Technisch Administratief Medewerker

ml. T168834

Rotterdamse Elektrische Tram

Het Team:

De afdeling Vlootservices zorgt ervoor dat de voertuigenvloot beschikbaar zijn en blijven voor de exploitatie onder de afgesproken condities. De dienstverlening van Vlootservices bestaat uit het: (correctief-, preventief en verzorgend) onderhouden, reviseren en modificeren van bussen, trams en metro's. Hiervoor is de afdeling Vlootservices verdeelt over vier onderafdelingen: Vlootservices Metro, Vlootservices Tram, Vlootservices R&M en Vlootservices Bus. De TAM is gekoppeld aan één of meerdere onderafdelingen.

Het profiel:

De TAM coördineert en voert administratieve werkzaamheden uit. Maar het betreft wel een functie met veel afwisseling. De TAM zit niet de hele dag alleen achter de computer; de TAM houdt zich ook bezig met werkzaamheden in de werkplaats.

Denk hierbij aan het beheren van gereedschap, controleren of materialen nog gekeurd zijn, het opsturen van reparaties, het bijhouden van voorraden in de kasten, het ophalen van bestellingen en het uitgeven van gereedschap en ander materieel. Daarnaast ontvangt de TAM bezoekers en zorgt de TAM voor een correcte archivering en documentatie.

De TAM werkt veel samen met de monteurs en leidinggevenden binnen de onderafdeling. De TAM overlegt en werkt nauw samen met de planner- werkvoorbereiders en de onderhoudsspecialisten ten behoeve van de technische ondersteuning in materialen en administratieve processen.

De TAM voert uit, ontlast en coördineert de administratie binnen één van de modaliteiten van Vlootservices. De TAM registreert data correct, ondersteund in de onboarding van nieuwe in- en externe medewerkers, verzorgt management rapportages en zorgt ervoor dat uitvoerenden worden ontlast van administratieve taken.

De functie:

Je taken bestaan uit o.a.: 

• Adequate registratie van de uitgevoerde werkzaamheden in SAP teneinde de werkuitvoering te bewaken.
• Uitgevoerde gereed melding van werkzaamheden in SAP teneinde de uitvoering van de werkprocessen te controleren. 
• Uitgevoerde controle van financiële gegevens in SAP teneinde de rechtmatigheid van de boekingen te bewaken.
• Adequate opstelling van inkoopaanvragen en bewaking van facturen voor de onderafdeling VS teneinde het inkoopproces te optimaliseren.
• Adequate secretariële ondersteuning van het management binnen de gestelde kaders en afspraken en globale aanwijzingen.
• Juiste en tijdige uitgevoerde behandeling van (post)stukken, documentatie en het beheer van de (project)archieven binnen de gestelde richtlijnen zodat de post tijdig afgehandeld is en er een juist en inzichtelijk (project) archief is.
• Juiste en tijdige voorbereide en uitgevoerde ondersteuning activiteiten m.b.t. Te houden vergaderingen, presentaties en besluitvorming teneinde een goed verloop van de activiteiten en besluitvorming mogelijk te maken
• Geleverde uitgevoerde (personele) administratieve ondersteuning binnen de onderafdeling zodanig dat de administratieve processen ondersteund worden.
• Gerealiseerde opbouw en onderhoud van functionele contacten en samenwerking teneinde de actuele ontwikkelingen in het werkgebied te volgen en de kwaliteit van de uitgevoerde werkzaamheden te waarborgen.
• Het beheren van gereedschap, controleren of materialen nog gekeurd zijn, het opsturen van reparaties, het bijhouden van voorraden in de kasten, het ophalen van bestellingen en het uitgeven van gereedschap en ander materieel.
• Ontvangen van bezoekers en zorgen voor een correcte archivering en documentatie.

Functie eisen

Om succesvol te kunnen zijn is het belangrijk dat je proactief bent, en op mensen afstapt. De RET is op zoek naar een zelfstarter, die zijn weg snel weet te vinden in een nieuwe werkomgeving. Wij vragen u tevens minimaal twee referenties van u of uw kandidaat op te geven.

• MBO 4 werk- en denk niveau
• Kennis van SAP (ERP software), Office.
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een ondersteunende functie
• VCA (Basis) certificaat

Verder breng je mee:

• Kennis van Digicall is een pré.
• Je bent fulltime beschikbaar voor de genoemde periode, en flexibel qua werktijden
• BHV is een pré 3

Competenties:

• Je kunt samenwerken;
• Je bent stressbestendig;
• Je weet uitstekend prioriteiten te stellen;
• Je bent integer, proactief, resultaatgericht, accuraat, klant- en oplossingsgericht.

Wat heeft de RET te bieden?

Wij bieden jou de kans om een bijdrage te leveren aan een maatschappelijk relevant thema in een dynamische omgeving. RET is als organisatie volop in ontwikkeling. Je krijgt een zelfstandige en uitdagende functie in een professionele en prettige werkomgeving, met collega's die zich net als jij inzetten voor optimaal openbaar vervoer, in Rotterdam en omstreken.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 16 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. MBO 4 werk- en denk niveau
  2. Kennis van SAP (ERP software), Office.
  3. Minimaal 3 jaar werkervaring in een ondersteunende functie
  4. VCA (Basis) certificaat
  5. Kennis van Digicall is een pré.
  6. Je bent fulltime beschikbaar voor de genoemde periode, en flexibel qua werktijden
  7. BHV is een pré 3
  8. Voor deze vacature is het schrijven van een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.
  9. Voor zzp-ers: Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee)
  10. Voor detacheerders: Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?