zorgen jullie voor een optimale dienstverlening aan diverse ketenpartners.

Je werkt nauw samen met procesmanagers, functioneel applicatiebeheerders en eindgebruikers om processen efficiënt in te richten en te ondersteunen. In (project)overleggen fungeer je als sparringpartner en adviseer je over systeemaanpassingen. Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor collega's en faculteiten bij vragen over de werking van het studentinformatiesysteem Osiris. Je traint eindgebruikers in functionaliteiten van het systeem, test het systeem voor aankomende wijzigingen en houdt handleidingen en procesbeschrijvingen actueel. 

Functie-eisen 

Je bent iemand die initiatief neemt, het eigen werk organiseert, goed kan samenwerken en in staat is draagvlak te creëren voor nieuwe ideeën. Je bent organisatiebewust, beschikt over analytisch vermogen en bent communicatief sterk.

De functie vraagt daarnaast:

• HBO werk- en denkniveau;
• Ervaring met administratieve processen en vertaling naar geautomatiseerde systemen, waarbij de vertaalslag wordt gemaakt van een knelpunt in het proces naar een oplossing in het systeem;  
• Ervaring met het uitwerken van procesbeschrijvingen en procedures en het implementeren hiervan in de uitvoering;
•  Uitstekende communicatieve en digitale vaardigheden (Kennis en ervaring in Excel is een vereiste);
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en de Engelse taal in woord en geschrift;
•  Ervaring met het (zelfstandig) analyseren, beschrijven en oppakken van (knelpunten in) processen en deze vanuit verschillende perspectieven bekijken;
• Kennis van Osiris is een pré.
• Kennis van Lean is een pré.

TU Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Universiteitsdienst - Education & Student Affairs

Education & Student Affairs (ESA) ondersteunt het onderwijs met het voeren van de onderwijs- en studentenadministratie, coördinatie van het onderwijsbeleid, functioneel beheer onderwijsapplicaties en realisatie monitoring- en management rapportages, het begeleiden en ondersteunen van (buitenlandse) studenten en promovendi, het verzorgen van (didactische) trainingen, het geven van onderwijskundig advies en ondersteuning, en het aanbieden van sport & cultuur activiteiten. ESA bestaat uit de afdelingen Education Service Centre, Academic Services, Information Management en X en telt circa 250 medewerkers. ESA staat binnen de TU Delft bekend om de hoge kwaliteit van haar dienstverlening en kent een proactieve en oplossingsgerichte cultuur.

Additionele informatie

5 oktober 2025

• CV
• Motivatiebrief

Let op:

• Een pre-employment screening kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. 
• Een kennisveiligheidscheck maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure. Deze check zal worden uitgevoerd op de laatst overgebleven kandidaten. Voor meer informatie over deze check verwijzen wij u naar hoofdstuk 8 van de 'National Knowledge Security Guidelines'. Deze check voeren wij uit op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang. 
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.